Artykuł jest adresowany głównie do osób, które w firmach organizują spotkania i imprezy dla pracowników firmy, szczególnie poza siedzibą firmy.
Jaka to ma być impreza?
W artykule Jak zorganizować imprezę firmową? piszemy, że przystępując do organizacji spotkania firmowego, trzeba znać jego cel. Cel imprezy rozstrzyga o tym jaką formę będzie miała impreza. Przeczytasz o tym w artykule Jakie są cele i rodzaje imprez firmowych?. Musisz także znać planowaną liczbę uczestników i przynajmniej wstępny budżet. Bez tych założeń nie da się wykonać kolejnych kroków. Najczęściej określa je osoba, która podjęła decyzję o organizacji imprezy, czyli szef firmy lub kierownik działu. Musisz poznać je na tyle dokładnie, na ile jest to możliwe. Z zasady, menedżer, który podjął decyzję o organizacji imprezy, przekaże ci także swoją propozycję terminu, w którym miałaby się odbyć.
Jak szukać obiektu?
Znalezienie miejsca na imprezy jest zapewne najprzyjemniejszą częścią organizacji imprezy. Warto znaleźć miejsce spotkania przynajmniej na kilka miesięcy przed planowanym terminem imprezy. Jeśli firma nie ma sprawdzonego miejsca albo chce znaleźć nową lokalizację i jeśli nie masz wiarygodnych rekomendacji od znajomych lub agencji eventowej, możesz szukać albo w serwisach internetowych prezentujących obiekty albo w Google.
Zdecydowanie radzimy podzielić szukanie na dwie lub trzy fazy:
- przeglądanie serwisów internetowych prezentujących obiekty (np. konferencje.pl lub confero,pl) albo wyszukiwanie w Google,
- po wyselekcjonowaniu interesujących obiektów, odwiedzenie stron tych obiektów,
- po zawężeniu grupy kandydatów, korespondencja i rozmowy telefoniczne z obiektami, a najlepiej wizyta w obiekcie.
Zanim wykonasz pierwszy krok, do pięciu kryteriów
- cel imprezy
- typ imprezy
- liczba uczestników
- budżet
- termin
musisz dołożyć swoje:
- typ lokalizacji (miasto/prowincja)
- odległość od siedziby firmy, opcje dojazdu dla uczestników
- typ obiektu (centrum konferencyjne, hotel, pałac itp.)
- usługi i wyposażenie oczekiwane od obiektu
Na pierwszym etapie do selekcji obiektów wystarczą następujące kryteria:
- liczba uczestników
- typ lokalizacji (miasto/prowincja)
- odległość od siedziby firmy, opcje dojazdu dla uczestników
- typ obiektu (hotel, pałac itp.)
Na tym etapie radzimy nie zwiększać liczby kryteriów, bo zarówno wspomniane serwisy konferencyjne jak i Google nie zapewniają skutecznego zaawansowanego wyszukania obiektów większą liczbą kryteriów np. wyposażeniem sal i pokoi, bo wiele obiektów nie wprowadza takich danych do swoich profili w tych serwisach.
Mówiąc w uproszczeniu, obiekty na imprezy firmowe można podzielić na dwie grupy: obiekty w miastach i na prowincji. Wiele firm wybiera tę drugą opcję, organizując imprezy np. w obiektach zabytkowych położonych z dala od miast. Zapewniają one kontakt z naturą, spokój i komfort. Im dalej jest obiekt od siedziby firmy, tym większą jest atrakcją dla uczestników i tym bardziej koncentrują się na pracy podczas imprezy. Zawsze można wydłużyć czas imprezy o dzień lub dwa i połączyć pracę z wypoczynkiem. Wybierając obiekt położony dalej od siedziby firmy, trzeba sprawdzić opcje transportu publicznego dla uczestników lub wynająć autokar. Więcej na ten temat przeczytasz w artykule Impreza firmowa w pałacu?.
