Artykuł jest adresowany głównie do osób, które w firmach organizują spotkania i imprezy dla pracowników firmy, szczególnie poza siedzibą firmy.
Zamki, pałace, dwory i inne obiekty historyczne z roku na rok przyciągają coraz większą liczbę turystów i organizatorów imprez firmowych. Jest po temu wiele powodów, o których niżej piszemy. Z drugiej strony, coraz więcej obiektów historycznych inwestuje w odpowiednie wyposażenie sal i w miejsca noclegowe, aby godnie gościć menedżerów i pracowników firm i innych gości.
Dlaczego warto wybrać pałac jako miejsce imprezy?
Można znaleźć sto powodów, dla których warto zorganizować imprezę firmową w obiekcie historycznym. Oto kilka z nich.
Wyjątkowość
Mimo rosnącej popularności obiektów zabytkowych, nadal wiele firm i osób uznaje je za nietypowe, wyjątkowe miejsca na imprezy firmowe. Imprezy w pałacu to znakomity pomysł dla osób i firm, które cenią niesztampowe rozwiązania.
Sale konferencyjne rzadko wyróżniają się swoją osobowością. W rzeczywistości jedna wygląda bardzo podobnie do drugiej. Zupełnie odwrotnie jest w przypadku obiektów historycznych: nie ma dwóch identycznych budynków zabytkowych.
Niezależnie od tego, co chcesz osiągnąć podczas swojego wydarzenia, wybierając historyczne miejsce, dajesz swoim gościom o wiele więcej. Wiele obiektów historycznych nie jest dostępnych dla zwiedzających. Tak więc, oprócz tego, co dla nich organizujesz, zapewniasz im także przeżycie, jakiego w innym przypadku być może nigdy by nie doświadczyli.
Piękno
Pałace zapewniają efekt wizualny, któremu nie może dorównać żaden profesjonalny dekorator sal konferencyjnych. Pięknym można być w każdym wieku, ale z budynkami jest tak, że najsędziwszego wieku dożywają te, które są najpiękniejsze. Piękno to główny powód, dla którego od dwustu lat państwa chronią zabytki.
Fundatorzy i kolejni właściciele tych obiektów wkładali wiele pieniędzy i serca, aby upiększać ich architekturę, wystrój i wyposażenie wnętrz, a także ich otoczenie. Tylko nieliczne zamki, pałace i dwory są w rękach tej samej rodziny, która żyła w nich od pokoleń. Wiele ma nowych właścicieli, którzy nabyli i wyremontowali je z miłości do historycznych obiektów i starają się, aby pozostały piękne na zewnątrz i w środku.
Klimat
Kto lubi zabytki, ten wie o czym piszemy. Z laptopem na kolanach możesz usiąść na dwustuletniej kanapie, na której pewnie siedział jakiś słynny człowiek. Nad tobą wisi żyrandol, który powstał, gdy jeszcze nie znano oświetlenia elektrycznego, a potem dodano do niego kabelki i oprawki. Po szkoleniu usiądziecie przy kominku, w którym palą się szczapy, aby dodać uroku, a kiedyś były jedynym źródłem ciepła w domu.
Klimat tworzą nie tylko wnętrza, ale także historia obiektu. Niektóre z nich były świadkami ważnych wydarzeń historycznych. W innych żyli lub gościli znani ludzie, postaci historyczne. Właściciele wielu obiektów dbają o to, aby przekazywać ich historię gościom w formie książek, broszur czy wystawiając pamiątki w korytarzach i wybranych salach.
Klasa
Klasa obiektu nie zależy od jego wieku, ale wśród obiektów zabytkowych jest więcej takich, które mają niepowtarzalną i wyjątkową klasę. Sztukaterie na ścianach i sufitach, marmurowe posadzki, imponujące klatki schodowe, wnętrza wypełnione antycznymi meblami, obrazami, rzeźbami, tapiseriami – wszystko to nadaje zabytkowemu obiektowi elegancji, majestatu i klasy.
Zabytkowe miejsca na wydarzenia są często poszukiwane ze względu na ich klasę, niepowtarzalny urok, charakter i znaczenie kulturowe. Miejsca te często szczycą się oszałamiającą architekturą, misternymi detalami i bogatą historią, które dodają atmosfery każdemu wydarzeniu.
Szczególnie wtedy, gdy organizujesz imprezę dla gości z zewnątrz firmy, budynek emanujący klasą, powiązany z ważnymi wydarzeniami lub postaciami historycznymi będzie mówił wiele o tym, kim jesteś i jak chcesz, aby inni postrzegali ciebie i firmę, która reprezentujesz. Taki obiekt może wynieść wydarzenie na zupełnie inny poziom, właśnie ze względu na swoją klasę i historię.
