Artykuł jest adresowany głównie do osób, które w firmach organizują spotkania i imprezy dla pracowników firmy, szczególnie poza siedzibą firmy.
Jak piszemy w artykule „Jakie są cele i rodzaje imprez firmowych?”, imprezy firmowe organizowane są w różnych celach i przybierają różne formy. Firmy organizują imprezy dla swoich pracowników, obecnych i potencjalnych klientów, partnerów biznesowych, mediów itd. Przykładowo, szkolenia czy warsztaty mają na celu rozwój kompetencji i umiejętności pracowników, a imprezy integracyjne służą głównie do wzmacniania relacji wewnątrz zespołu przez zabawę i wspólne spędzanie czasu.
Każdy typ imprezy wymaga nieco innej organizacji. W tym artykule przedstawiamy kroki, które należy wykonać organizując spotkanie firmowe dla kadry kierowniczej lub pracowników firmy, mające na celu wymianę informacji, planowanie biznesu, czy szkolenie z wybranej dziedziny. Dwa najpopularniejsze rodzaje imprez firmowych szerzej omawiamy w artykułach „Organizacja szkoleń – jak to się robi?” i „Organizacja konferencji – jak to zrobić?”.
Bez założeń ani rusz
Pomysł na imprezę firmową nie wystarczy. Przystępując do organizacji spotkania firmowego, trzeba znać jego cel, planowaną liczbę uczestników i przynajmniej wstępny budżet. Bez tych założeń nie da się wykonać kolejnych kroków. Najczęściej określa je osoba, która podjęła decyzję o organizacji imprezy, czyli szef firmy lub kierownik działu. Musisz poznać je na tyle dokładnie, na ile jest to możliwe.
Cel imprezy rozstrzyga o tym jaką formę będzie miała impreza. Jeżeli celem jest omówienie wyników działalności firmy w pierwszych trzech kwartałach roku i planowanie celów biznesowych na przyszły rok, to spotkanie będzie miało formę posiedzenia kadry kierowniczej w gronie kilku lub kilkunastu osób, które wieczorem zjedzą kolację. Rozwój umiejętności negocjacyjnych działu sprzedaży wymaga szkolenia kilkunastu lub kilkudziesięciu osób, które – poza takimi zajęciami – będą oczekiwały jakichś atrakcji np. w formie dyskoteki i drinków.
Lista kolejnych kroków
Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, znając cel, planowaną liczbę uczestników i przynajmniej wstępny budżet spotkania, to stworzenie listy spraw do załatwienia. Będzie zawierać następujące punkty:
- organizator
- termin
- harmonogram
- wybór miejsca
- pomieszczenia
- wyżywienie
- noclegi
- wyposażenie
- atrakcje
- transport
Organizator
Nie znamy się. Nie wiemy czy jesteś osobą zajmująca się wyłącznie organizacją imprez firmowych w dużym przedsiębiorstwie, czy też organizacja takich imprez to tylko ułamek twoich obowiązków jako asystentki prezesa lub pracownika działu marketingu. Jeśli zabierasz się do organizacji małej imprezy, to poradzisz sobie bez pomocy innych osób. Przy większych imprezach warto zbudować mały zespół, który – bez uszczerbku dla swoich obowiązków w firmie – pomoże ci w wybranych tematach. Duże imprezy szczególnie w dużych firmach wymagają zaangażowania agencji eventowej. To dodatkowy koszt, ale dobra agencja ma odpowiedni know-how, zna sprawdzonych podwykonawców i zawsze ma plan B na wypadek niespodziewanych problemów. Jeśli uważasz, ze to opcja dla ciebie, przeczytaj artykuł Czy warto korzystać z agencji eventowej?. Warto podkreślić, że ważną rolę w organizacji imprezy może odegrać przedstawiciel obiektu wybranego jako miejsce na event. Jeżeli jest profesjonalistą, doradzi ci we wszystkich kwestiach i zaproponuje sprawdzonych podwykonawców. Już na etapie oferty, oceń terminowość i zaangażowanie pracownika obiektu i jakość samej oferty.
