Organizacja konferencji – jak to zrobić?

Artykuł jest adresowany głównie do osób, które w firmach organizują spotkania i imprezy dla pracowników firmy, szczególnie poza siedzibą firmy.

W artykule Jak zorganizować imprezę firmową? dajemy wiele wskazówek dotyczących organizacji imprez firmowych w ogóle. Tu powiemy szerzej o organizacji konferencji. O tym co to konferencja piszemy na stronie poświęconej konferencjom. Warto tylko wspomnieć, że należy rozróżniać dwa pojęcia: kongres a konferencja. Kongres gromadzi więcej uczestników, wystąpienia są na wyższym fachowym poziomie, a sama organizacja jest bardziej sformalizowana.

Pandemia spowodowała, że rozpowszechniła się nowa forma: konferencja online. Gdy tylko spotkania były możliwe, pojawiły się konferencje hybrydowe, na których część uczestników była na miejscu konferencji, a reszta uczestniczyła zdalnie. Co ciekawe, konferencja hybrydowa przyjęła się i po zakończeniu pandemii. Obecnie prawie każda międzynarodowa konferencja naukowa odbywa się w tej formule, podobnie jak wiele konferencji biznesowych. W dalszej części artykułu piszemy o konferencjach stacjonarnych i konferencjach hybrydowych.

Poza konferencjami politycznymi, dwa podstawowe typy konferencji, to konferencje związane z nauką i biznesem dotyczące najrozmaitszych dziedzin. Przykładowo mogą to być konferencje farmaceutyczne, konferencje prawnicze, albo też konferencja ekologiczna czy konferencja logistyczna.

Jeśli twoje zadanie to organizacja konferencji w hotelu lub innym miejscu, zanim przystąpisz do poszukiwania takiego miejsca, musisz znać m.in.:

  • profil uczestników
  • liczbę uczestników
  • wstępny budżet
  • termin konferencji
  • wstępny harmonogram

Obszernie piszemy o tym w artykule Jak zorganizować imprezę firmową?.

depositphotos_178963460-stock-photo-caucasian-man-blue-shirt-looking

Miejsce na konferencję

Obszernie piszemy na ten temat w artykule Jak znaleźć odpowiednie miejsce na imprezę firmową?. Tutaj garść uwag odnoszących się do konferencji.

Obiekty konferencyjne można z grubsza podzielić na centra konferencyjne, czyli obiekty których specjalizacja to konferencja, hotele udostępniające swoje sale na różne imprezy, w tym konferencje, a także pozostałe obiekty, które nie są hotelami. Do ostatniej grupy zalicza się Pałac Manowce, który w tym zakresie działa jak ośrodek konferencyjny. Centrum konferencyjne jest dobrym wyborem w przypadku dużych imprez. Jeśli natomiast interesuje cię oferta konferencji w hotelu, w pierwszej kolejności warto o nią zapytać najlepsze hotele na konferencje w Polsce. W internecie można znaleźć sporo opinii na temat takich hoteli i ich usług.

Konferencja w Polsce nie musi oznaczać konferencji w dużym centrum czy hotelu. Także mniejsze obiekty mogą zapewnić, że będzie to udana konferencja. Polska baza konferencyjna to bowiem także wspomniana wyżej trzecia grupa obiektów. W zależności od regionu, a którym ma odbyć się twoja konferencja, Polska może oznaczać Mazowsze czy Wielkopolskę, albo jeszcze węziej – Warszawę czy Poznań. A dlaczego nie Pomorze Zachodnie, w tym Szczecin? Sale konferencyjne w naszym regionie spełniają najwyższe wymagania organizatorów takich imprez firmowych jak szkolenie, warsztaty czy konferencja. Szczecin, a szczególnie jego okolice są niezwykle atrakcyjne krajobrazowo, co ma znaczenie dla uczestników imprez. Hotele konferencyjne nad morzem są wybierane przez wielu organizatorów. Zawsze jednak podkreślamy, że jeśli chcesz zorganizować konferencje nad morzem, nie ma lepszego miejsca niż Pałac Manowce położny nad samym brzegiem Zalewu Szczecińskiego, który jest częścią Morza Bałtyckiego, ale jest spokojny jak jezioro.