Jest kilkadziesiąt kategorii obiektów na spotkania i imprezy firmowe. Przykładowo, serwis konferencje.pl wymienia takie: Hotele konferencyjne, Sale konferencyjne w biurowcach, Ośrodki konferencyjne, Centra kongresowe i targowe, Obiekty widowiskowo-sportowe, Obiekty kultury, Uczelnie, Alternatywne, Restauracje dla grup, Wille dworki pałace, Ośrodki szkoleniowe, Studia do konferencji online, Kluby na eventy.
Gdy już stworzysz listę obiektów, które spełniają te podstawowe kryteria podane wyżej (zaplanowaną liczba uczestników, typ lokalizacji, odległość od siedziby firmy, typ obiektu), w drugiej fazie odwiedź strony internetowe obiektów i zbierz pozostałe informacje:
- usługi i wyposażenie, których oczekujesz od obiektu
- pojemność sal do zaplanowanego przez ciebie typu imprezy, w założonym przez ciebie układzie stołów i krzeseł
- liczbę i rodzaj pokoi i miejsc noclegowych, jeśli planujesz nocleg
Po wybraniu tylko tych obiektów, które wydają się spełniać twoje oczekiwania, możesz przejść do trzeciej fazy, czyli wysłania zapytania ofertowego do obiektu. Jeśli nie masz czasu lub ochoty na studiowanie stron obiektów, możesz pominąć drugą fazę i od razu przejść do zapytania ofertowego.
W zapytaniu ofertowym albo w następującej po nim korespondencji z obiektem, musisz jasno przedstawić podstawowe oczekiwania:
- cel imprezy
- typ imprezy
- liczba uczestników
- planowany termin
- usługi i wyposażenie oczekiwane od obiektu:
- wyżywienie
- noclegi
- wyposażenie i dodatkowe usługi
- planowane atrakcje
- miejsca parkingowe
Jeżeli obiekt jest zlokalizowany niedaleko, zanim podejmiesz ostateczną decyzję, obejrzyj obiekt i porozmawiaj z właścicielem lub menadżerem.
Co należy ustalić z wybranym obiektem?
Po wstępnym wyborze najbardziej odpowiedniego lub dwóch-trzech najbardziej odpowiednich obiektów, które oferują wynajem sal na imprezy, należy wyjaśnić i ustalić kluczowe kwestie. Poniżej przedstawiamy sprawy dotyczące organizacji spotkania firmowego (szkolenie, warsztaty itp.). Dla innych rodzajów imprez ta lista może się różnić.
Sale szkoleniowe
W tych pomieszczeniach uczestnicy spotkania będą spędzali najwięcej czasu, więc należy uważnie sprawdzić czy na pewno pomieszczą wszystkie osoby. Musisz ustalić czy na pewno potrzebne będą stoły, bo na niektórych typach spotkań (np. burze mózgów) wystarczą krzesła z rozkładanymi blatami lub nawet same podkładki pod kartkę papieru. Obiekt powinien dysponować informacją ile maksymalnie osób mieści się w każdej sali w układzie stołów w podkowę, bądź ile krzeseł bez stołów zmieści się w układzie teatralnym.
Sprawdź także czy sala ma dostęp do światła dziennego, bo światło i widok przez okno wpływa pozytywnie na komfort pracy. Sala powinna także mieć klimatyzację lub wentylację, co jest ważne szczególnie w zimie albo w salach, w których nie można otwierać okien.
Noclegi
Jeśli impreza jest poza miastem, a szczególnie kilkudniowa, na pewno będą potrzebne noclegi. Sprawdź czy obiekt posiada wymagana liczbę i rodzaj pokoi. Menedżerowie zapewne będą oczekiwali pokoi wyższej klasy.
Kluczowa decyzja, którą musisz podjąć konsultując ją z osobą, która podjęła decyzje o organizacji imprezy to ile osób będzie mieszkało w jednym pokoju: jedna, dwie, czy nawet więcej, jeśli pokój jest dwuosobowy lub nawet kilkuosobowy. Kadra kierownicza będzie oczekiwała pokoi tylko dla jednej osoby. Pracownicy często nie mają nic przeciwko nocowaniu w dwie osoby, szczególnie w małych kameralnych obiektach. Koleżanki z pracy są czasami koleżankami w życiu prywatnym. Warto sprawdzić czy obiekt może rozsunąć łóżka. Taka opcja znacznie obniża koszty imprezy.
