Artykuł jest adresowany głównie do osób, które w firmach organizują spotkania i imprezy dla pracowników firmy, szczególnie poza siedzibą firmy.
Impreza firmowa składa się z wielu elementów. Jednym z nich i to dość istotnym jest wyżywienie uczestników. Zarządzanie wyżywieniem na imprezach firmowych to nie tylko ustalenie menu. Do ustalenia są m.in.: liczba i rodzaj posiłków oraz napojów orzeźwiających i alkoholowych, miejsce, w którym będą spożywane, liczba osób na każdy posiłek, w tym osób o specjalnych wymaganiach dietetycznych, godziny posiłków, a także ich cena.
W tym miejscu warto uporządkować nazewnictwo, bo akurat w sferze wyżywienia dla firm panuje spore zamieszanie terminologiczne. Podstawowe kryteria, które należy tu zastosować, to miejsce w którym posiłki są przygotowywane i miejsce, w którym są wydawane. Zdecydowana większość imprez firmowych odbywa się w obiektach, które przygotowują i serwują posiłki. Są to m.in. hotele, pensjonaty, ośrodki wypoczynkowe i konferencyjne czy restauracje. Czasami firmy organizują imprezy w innych miejscach np. w swoim biurze i korzystają z cateringu. Catering to usługa polegająca na przygotowaniu i dostarczeniu gotowych dań do miejsca, w którym będą spożywane. Przygotowywanie i podawanie posiłków przez obiekt, w którym odbywa się impreza firmowa, nie jest cateringiem.
Jaką rolę odgrywają posiłki i napoje na imprezach firmowych
Zakres wyżywienia na imprezach firmowych zależy przede wszystkim od rodzaju imprezy firmowej. Piszemy o tym poniżej. Jednakże, rola, którą ono pełni, jest podobna dla wszystkich imprez.
Choć brzmi to banalnie, posiłki i napoje są na imprezach przede wszystkim po to, aby uczestnicy się najedli i napili. Podczas szkoleń, warsztatów i innych imprez, które wymagają od uczestników wysiłku umysłowego, ciężko im skupić się na pracy, gdy są głodni. Dlatego tak ważne są przerwy kawowe. Bez kawy, napojów i dobrych przekąsek, uczestnicy zaczną ziewać i zastanawiać się co będzie na lunch. Na kilkudniowych imprezach regularne i pożywne posiłki pozwalają nabrać energii do pracy, co ma bezpośredni wpływ na jej efektywność. Wpływają także na dobre samopoczucie podczas imprezy.
Jeśli impreza organizowana jest dla innych uczestników niż pracownicy firmy (obecni lub potencjalni klienci lub kontrahenci, media itp.), serwowane posiłki i napoje mogą przesądzić o sukcesie bądź niepowodzeniu organizowanej przez nas imprezy. Zarówno smak, jak i wygląd podawanych dań i przekąsek, mają ogromny wpływ na postrzeganie firmy oraz samopoczucie gości. Jeżeli uczestnicy zostaną dobrze ugoszczeni, z pewnością dobrze zapamiętają firmę. W takiej sytuacji jedzenie na impreze to ważny element tworzenia pozytywnego wizerunku firmy. Przez żołądek można dotrzeć się nie tylko do serca, ale także do nowego kontraktu i zapoczątkować owocną współpracę.
Na czym polega zarządzanie wyżywieniem na imprezach firmowych?
Zakładamy, że jesteś osobą, która w firmie organizuje spotkania i imprezy firmowe. Dlatego chcemy podkreślić, że zarządzanie wyżywieniem to nie tylko ustalenie menu. Zakres obowiązków będzie zależał od typu imprezy. Przyjmujemy, że potrawy i napoje będą przygotowane przez obiekt, w którym odbywa się impreza. Do ustalenia są:
- liczba i rodzaj posiłków oraz napojów orzeźwiających i alkoholowych
- forma posiłków (zasiadane, bufet, grill, przerwa kawowa itd.)
- miejsce, w którym będą spożywane
- liczba osób na każdy posiłek, w tym osób o specjalnych wymaganiach dietetycznych
- wytyczne do menu (koszt produktów, rodzaj kuchni itp.)