Wrażenie
Wydarzenia organizowane w obiektach historycznych charakteryzują się głęboką więzią emocjonalną, której współczesne obiekty po prostu nie są w stanie stworzyć. Zdecydowana większość tych budynków była świadkiem historii rozgrywającej się za ich murami i jest w nich iskra, wyjątkowy blask, który każdy odwiedzający odczuwa na swój własny sposób.
Zamiast po prostu przybyć na miejsce w celu wzięcia udziału w spotkaniu, udział w wydarzeniu odbywającym się w historycznym miejscu tworzy dla gości podróż, ponieważ samo dotarcie na wydarzenie prowadzi gościa przez piękne przestrzenie budynku. Będą o tym rozmawiać podczas imprezy, a także później, gdy będą opowiadać innym o swoich doświadczeniach, w tym także po powrocie do domu.
Sukces każdej imprezy w dużej mierze zależy od udziału uczestników. Miejsca historyczne tworzą środowisko, w którym czują się zainspirowani i kreatywni, co pomaga im osiągać najlepsze wyniki.
Wyłączność
Wiele obiektów historycznych można wynająć na wyłączność, co oznacza, że w tym czasie nie będzie w nim innych gości. Jest to szczególna wartość w sytuacji, gdy uczestnicy potrzebują spokoju i dyskrecji, czyli na przykład podczas negocjacji z inwestorami lub kluczowymi dostawcami bądź klientami albo też podczas posiedzeń zarządu lub rady nadzorczej.
Przestrzeń
Imprezy w hotelach odbywają się w… hotelach. W obiektach zabytkowych dostajesz dodatkową przestrzeń wokół obiektu. Najczęściej jest to piękny zabytkowy park, a w nim ścieżki, ławki, fontanny, stawy, trawniki, miejsca do gier itp.
Zamki, pałace i dwory zlokalizowane są z dala od miejskiego zgiełku, zapewniając tym samym świetną przestrzeń do relaksu po pracy. Towarzyszące im parki sprzyjają długim spacerom, inspirującym rozmowom oraz organizacji różnych gier zespołowych. Wiele z tych obiektów oferuje także różne formy spa, np. basen, saunę, czy masaże i inne zabiegi.
Najczęściej obiekty historyczne otoczone są naturą, lasami, jeziorami, górami, które umożliwiają różne formy aktywnego wypoczynku, np. pływanie wpław i kajakami, żeglarstwo, jazdy konne, wspinaczkę itp.
Wyposażenie
Wbrew powszechnym obawom, większość obiektów historycznych ma wszystko to, co potrzebne jest do efektywnej pracy, w tym wyposażenie techniczne takie jak projektory, monitory interaktywne, czy sprzęt nagłośnieniowy. Dodatkowym atutem jest to, że takie obiekty oferują noclegi i dobrą kuchnię.
Oszczędność
Wynajem historycznego obiektu na imprezę może być droższy niż wynajem sali i pokoi gościnnych w typowym hotelu, bo często firmy wynajmują taki obiekt na wyłączność, mając możliwość korzystania nie tylko z sali konferencyjnej i noclegów, ale także z pomieszczeń ogólnego użytku, a także z parku wokół pałacu. Warto jednak zwrócić uwagę na kilka możliwych oszczędności.
Jeśli impreza przeznaczona jest dla gości firmy, przestrzeń, w której będzie się odbywała, wymaga dekoracji. Wybranie obiektu historycznego wyposażonego w oryginalne umeblowanie pozwoli zaoszczędzić na wyposażeniu i wystroju, zapewniając jednocześnie efekt wizualny, któremu nie może dorównać żaden dekorator.
Ponadto, obiekt historyczny, szczególnie wynajęty na wyłączny użytek, daje event plannerowi możliwość odpowiedniego rozłożenia uczestników po kilku pomieszczeniach, co jest szczególnie ważne na różnych warsztatach i czy spotkaniach w podgrupach.
Nie bez znaczenia jest także to, że większość obiektów zabytkowych oferuje bezpłatny parking, często nawet dla kilkudziesięciu samochodów. Zaparkowanie takiej liczby aut w mieście to nie lada wyczyn, ale i koszt.
Kiedy pałac jest idealnym miejscem na imprezę?
Mimo, że obiekty historyczne są wyjątkowymi i atrakcyjnymi miejscami na imprezę firmową, to nie na każdą i nie dla wszystkich uczestników.
Cel imprezy
Wszystkie cele, dla których organizowane są imprezy firmowe, można zrealizować w obiektach zabytkowych.
Takie obiekty świetnie nadają się na imprezy mające na celu:
- szkolenie pracowników i kadry kierowniczej
- analizę i planowanie działalności firmy, podejmowanie decyzji
Najmniej chętnie obiekty historyczne organizują imprezy mające na celu:
- integrację zespołu
- motywację do pracy dla firmy przez wspólny wyjazd.