Wybierając obiekt na konferencję, przede wszystkim wybiera się pomieszczenie, w który będzie się ona odbywała. Sala na konferencje może być duża, średnia albo mała. Na małe konferencje często wystarczy taka salka konferencyjna albo nawet pokój konferencyjny. Zawsze należy zaplanować odpowiednią wielkość sali i optymalny układ stołów konferencyjnych. O salach dostępnych w Pałacu Manowce piszemy w broszurze dla firm.

depositphotos_209197462-stock-photo-smiling-businesspeople-sitting-chairs-training

Organizacja

O tym jak zorganizować konferencje można wiele dowiedzieć się z artykułu Jak zorganizować imprezę firmową?. Tutaj przedstawiamy informacje i uwagi specyficzne dla konferencji, jako jednego z formatu imprez firmowych.

Plan konferencji. Od tego zaczyna organizator konferencji. Pierwszym punktem planu będzie program konferencji w hotelu lub innym miejscu (agenda konferencji). Organizacja konferencji naukowej nieco różni się od organizacji konferencji biznesowej, więc będziemy wskazywać na te różnice. Program konferencji naukowej w dużym stopniu zależy od zaproszonych prelegentów i może zmieniać się do ostatniej chwili. Na drugim miejscu, plan konferencji w hotelu lub innym miejscu musi zawierać harmonogram konferencji czyli kalendarz konferencji, t.j. szczegółowy program wystąpień a także innych wydarzeń, np. posiłków, czy rozrywek dla uczestników, z podaniem ich godzin i miejsc. Na dużych i kosztownych imprezach warto zadbać o regulamin konferencji. Jest to szczególnie ważne przy konferencjach hybrydowych, w których część osób uczestniczy zdalnie i nie ma dostępu do organizatorów na miejscu konferencji. Organizując konferencję należy zadbać także o inne kwestie, takie jak obsługa konferencji. Profesjonalny obiekt, w którym odbywa się impreza, wie jak zorganizowac konferencje i zawsze cię wesprze.

Zaproszenia na konferencję. W pierwszej kolejności takie zaproszenie musi otrzymać każdy zaplanowany prelegent na konferencji, bo bez nich nie będzie imprezy. Oficjalne zaproszenie na konferencję naukową i każdą inną należy wysłać do nich z odpowiednim wyprzedzeniem. Większość adresatów odsyła podziękowanie za zaproszenie na konferencję, ale tylko niektórzy z nich potwierdzają udział. Na wiele konferencji naukowych prelegenci mogą sami się zgłaszać, bo dla niektórych osób wystąpienie na konferencji naukowej to kolejny krok w karierze naukowej. Wówczas wymaga się od nich, aby przedstawili abstrakt na konferencję, tzn. streszczenie wystąpienia, które planują. Mogą także zgłosić poster na konferencję. Takie postery na konferencje to wystawiane w korytarzach plakaty, które opisują wyniki jakiegoś badania naukowego. Autor lub autorzy tych badań stoją obok plakatu i objaśniają je zainteresowanym.

Uczestnicy. Na niektórych konferencjach wystarczy wysłać zaproszenia do bazy osób, aby zapewnić komplet uczestników. Jednakże większość konferencji wymaga działań promocyjnych, aby poinformować o konferencji i zachęcić do udziału. Niezależnie od tego jak duża jest konferencja, marketing jest niezbędny, by odniosła sukces. Czasami organizatorzy organizują konferencję prasową na temat planowanej konferencji, wysyłając zaproszenie na konferencję prasową do branżowych dziennikarzy. część mediów nie tylko zapowiada konferencje, ale ją obserwuje. Potem pojawia się w nich relacja z konferencji.  W przeddzień konferencji warto napisać odpowiednią mowę, żeby powitanie gości na konferencji wypadło profesjonalnie.