- menu na każdy posiłek (w oparciu o propozycję kucharza)
- godziny posiłków (rozpoczęcie i zakończenie)
- składniki, czas i lokalizacja przerwy kawowej
W przypadku posiłków zasiadanych, dodatkowo:
- rodzaj i wielkość stołów, a także liczba osób przy stole
- rozlokowanie gości na określone miejsca (jeśli potrzebne)
- liczba kelnerów i zakres ich obowiązków
- rodzaj zastawy, sztućców i szkła
- dekoracje stołu (świece, kwiaty itp.)
Oczywiście, po ustaleniu wszystkich szczegółów, należy uzgodnić z obiektem cenę wyżywienia i napojów.
Formy posiłków zależą od rodzaju imprezy
Charakter imprezy firmowej ma wpływ na charakter posiłków podawanych podczas tej imprezy. Jubileusz pięćdziesięciolecia istnienia firmy może mieć formę przyjęcia, na którym kelnerzy będą serwowali kolację i polewali wino gościom siedzącym przy stołach. Na imprezie integracyjnej w plenerze największą atrakcją będzie grill i piwo z beczki. W tabeli podajemy najbardziej typowe formy posiłków dla różnych typów imprez firmowych. Oczywiście, firmy wybierają takie formy jakie im odpowiadają, a czasami na kilkudniowej imprezie łączą kilka form wyżywienia. Tabela dotyczy obiadów i kolacji, bo śniadania w obiektach są podawane prawie zawsze z bufetu.
| RODZAJ | |
| szkolenie | bufet, przerwa kawowa |
| warsztaty | bufet, przerwa kawowa |
| wyjazd integracyjny | bufet, grill |
| wyjazd motywacyjny | bufet, grill |
| kolacja w restauracji | serwis do stołu przez kelnera |
| spotkanie kadry menedżerskiej | serwis do stołu przez kelnera |
| posiedzenie zarządu, rady nadzorczej | serwis do stołu przez kelnera |
| walne zgromadzenie | serwis do stołu przez kelnera |
| prezentacja produktów | bufet przekąskowy |
| jubileusz firmy, gala dinner | serwis do stołu przez kelnera |
| konferencja (w tym np. prezentacja usług) | bufet, przerwa kawowa |
| konferencja prasowa | bufet przekąskowy |
Podstawowe formy posiłków
Posiłki mogą być serwowane na różne sposoby. Poniżej omawiamy podstawowe sposoby. Dodatkowo warto wspomnieć o formach z udziałem kucharza. Można zamówić tzw. stację bufetową, gdzie kucharze na żywo przygotowują i opowiadają o daniach. Wewnątrz budynku taki pokaz najczęściej dotyczy zimnych dań i deserów, gdyż odbywa się poza kuchnią. Nie ma takich ograniczeń w plenerze i kucharze mogą demonstrować także przygotowanie dań gorących. Dużą popularnością cieszą się także sesje live cooking, podczas których uczestnicy mogą przygotowywać potrawy pod okiem doświadczonego kucharza. Jeśli interesuje cię taka opcja, ustal czy obiekt ma warunki i ofertę na live cooking.
Posiłek zasiadany
Takim niezręcznym terminem określa się posiłek, podczas którego goście siedzą przy stole lub stołach, a kelner przynosi potrawy i polewa wino. Taka forma najczęściej towarzyszy spotkaniom kadry menedżerskiej firmy bądź uroczystym imprezom przeznaczonym dla klientów lub partnerów biznesowych firmy.
Tak jak wspomnieliśmy wyżej, przy tej formule posiłku, należy uzgodnić z obiektem rozmiary stołów. Jeśli przyjęcie będzie przy okrągłych stołach, w zagranicznym internecie można znaleźć kalkulatory, które pokazują ile osób zmieści się przy stole określonej średnicy. Na jednego gościa należy przeznaczyć ok. 60 cm obwodu stołu. Należy także ustalić wystrój i dekorację stołu. Warto obejrzeć jaką porcelaną i sztućcami dysponuje obiekt. Dekoracje stołu, szczególnie kwiatowe, są dość drogie, więc należy ustalić budżet, w którym powinny się zmieścić.
