Organizacja konferencji – jak to zrobić?

Plan konferencji. Od tego zaczyna organizator konferencji. Pierwszym punktem planu będzie program konferencji w hotelu lub innym miejscu (agenda konferencji). Organizacja konferencji naukowej nieco różni się od organizacji konferencji biznesowej, więc będziemy wskazywać na te różnice. Program konferencji naukowej w dużym stopniu zależy od zaproszonych prelegentów i może zmieniać się do ostatniej chwili. Na drugim miejscu, plan konferencji w hotelu lub innym miejscu musi zawierać harmonogram konferencji czyli kalendarz konferencji, t.j. szczegółowy program wystąpień a także innych wydarzeń, np. posiłków, czy rozrywek dla uczestników, z podaniem ich godzin i miejsc. Na dużych i kosztownych imprezach warto zadbać o regulamin konferencji. Jest to szczególnie ważne przy konferencjach hybrydowych, w których część osób uczestniczy zdalnie i nie ma dostępu do organizatorów na miejscu konferencji. Organizując konferencję należy zadbać także o inne kwestie, takie jak obsługa konferencji. Profesjonalny obiekt, w którym odbywa się impreza, wie jak zorganizowac konferencje i zawsze cię wesprze.

Zaproszenia na konferencję. W pierwszej kolejności takie zaproszenie musi otrzymać każdy zaplanowany prelegent na konferencji, bo bez nich nie będzie imprezy. Oficjalne zaproszenie na konferencję naukową i każdą inną należy wysłać do nich z odpowiednim wyprzedzeniem. Większość adresatów odsyła podziękowanie za zaproszenie na konferencję, ale tylko niektórzy z nich potwierdzają udział. Na wiele konferencji naukowych prelegenci mogą sami się zgłaszać, bo dla niektórych osób wystąpienie na konferencji naukowej to kolejny krok w karierze naukowej. Wówczas wymaga się od nich, aby przedstawili abstrakt na konferencję, tzn. streszczenie wystąpienia, które planują. Mogą także zgłosić poster na konferencję. Takie postery na konferencje to wystawiane w korytarzach plakaty, które opisują wyniki jakiegoś badania naukowego. Autor lub autorzy tych badań stoją obok plakatu i objaśniają je zainteresowanym.

Uczestnicy. Na niektórych konferencjach wystarczy wysłać zaproszenia do bazy osób, aby zapewnić komplet uczestników. Jednakże większość konferencji wymaga działań promocyjnych, aby poinformować o konferencji i zachęcić do udziału. Niezależnie od tego jak duża jest konferencja, marketing jest niezbędny, by odniosła sukces. Czasami organizatorzy organizują konferencję prasową na temat planowanej konferencji, wysyłając zaproszenie na konferencję prasową do branżowych dziennikarzy. część mediów nie tylko zapowiada konferencje, ale ją obserwuje. Potem pojawia się w nich relacja z konferencji.  W przeddzień konferencji warto napisać odpowiednią mowę, żeby powitanie gości na konferencji wypadło profesjonalnie.

Materiały. Dla uczestników konferencji należy przygotować materiały konferencyjne, czyli teczkę ze streszczeniami prezentacji i informacjami na temat prelegentów. Wiele firm oferuje różne gadżety na eventy, z których warto wybrać coś odpowiedniego na konferencję i wrzucić do torby z materiałami konferencyjnymi. To może być, na przykład, teczka konferencyjna z logotypem organizatora, a w niej materiały konferencyjne. Na większe konferencję niezbędne są identyfikatory konferencyjne, czyli plakietki z danymi uczestnika. Na niektórych konferencjach uczestnicy otrzymują certyfikat uczestnictwa w konferencji, a na wielu organizatorzy wysyłają uczestnikom sprawozdanie z konferencji, a prelegentom podziękowania za udział w konferencji.

Posiłki i napoje. Na ten temat obszernie piszemy w artykule Posiłki i napoje na imprezach firmowych. Tu tylko zasygnalizujemy, ze jeśli rozważasz catering na konferencje, najpierw omów ten temat z obiektem, bo część obiektów nie wpuszcza firm cateringowych. Naszym zdaniem, niepotrzebny ci catering; konferencja uda się najlepiej gdy obsłuży go kuchnia obiektu. I drobiazg: sprawdź czy obiekt ma na stanie termos konferencyjny, a raczej kilka termosów, bo uczestnicy często wychodzą na kawę podczas prezentacji i liczą, że będzie gorąca.