Termin
Z zasady, menedżer, który podjął decyzję o organizacji imprezy, przekaże ci swoją propozycję terminu, w którym miałaby się odbyć. W odróżnieniu od celu, liczby uczestników i budżetu imprezy, termin jest pierwszą kwestią, która nie zależy całkowicie od decydenta. Może okazać się, że wybrany obiekt nie jest dostępny w zaplanowanym terminie. Na przeszkodzie mogą stanąć inne okoliczności, np. niedostępność kluczowych uczestników czy inne wydarzenia w firmie.
Termin oznacza zarówno datę przyjazdu, jak i wyjazdu, czyli czas trwania imprezy. Należy unikać spotkań firmowych w weekendy, bo pracownicy nie lubią, aby zajmować im dni wolne od pracy. Jeśli niektórzy uczestnicy muszą dojechać z daleka, trzeba przewidzieć, że potrzebują jeden dzień na przyjazd i jeden na powrót.
Nawet na tym wstępnym etapie, kiedy nie są potwierdzone daty, należy zaprojektować harmonogram eventu, a w szczególności godzinę przyjazdu pierwszego dnia i wyjazdu ostatniego dnia, godziny posiłków i przerw kawowych, godziny atrakcji. Na pewno już na początku rozmów wybrany obiekt spyta o te plany.
Miejsce
Jeśli impreza ma odbyć się poza siedzibą firmy, szukając odpowiedniego miejsca musisz mieć rozstrzygnięte następujące kwestie. Poza informacją o planowanym budżecie, zamieścisz je w zapytaniu ofertowym wysyłanym do wybranych obiektów. Jeśli tego nie zrobisz, to na pewno spyta o nie obiekt zanim wyśle ci ofertę.
- rodzaj imprezy (posiedzenie zarządu, szkolenie, impreza integracyjna itp.)
- zakładana liczba uczestników
- planowany budżet
- planowany termin
- usługi i wyposażenie oczekiwane od obiektu
Znalezienie miejsca na imprezę jest zapewne najprzyjemniejszą częścią organizacji imprezy. Jeśli firma nie ma sprawdzonego miejsca albo chce znaleźć nową lokalizację i jeśli nie masz wiarygodnych rekomendacji od znajomych lub agencji eventowej, możesz szukać albo w serwisach internetowych prezentujących obiekty albo w Google. Jeśli planujesz wynajem sali na szkolenia lub inne imprezy, warto również uwzględnić opinie gości, dzięki czemu wybierzesz sprawdzony obiekt.
Jest kilkadziesiąt kategorii obiektów na spotkania i imprezy firmowe, jednak w uproszczeniu można podzielić je na dwie grupy: obiekty w miastach i na prowincji. Wiele firm wybiera tę drugą opcję, organizując imprezy np. w obiektach zabytkowych położonych z dala od miast. Zapewniają one kontakt z naturą, spokój i komfort. Im dalej jest obiekt od siedziby firmy, tym większą jest atrakcją dla uczestników i tym bardziej koncentrują się na pracy podczas imprezy.
Szukając obiektu, zwrócisz uwagę na następujące kryteria:
- lokalizację na mapie, opcje dojazdu dla uczestników
- typ obiektu, stosownie do strategii (miasto/prowincja)
- dostępność sal dla zaplanowanej liczby osób
- liczbę miejsc noclegowych, jeśli planujesz nocleg
W zapytaniu ofertowym albo w następującej po nim korespondencji z obiektem, musisz jasno przedstawić usługi i wyposażenie oczekiwane od obiektu:
- harmonogram
- wyżywienie
- noclegi
- wyposażenie i dodatkowe usługi
- planowane atrakcje
- miejsca parkingowe
Jeżeli obiekt jest zlokalizowany niedaleko, zanim podejmiesz ostateczną decyzję, obejrzyj obiekt i porozmawiaj z właścicielem lub menadżerem.
Więcej rad znajdziesz w artykule Jak znaleźć odpowiednie miejsce na imprezę firmową?