Ważną kwestią jest liczba i zakres obowiązków kelnerów. Przy najczęściej spotykanej metodzie obsługi (serwis amerykański) przyjmuje się, że jeden kelner obsługuje 10 gości. Należy ustalić z obiektem metodę obsługi gości przez kelnera:
- serwis amerykański: kelner przynosi już gotowe dania na talerzach,
- serwis angielski: kelner przywozi dania na specjalnym wózku i prezentuje je przed gośćmi (ta metoda nadaje się tylko do obsługi kilkuosobowej grupy),
- serwis francuski: przy stole kelner trzyma półmisek i nakłada potrawy na talerze z półmiska
- serwis rosyjski: kelner kładzie półmiski na stole, a goście sami sobie nakładają jedzenie z półmisków
Do ustalenia jest także to, kto nalewa wino: czy kelnerzy, którzy zajmują się potrawami, czy wyznaczony kelner.
Bufet na obiad i kolację
Serwowanie obiadów i kolacji w formie bufetu jest najbardziej popularną formą posiłków na imprezach przeznaczonych dla pracowników. Goście nakładają sobie potrawy na talerze, a następnie siadają przy stole.
Ten sposób ma kilka istotnych zalet w porównaniu z posiłkiem serwowanym do stołu przez kelnerów:
- zdecydowanie niższy koszt, ponieważ nie ma kosztu obsługi kelnerskiej
- zdecydowanie krótszy czas posiłku, co ma szczególne znaczenie przy lunchu, na który z zasady w harmonogramie imprezy jest tylko godzina
- nie ma potrzeby zbierania zamówień ani ustalania kto co zamawiał
- goście mogą usiąść obok kogoś z kim chcą porozmawiać, a nie na wyznaczonym miejscu; do każdego dania mogą dosiadać się do innej osoby
Przy obiadach i kolacjach serwowanych z bufetu, kluczowe jest uzgodnienie z obiektem menu każdego posiłku. Z zasady, zarówno lunch jak i kolacja składa się z trzech dań (zupa, drugie danie, deser), z których każde ma dwie wersje: zwykłą i wegańską. Z odpowiednim wyprzedzeniem przed imprezą musisz przekazać obiektowi informację ile osób potrzebuje wersję wegańską (w tej liczbie zmieszczą się wegetarianie).
Dania na impreze firmową mogą być wyszukane, jednak na spotkania pracownicze radzimy wybierać potrawy, które ludzie znają. W wielu obiektach najchętniej wybierane zupy to: zupa pomidorowa, zupa cebulowa, zupa kalafiorowa, zupa pieczarkowa, zupa fasolowa, zupa szczawiowa, zupa rybna. Na drugie danie na imprezę na ciepło najczęściej serwowane jest jakieś danie lekkostrawne, np. potrawy z kurczaka. Dania mięsne na imprezę są niezbędne, ale muszą im towarzyszyć dania wege. Klienci Pałacu Manowce często wybierają potrawy z cukinii, którą uprawiamy w naszym warzywniku, bądź jakieś danie z tofu. Na bufecie zawsze jest niejedna salatka do obiadu. Na życzenie klientów przygotowujemy dania na grill. Na deser polecamy desery z jabłkiem, deser z borówkami, deser z mleczka kokosowego i inne pyszności, najczęściej jako mini desery w słoiczkach.
Drugą kluczową kwestią przy tej formule jest uzgodnienie z obiektem czasu posiłków. Jeśli planujesz godzinę na lunch i kolację, to kuchnia musi wiedzieć kiedy ma wynieść gorące potrawy na bufet. Dopilnuj, żeby grupa przyszła na posiłki punktualnie, bo to jedzenie będzie czekało na was, a nie wy na jedzenie jak to się dzieje przy posiłkach zasiadanych.
Dopilnuj, żeby obsługa uzupełniała dania w bufecie na bieżąco, dzięki czemu posiłki zawsze będą świeże. Obsługa powinna także pilnować czy na bufetach są sztućce do nakładania potraw i czy jest odpowiednia liczba naczyń. Obok bemarów powinny być tabliczki z nazwami potraw, bo w przeciwnym wypadku ludzie będą zaglądać do środka, przez co temperatura dań obniży się. W Pałacu Manowce po ostatnim śniadaniu goście mogą na życzenie dostać pojemniki do przechowywania żywności, aby schować w nich drugie śniadanie, jeśli czeka uch długa podróż.
Przerwa kawowa
Na imprezach typu szkolenia, warsztaty czy konferencje, przerwa kawowa jest bardzo ważnym elementem imprezy. Przez „przerwę kawową” rozumiemy napoje i przekąski dostępne miedzy głównymi posiłkami. Jeśli szkolenie trwa cały dzień, filiżanka kawy daje kopa rano na początku szkolenia albo po południu, gdy już uczestnicy przysypiają. Przekąski dodają energii tym, którzy nie są w stanie przeżyć bez nich od śniadania do obiadu.