Uogólniając, optymalne dla organizatorów i obiektów historycznych są imprezy mające na celu pracę, a nie samą zabawę. W tym drugim przypadku, aby chronić historyczny wystrój i wyposażenie przed ew. uszkodzeniami, obiekty mogą narzucać pewne ograniczenia np. ciszę nocną lub zamykać dostęp do części wspólnych.
Inaczej bywa w przypadku imprez organizowanych dla innego kręgu niż pracownicy firmy, np. dla mediów czy potencjalnych klientów czy kontrahentów. Jak piszemy wyżej, obiekty historyczne są idealnym miejscem na imprezę, gdy organizatorowi zależy na zrobieniu wrażenia na uczestnikach, na budowaniu ekskluzywnego wizerunku firmy.
Rodzaj imprezy
Nawiązując do powyższych uwag, można uznać, że obiekty historyczne najbardziej nadają się na:
- szkolenia, warsztaty pracowników
- spotkania kadry menedżerskiej
- posiedzenia zarządu, rady nadzorczej
- walne zgromadzenia
a są najmniej odpowiednie na:
- wyjazd integracyjny
- wyjazd motywacyjny
Z uwagi odległe położenie i konieczność dojazdu, obiekty historyczne położone na prowincji są wykorzystywane na imprezy przeznaczone dla osób nie będących pracownikami lub władzami spółki, wówczas, gdy te imprezy są powiązane z noclegiem:
- konferencje
- konferencje prasowe
- prezentacje produktów
- jubileusze firmy, gala dinners
Poufność, dyskrecja
Jeśli szukasz miejsca na spotkanie, które wymaga spokoju i dyskrecji, czyli na przykład podczas negocjacji z inwestorami lub kluczowymi dostawcami bądź klientami albo też podczas posiedzeń zarządu lub rady nadzorczej, to nie znajdziesz lepszego miejsca niż położony na uboczu pałac. Jeśli wynajmiesz go na wyłączność, nikt postronny nie usłyszy i nie zobaczy uczestników spotkania.
Liczba uczestników
Większość imprez odbywających się w obiektach historycznych położonych na prowincji połączona jest z noclegiem w tym samym miejscu. Z wyjątkiem nielicznych wielkich zamków, obiekty historyczne nie dysponują wieloma pokojami. Z tego powodu, pałace są przeznaczone raczej dla grup od kilku do trzydziestu kilku osób.
Preferencje uczestników
Warto robić imprezy w pałacach dla towarzystwa, które to doceni. Mówi się, że młodzi lubią to, co nowoczesne, a starsi lubią starocie. Jest w tym sporo prawdy, ale główna linia podziału przebiega gdzie indziej. Są tacy, którzy cenią klasę, elegancję i piękno, a także tacy, dla których nie mają one wielkiego znaczenia. Ci pierwsi będą pod wrażeniem zabytkowego wystroju wnętrz, antycznych mebli i dodatków. Rozważając pałac na miejsce firmowej imprezy warto wziąć pod uwagę czy uczestnicy docenią to miejsce.
Budżet
Imprezy w dobrej klasy obiektach historycznych będą droższe niż w miejskich hotelach. Największy wpływ na cenę ma wyłączny wynajem obiektu i koszty dojazdu uczestników. Obiekt udostępnia grupie znaczną powierzchnię nie tylko na sali konferencyjnej i pokoi gościnnych, ale także restaurację, bar i salony, w których grupa spędza wieczory. O pałacu jako miejscu imprezy firmowej warto pomyśleć, gdy dysponuje się odpowiednim budżetem.
Lokalizacja
Często organizatorzy szkoleń, warsztatów, burz mózgów i innych podobnych spotkań chcą wywieźć grupę daleko od siedziby firmy i w ustronne miejsce. Z jednej strony chodzi im o to, żeby nikomu nie przyszło do głowy nocowanie w domu, a z drugiej strony, żeby najbardziej rozrywkowi uczestnicy nie mieli możliwości wypadu do klubu nocnego. Jednocześnie, zależy im, żeby grupa po pracy miała możliwość odpoczynku, najlepiej na powietrzu. Położone na uboczu pałace i dwory idealnie spełniają te założenia.
Atrakcje
W obiektach historycznych położonych na prowincji najlepiej udają się takie imprezy jak szkolenia i warsztaty dla pracowników czy spotkania kadry kierowniczej. Warto, aby po pracy ich uczestnicy mogli skorzystać z różnych atrakcji. W pierwszej kolejności warto skorzystać z tego, co oferuje obiekt i jego otoczenie. W pałacu może być stół bilardowy, dart i inne gry. Niektóre obiekty mają basen, saunę i oferują masaże. W wielu obiektach można wynająć rower, zagrać w siatkówkę, czasem w tenisa. Jeśli obiekt jest nad wodą, pewnie wynajmuje kajaki i organizuje rejsy żaglówką.