Wyżywienie
Liczba, rodzaj i koszt posiłków zależą od rodzaju i czasu trwania imprezy, a także od zaplanowanego budżetu. Uroczysta kolacja dla obecnych i potencjalnych klientów (gala dinner) wymaga wykwintnych potraw i win, a także odpowiedniej obsługi kelnerskiej. Dla grupy pracowników, którzy przyjechali na trzydniowe szkolenie, wystarczą trzy posiłki dziennie serwowane z bufetu i przerwy kawowe.
Planując imprezę, zapytaj pracowników o ich preferencje żywieniowe. W grupie na pewno znajdą się wegetarianie, weganie, a także osoby z alergiami na określone produkty i składniki, szczególnie na gluten i laktozę.
Należy uzgodnić z obiektem obsługę posiłków i napojów. Jeśli potrzebni będą kelnerzy, obiekt zaproponuje ich odpowiednią liczbę. Na niektórych imprezach potrzebny będzie także barman.
Przeczytaj artykuł Posiłki i napoje na imprezach firmowych, aby dowiedzieć się więcej na ten temat.
Noclegi
Jeśli impreza jest poza miastem, a szczególnie kilkudniowa, na pewno będą potrzebne noclegi. Kluczowa decyzja, którą musisz podjąć konsultując ją z osobą, która zdecydowała o organizacji imprezy, to ile osób będzie mieszkało w jednym pokoju: jedna, dwie, czy nawet więcej, jeśli pokój jest dwuosobowy lub nawet kilkuosobowy. Kadra kierownicza będzie oczekiwała pokoi tylko dla jednej osoby. Pracownicy często nie mają nic przeciwko nocowaniu we dwie osoby, szczególnie w małych kameralnych obiektach. Koleżanki z pracy są czasami koleżankami w życiu prywatnym. Warto sprawdzić czy obiekt może rozsunąć łóżka. Taka opcja znacznie obniża koszty imprezy.
Na tydzień przed imprezą, gdy już wiadomo kto przejedzie, należy ustalić rozlokowanie uczestników na pokoje. Jest to szczególnie ważne, jeśli obiekt dysponuje pokojami różnej klasy. Absolutnie niezbędne jest to wtedy, gdy uczestnicy nocują po dwie osoby w pokoju. Najlepiej, gdy propozycję podziału osób na pokoje przygotuje przełożony tych pracowników.
Wyposażenie i dodatkowe usługi
Obszernie na ten temat piszemy w artykule Jakie wyposażenie na imprezę firmową? Potrzebne wyposażenie i dodatkowe usługi zależą od rodzaju imprezy. Na szkolenia, warsztaty, posiedzenia kadry kierowniczej i inne formy spotkań firmowych potrzebny będzie przede wszystkim sprzęt do prezentacji. Obecnie flipchart, whiteboard, projektor i ekran odchodzą do lamusa. Zastępują je monitory interaktywne. Na tego typu spotkaniach często wykorzystuje się także urządzenia do wideokonferencji z osobami, które nie są obecne na miejscu. Warto także sprawdzić czy obiekt dysponuje drukarką, skanerem i kopiarką. Przy niektórych imprezach ważny będzie także system nagłośnienia.
Oczywiście, podstawową informacją, która należy uzyskać w obiekcie, jest rodzaj i szybkość łącza internetowego. Ma to szczególne znaczenie w obiektach położonych poza miastem.
Atrakcje
Ponieważ ten artykuł dotyczy spotkań firmowych dla kadry kierowniczej lub pracowników firmy, mających na celu wymianę informacji, planowanie biznesu, czy szkolenie z wybranej dziedziny, atrakcje mają tu rolę drugorzędną. Tym niemniej, zapytaj kierowników działów i niektórych pracowników jakich atrakcji oczekują. Ostateczny wybór będzie zależał od charakteru imprezy, liczby uczestników, możliwości obiektu, budżetu i innych czynników. Na spotkaniach firmowych najlepiej udają się: dyskoteka, pokaz barmański, występy (stand-up, magik), a na powietrzu gry mające na celu team building.