Należy ustalić z obiektem czy przerwa kawowa będzie stała, czyli dostępna przez cały czas między śniadaniem a kolacją, czy tylko w określonych godzinach. Dobre obiekty oferują tę pierwszą opcję. Bardzo ważne jest to, co wchodzi w skład przerwy kawowej. Przede wszystkim powinna to być kawa (najlepiej z ekspresu, który ją mieli na poczekaniu), herbata różnego rodzaju, woda, soki owocowe i przekąski, a najlepiej także owoce.
Bufet przekąskowy
Ten rodzaj bufetu występuje najczęściej na imprezach dla gości firmy (klientów, kontrahentów, mediów itp.), które mają charakter prezentacji produktów lub usług, koktajlu bądź konferencji prasowej. Wówczas bufet przekąskowy będzie jedyną formą posiłku dla gości. Towarzyszyć mu będzie aperitif w postaci kieliszka prosecco lub wina, które będzie roznosił kelner. Goście jedzą i piją na stojąco, niektórzy przy wysokich stolikach koktajlowych (standing party). Czasami bufet przekąskowy poprzedza kolację albo jest dodatkowym posiłkiem po kolacji, jeśli impreza ma formę bankietu i kończy się drinkami.
Najbardziej popularne na takich spotkaniach są przekąski finger food, czyli mini dania, które można wziąć w palce (stąd nazwa) i spożywać bez sztućców. W pierwszej chwili na myśl przychodzą nieśmiertelne koreczki serowe z winogronem, ale obecnie mini przekąska na imprezę może być wyszukana. Musisz ustalić z obiektem liczbę i rodzaj finger foodów, a także miejsce, gdzie będą serwowane. Mogą być bardzo wyszukane, a zatem i drogie, bądź tańsze, ale nadal atrakcyjne i różnorodne. W Pałacu Manowce powodzeniem cieszą się przekąski z ciasta francuskiego, przekąski na grilla i fit przekąski. Jeśli masz swój pomysł na przekąski, zgłoś go menedżerowi obiektu.
Bufet przekąskowy jest elementem imprez, które z natury rzeczy mają na celu nawiązywanie nowych kontaktów. Podczas przemieszczania się po sali goście mają okazję do rozmów z innymi osobami. Zdecydowanie sprzyja to integracji, poznawaniu się i dobrej zabawie.
Wigilia firmowa
Niektóre firmy organizują dla pracowników firmowe wigilie najczęściej w pierwszej połowie grudnia. Obiekty takie jak Pałac Manowce proponują odpowiednie dania na wigilie firmowe. Na taki firmowy wieczór wigilijny potrawy świąteczne są z zasady takie same jak w domach, ale kucharze mogą przygotować meny inspirowane polskimi tradycyjnymi potrawami wigilijnymi.
Zasady zarządzania menu
Niezależnie od typu imprezy i posiłku, warto przestrzegać kilku ogólnych zasad dotyczących potraw i napojów.
Ilość. Musisz znać dokładną liczbę gości i przekazać ją obiektowi, aby kucharz zamówić odpowiednią ilość produktów i przygotował wystarczającą ilość potraw i przekąsek. Lepiej mieć nieco za dużo niżby miało czegoś zabraknąć . Wpadka związana z niedostateczną ilością jedzenia na stole może kosztować nas dużo więcej niż tylko konieczność kłopotliwego tłumaczenia się z zaistniałej sytuacji.
Jakość. Mówi się, że jakość potrawy zależy w połowie od kucharza, a w połowie od produktu. Wybierając obiekt zwróć uwagę na jakość serwowanej w nim kuchni. Sprawdź opinie w internecie. Przekaż menedżerowi obiektu, aby produkty były świeże i wysokiej jakości. Szczególną uwagę na świeżość produktów należy zwrócić wtedy, gdy serwujemy gościom potrawy z surowego mięsa (tatar), owoców morza lub ryb.
Różnorodność. Musisz zapewnić menu odpowiednie dla wszystkich gości, w tym dla wegetarian i wegan. Warto rozważyć zarówno polskie przysmaki jak i egzotyczne smaki innych kuchni, np. śródziemnomorskiej czy azjatyckiej.