Wśród uczestników będą tacy, którzy będą spędzali w pokoju więcej czasu niż inni. Sprawdź jaka klasę i jakie wyposażenie mają pokoje. Czy jest w nich szybki internet, dobry telewizor itd.
Wyżywienie
Liczba, rodzaj i koszt posiłków zależą od rodzaju i czasu trwania imprezy, a także od zaplanowanego budżetu. Ustal czy obiekt korzysta z zewnętrznej firmy cateringowej czy też ma kucharza, który przygotowuje posiłki na miejscu. Na spotkaniach firmowych, aby oszczędzić czas, posiłki są z zasady serwowane z bufetu. Nie wymaga to obsługi kelnerskiej przy stołach. Taka formuła wymaga ustalenia z obiektem. Jeśli planujesz wieczór z drinkami, spytaj czy obiekt zapewni barmana. Zapewne będzie to dodatkowy koszt. Więcej na ten temat piszemy w artykule Posiłki i napoje na imprezach firmowych.
Atrakcje
Ponieważ ten fragment artykułu dotyczy spotkań firmowych dla pracowników firmy, mających na celu wymianę informacji, czy szkolenie z wybranej dziedziny, atrakcje mają tu rolę drugorzędną. Tym niemniej, zapytaj kierowników działów i niektórych pracowników jakich atrakcji oczekują. Ostateczny wybór będzie zależał od charakteru imprezy, liczby uczestników, możliwości obiektu, budżetu i innych czynników. Na spotkaniach firmowych najlepiej udają się: dyskoteka, pokaz barmański, występy (stand-up, magik), a na powietrzu gry mające na celu team building. Gdy już ustalisz listę atrakcji, spytaj obiekt jakie atrakcje może zapewnić.
Obszernie na ten temat piszemy w artykule Jakie atrakcje na imprezę firmową?.
Parking
Jeśli część uczestników przyjeżdża samochodami, kluczową kwestią jest parking. W obiektach miejskich zapewnienie miejsc parkingowych jest często dużym wyzwaniem lub wiąże się z dużym kosztem. Obiekty położone na prowincji z zasady mają wystarczającą liczbę miejsc parkingowych i to często bezpłatnych. Kwestię parkingu warto poruszyć na etapie szukania obiektu, a już na pewno podczas uzgodnień z wybranym obiektem.
Co powinna zawierać umowa z obiektem?
Przy małych imprezach wystarczy zamówienie i korespondencja mejlowa. Gdy w grę wchodzą większe pieniądze albo sama impreza jest dość rozbudowana, lepiej zawrzeć umowę. Powinna zawierać podstawowe dane imprezy (cel, termin, liczbę uczestników itp.), a także szczegółowo opisywać udostępniane pomieszczenia i teren, kontraktowane usługi i zamawiane wyposażenie. Jeśli korzystasz tylko z sali konferencyjnej, wystarczy prosta umowa najmu sali konferencyjnej.
Profesjonalne obiekty dysponują profesjonalnymi szablonami umów, których zapisy regulują wszystkie niezbędne kwestie i są oparte na doświadczeniu organizacji wielu imprez. Możesz poprosić o taki szablon, ale szkoda czasu na jego negocjacje zanim nie ustalisz z obiektem wszystkich kluczowych kwestii. Zwróć uwagę na proponowane przez obiekt warunki płatności i ewentualnej anulacji. Spytaj czy obiekt ma ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej, gdyby zdarzył się na wypadek. Warto także poprosić obiekt o regulamin obiektu, ponieważ może zawierać informacje o rzeczach, których nie wolno robić na terenie budynku. Ważny jest także regulamin korzystania z sali konferencyjnej.