Atrakcje regionalne to ważny element szukania miejsca na imprezę firmową. Wyjazd nad jeziora mazurskie, czy też w góry? Warto skorzystać z tego, co oferuje nie tylko sam obiekt, ale także jego otoczenie.
Więcej na ten temat piszemy w artykule Jakie atrakcje na imprezę firmową?.
Umowa z obiektem
Przy małych imprezach wystarczy zamówienie i korespondencja mejlowa. Gdy w grę wchodzą większe pieniądze albo sama impreza jest dość rozbudowana, lepiej zawrzeć umowę. Powinna zawierać podstawowe dane imprezy (cel, termin, liczbę uczestników itp.), a także szczegółowo opisywać udostępniane pomieszczenia i teren, kontraktowane usługi i zamawiane wyposażenie. Profesjonalne obiekty dysponują profesjonalnymi szablonami umów, których zapisy regulują wszystkie niezbędne kwestie i są oparte na doświadczeniu organizacji wielu imprez.
Transport
Jeśli impreza odbędzie się poza siedzibą firmy, trzeba rozwiązać kwestię dojazdu uczestników. Część uczestników może dojechać własnymi samochodami, a część transportem publicznym. Musisz znaleźć i zaproponować im najlepsze połączenia kolejowe, autobusowe czy lotnicze. W takich przypadkach niezbędny może okazać się kontakt z obiektem, który zaproponuje sposób dotarcia do obiektu z najbliższego dworca kolejowego lub lotniska. Jeśli takie rozwiązanie jest możliwe i optymalne, możesz wynająć autokar, który przewiezie uczestników spod siedziby firmy do obiektu i z powrotem.
Parking
Jeśli część uczestników przyjeżdża samochodami, kluczową kwestią jest parking. W obiektach miejskich zapewnienie miejsc parkingowych jest często dużym wyzwaniem lub wiąże się z dużym kosztem. Obiekty położone na prowincji z zasady mają wystarczającą liczbę miejsc parkingowych i to często bezpłatnych. Kwestię parkingu warto poruszyć na etapie szukania obiektu, a już na pewno podczas uzgodnień z wybranym obiektem.
Informacja dla uczestników
To zadanie jest często niedoceniane przez organizatorów imprez dla pracowników firmy. Z odpowiednim wyprzedzeniem należy wysłać zaproszenie na imprezę firmową zawierające wszystkie potrzebne im informacje: godzinę przyjazdu i wyjazdu z obiektu, opcje transportowe (a w przypadku transportu publicznego szczegóły dotyczące przejazdu i biletu), harmonogram imprezy (meeting agenda) w tym godziny posiłków, a także inne detale takie jak niezbędne ubranie czy obuwie. Podobnie, w przypadku posiedzeń kierownictwa firmy czy spotkań z partnerami biznesowymi, należy wysłać zaproszenie na spotkanie biznesowe, a w nim wszystkie potrzebne informacje biznesowe.
Po przyjeździe do obiektu, warto zrobić krótką sesję ze wszystkim uczestnikami, aby odpowiedzieć na wszelkie pytania, które mogą mieć. Jeśli spotkanie z pracownikami odbywa się w niewielkim obiekcie gdzieś na uboczu, przydatne będzie zaproszenie przedstawiciela obiektu, aby przedstawił podstawowe informacje na temat korzystania z obiektu, bo mogą różnić się od zasad obowiązujących w typowych hotelach.
W trakcie spotkania pracowników wyznaczona osoba powinna notować ustalenia, a w szczególności planowane działania, ich wykonawców i terminy realizacji, tzw. meeting minutes. W kilka dni po spotkaniu, powinna przesłać je do kierowników działów, aby zgłosili ew. zmiany i uzupełnienia, a następnie powinna wysłać je do uczestników.
Podobnie, po spotkaniu z kontrahentami trzeba wysłać podziękowanie za spotkanie biznesowe i minutes of meeting. Jeśli spotkanie miało formalny charakter, przygotowuje się protokół z posiedzenia zarządu lub protokół z posiedzenia rady nadzorczej.