Materiały. Dla uczestników konferencji należy przygotować materiały konferencyjne, czyli teczkę ze streszczeniami prezentacji i informacjami na temat prelegentów. Wiele firm oferuje różne gadżety na eventy, z których warto wybrać coś odpowiedniego na konferencję i wrzucić do torby z materiałami konferencyjnymi. To może być, na przykład, teczka konferencyjna z logotypem organizatora, a w niej materiały konferencyjne. Na większe konferencję niezbędne są identyfikatory konferencyjne, czyli plakietki z danymi uczestnika. Na niektórych konferencjach uczestnicy otrzymują certyfikat uczestnictwa w konferencji, a na wielu organizatorzy wysyłają uczestnikom sprawozdanie z konferencji, a prelegentom podziękowania za udział w konferencji.

Posiłki i napoje. Na ten temat obszernie piszemy w artykule Posiłki i napoje na imprezach firmowych. Tu tylko zasygnalizujemy, ze jeśli rozważasz catering na konferencje, najpierw omów ten temat z obiektem, bo część obiektów nie wpuszcza firm cateringowych. Naszym zdaniem, niepotrzebny ci catering; konferencja uda się najlepiej gdy obsłuży go kuchnia obiektu. I drobiazg: sprawdź czy obiekt ma na stanie termos konferencyjny, a raczej kilka termosów, bo uczestnicy często wychodzą na kawę podczas prezentacji i liczą, że będzie gorąca.

toa-heftiba-W6sqUYlJRiw-unsplash(1)

Wyposażenie

Krzesła,stoły. Rzecz jasna, najważniejszym elementem wyposażenia pomieszczeń, w których odbywają się konferencje są krzesła konferencyjne. Jeśli krzesła są w układzie teatralnym, stoły konferencyjne sprowadzają się do jednego stołu prezydialnego. Czasami nawet i takiego stołu nie ma, a organizatorzy pozostawiają tylko stolik konferencyjny. Są obiekty, które oferują stół konferencyjny składany, bo organizatorzy podczas imprezy czasem potrzebują stol do sali konferencyjnej, a czasem nie. Na niektórych konferencjach, na których nie ma stołów, uczestnik ma do dyspozycji krzesło konferencyjne z podłokietnikami, które pozwala oprzeć łokcie albo krzesło konferencyjne z pulpitem, aby mógł robić na nim notatki. Część obiektów stawia na krzesła konferencyjne sztaplowane, ale wówczas z zasady nie maja one ani podłokietników ani pulpitów. Pałac Manowce oferuje krzesła konferencyjne tapicerowane, żeby uczestnicy mogli wytrzymać nawet długie prelekcje.

Sprzęt konferencyjny. Wyposażenie konferencyjne to nie tylko stoły i krzesła. Niezbędny jest sprzęt do prezentacji a także nagłośnienie konferencyjne. O monitorach i projektorach piszemy szerzej w artykule [link]. Do nagłośnienia mniejszych sal wystarczy głośnik konferencyjny i mównica konferencyjna, a na niej mikrofon konferencyjny.

Duże obiekty oferują system konferencyjny, który obsługuje zarówno prezentacje, jak i komunikację pomiędzy uczestnikami i prowadzącym. Na międzynarodowych imprezach niezbędne są tłumaczenia konferencyjne. Odpowiednią technikę zapewniają tylko centra konferencyjne, bo tłumacz konferencyjny musi mieć oddzielne pomieszczenie, a uczestnicy są wyposażeni w słuchawki konferencyjne.

Na mniejszych konferencjach i na konferencjach hybrydowych niezbędny jest zestaw konferencyjny do prowadzenia wideokonferencji. Jego niezbędnym elementem jest kamera konferencyjna pokazująca obraz sali i zbliżenie na osobę, która zabiera głos. Zestaw musi zawierać także głośniki konferencyjne, aby uczestnicy słyszeli osobę, która uczestniczy w konferencji zdalnie. Aby jakość transmisji była odpowiednia, niezbędne jest dobre internetowe połączenie konferencyjne. W mniejszych salach, jeśli mikrofon jest wbudowany w zestaw, potrzebny jest dodatkowy mikrofon do konferencji położony na stole. Aby osoby uczestniczące zdalnie dobrze słyszały prelegenta, a on dobrze słyszał te osoby, czasami nosi on specjalne słuchawki do konferencji z mikrofonem.