Ale bez przesady. Jeśli goście dostaną do wyboru dwa warianty głównego dania, warto postawić na składniki, które znają wszyscy. Często wybierana jest pierś z kurczaka czy polędwiczki wieprzowe. Jeśli zostaną podane owoce morza, niektórzy goście mogą nie zjeść takiego posiłku. Nie warto ryzykować dań, których zjedzenie wymaga specjalnej wiedzy, np. homara. Część osób może nie poradzić sobie, a inni będą obawiać się ośmieszenia i nie spróbują.
Cena. Każda impreza firmowa posiada swój określony budżet, gdzie jedną z pozycji jest wyżywienie dla uczestników. Akurat na jedzeniu nie warto oszczędzać. Jeśli wytargujesz niską cenę, to obiekt może starać się oszczędzić na ilości i jakości produktów, a to odbije się na ilości i jakości potraw. Wielu uczestników oceni jakość imprezy na podstawie jakości jedzenia.
Estetyka. Dobry kucharz nie tylko dobrze gotuje, ale także dobrze komponuje potrawę na talerzu. Wiele osób „je oczami” i potrawa smakuje im zanim jej spróbują. Poproś obiekt o zdjęcia przykładowych potraw, niekoniecznie takich, które chcesz zamówić.
Alkohol. To ważny element niektórych posiłków np. uroczystej kolacji dla obecnych lub potencjalnych klientów bądź kontrahentów firmy. Poproś obiekt o kartę win i propozycję dobrania wina do zaplanowanych potraw. Jeśli impreza obejmuje mocniejsze alkohole serwowane w formie baru, ustal z obiektem zakres alkoholi i koktajli, a także sposób rozliczania alkoholi, bo od tego będzie zależeć cena.
Tort. Podczas imprez opartych na celebracji ważnych wydarzeń, nie można pominąć tortu. Tylko największe obiekty mają swojego cukiernika. Większość zamówi tort u sprawdzonych specjalistów.
Jeśli potrzebujesz catering, jak wybrać dostawcę?
Tak jak piszemy na początku artykułu, zdecydowana większość imprez firmowych odbywa się w obiektach, które przygotowują i serwują posiłki. Jednak czasami firmy organizują imprezy w innych miejscach np. w swoim biurze i wykorzystują catering na imprezy. W takiej sytuacji staniesz przed wyborem firmy cateringowej. Na co zwrócić uwagę?
Możesz spytać kandydatów o:
- doświadczenie w obsłudze wydarzeń firmowych
- własna dobrze wyposażona kuchnia (najlepiej ją obejrzeć)
- sprawdzony zespół pracowników, szczególne kucharzy
- własne samochody dowożące posiłki
- odległość od kuchni do miejsca posiłku (czy dowiozą ciepłe dania)
Warto także:
- poprosić firmę o pisemne referencje klientów
- spytać klientów, którzy korzystali z cateringu tej firmy, czy byli zadowoleni,
- przejrzeć opinie w internecie.
- spytać firmę czy ma jakieś certyfikaty lub nagrody
Warto także sprawdzić czy firma cateringowa ma szeroką gamę menu na imprezy, obejmującą różne style kuchni i potrawy, aby uniknąć potem rozczarowania przy komponowaniu menu na planowaną imprezę. Ponadto, jeśli cię to interesuje, warto wybrać firmę cateringową, która oferuje kompleksową obsługę imprezy. Oznacza to, że firma powinna zająć się nie tylko przygotowaniem jedzenia, ale także dostawą, aranżacją stołów i dekoracją.
Dobre firmy cateringowe, szczególnie przy większych imprezach, dają możliwość degustacji potraw przed podjęciem ostatecznej decyzji. Wyrażają także zgodę na to, by przed złożeniem zamówienia przyjrzeć się pracy kucharzy i skontrolować warunki, w jakich jedzenie jest przygotowywane.
Czasami zdarza się, że firma organizuje imprezę w obiekcie, który ma własną gastronomię, a mimo to firma chce, żeby jedzenie było dostarczone przez innego dostawcę. Większość obiektów nie zgadza się na taką opcję, bo firma cateringowa i tak chce korzystać z zaplecza gastronomicznego obiektu, a czasami i jego pracowników, choćby do rozkładania potraw na bufecie lub na talerzach. Przy takim korzystaniu z zaplecza powstaje też problem odpowiedzialności za ewentualne zatrucia pokarmowe. Jakiekolwiek problemy z firmą cateringową będą szkodziły wizerunkowi obiektu.