Jakie wyposażenie na imprezę firmową?

Artykuł jest adresowany głównie do osób, które w firmach organizują spotkania i imprezy dla pracowników firmy, szczególnie poza siedzibą firmy.

Różne typy imprez firmowych wymagają różnego wyposażenia. Najbardziej wymagającą i najdroższą w tym zakresie będzie impreza plenerowa dla dużej liczby osób. Niezbędne będą namioty, meble eventowe (ławy, stoły), systemy nagłośnienia i oświetlenia, urządzenia i meble gastronomiczne (grill, bar, bufet itp.), a w przypadku występu artystycznego także scena i cała technika estradowa.

W tym artykule przedstawiamy wyposażenie niezbędne na imprezy takie jak szkolenia, warsztaty, konferencje i spotkania kadry kierowniczej. Warto w tym miejscu podkreślić różnicę pomiędzy szkoleniem i konferencją, bo obydwa typy imprez znacznie różnią się umeblowaniem i wyposażeniem sal. Konferencja to prezentacje i dyskusja na podany temat. Szkolenie ma na celu przekazanie uczestnikom określonej wiedzy lub nabycie przez nich określonych umiejętności. Konferencje gromadzą sporą liczbę uczestników, a szkolenia są dla mniejszego grona. Konferencje przeznaczone są dla gości, czyli osób nie będących pracownikami organizatora, a szkolenia mogą być dla pracowników firmy lub dla innych osób.

Jak sprawdzić wyposażenie obiektu?

Pierwszą weryfikację wyposażenia oferowanego przez obiekt przeprowadzisz na etapie poszukiwania obiektu. Szukając obiektu na szkolenie, warsztaty, konferencję czy spotkanie kadry kierowniczej, załóż, że obiekt musi mieć takie wyposażenie jakie jest potrzebne na zaplanowaną imprezę. Jeśli obiekt miałby je wynająć na waszą imprezę, lepiej poszukać innego obiektu. Oczywiście, jeśli masz specyficzne i rzadko spotykane potrzeby (np. filmowanie szkolenia), nie zakładaj, że obiekt będzie dysponował takim sprzętem i ekipą. Albo obiekt albo ty wynajmiecie specjalistów.

Jeśli możesz odwiedzić obiekt przed złożeniem zamówienia, podczas tej wizyty ostatecznie sprawdź wyposażenie, które oferuje obiekt. Jeśli się da, sprawdź jak wygląda, a także czy i jak działa.

pexels-george-milton-7034432

Po co i jakie wyposażenie?

Potrzebujesz wyposażenia sali na szkolenie, konferencje lub spotkanie kadry kierowniczej. Wyposażenie ma zapewniać uczestnikom komfort pracy. Prelegentom będzie umożliwiało przeprowadzenie prezentacji, a także robienia notatek widocznych dla uczestników. Uczestnicy potrzebują wygodnie siedzieć, mieć możliwość korzystania z laptopa bądź robienia notatek na kartce papieru. Jeśli jest taka potrzeba, sprzęt powinien także umożliwiać dwukierunkową zdalną głosową i obrazową komunikację z osobami nieobecnymi na spotkaniu. Czasami na imprezach potrzebny jest zestaw do nagłośnienia.

Planując szkolenie, konferencje lub spotkanie kadry kierowniczej, potrzebujesz:

  • meble (krzesła, stoły, czasem mównicę i scenę),
    • urządzenia
    • urządzenie do prezentacji (monitor interaktywny lub projektor i ekran)
    • sprzęt do robienia notatek przez prezentera (monitor interaktywny lub tradycyjny flipchart)
    • zestaw do wideokonferencji, jeśli potrzebny
    • zestaw nagłośnieniowy (głośnik, mikrofon), jeśli potrzebny
  • instalacje
    • internet
    • oświetlenie
    • wentylacja

Nade wszystko, na takie imprezy potrzebny jest… prąd elektryczny. Bez niego nie działają urządzenia, internet, czy oświetlenie. Obiekt musi mieć agregat prądotwórczy na wypadek zaniku zasilania.

depositphotos_57620301-stock-photo-business-conference

Meble

Jakie krzesła i stoły?

Podstawowym wyposażeniem sal konferencyjnych są krzesła i stoły, z zasady dopasowane do wystroju sali, charakteru pomieszczenia i obiektu. Szczególnie istotne są krzesła, które powinny być ergonomiczne, odpowiednio dostosowane do kręgosłupa, bo wielogodzinne siedzenie daje się naszemu kręgosłupowi mocno we znaki. Powinny być także komfortowe, mieć tapicerowane siedziska. Jeśli siedziska są za twarde, goście nie będą potrafili skupić się na rozmowach, czując dyskomfort. Ponadto, po prostu powinny być estetyczne.

W sali konferencyjnej, w której krzesła ustawione są w układzie teatralnym albo w sposób nieregularny, czasami można spotkać krzesła z pulpitami, na których goście mogą położyć notes i tworzyć notatki. Alternatywnie, obiekt może wyposażyć uczestników konferencji w podkładki (clipboardy), które mogą oprzeć na kolanach.

Na szkolenia stoły są prostokątne i najczęściej zestawiane w podkowę. Blaty wykonane są z materiału odpornego na ścieranie. Nadal wiele sal konferencyjnych wyposażonych jest w stoły z wbudowanymi portami multimedialnymi, jednak obecnie nie są one wykorzystywane (z wyjątkiem gniazd elektrycznych), bo urządzenia łączą się bezprzewodowo. Stoły na posiedzenia kadry menedżerskiej albo spotkania biznesowe są wysokiej klasy, często z litego drewna, pięknie wykończone. Mogą być zarówno prostokątne, jak i owalne lub nawet okrągłe.

Jak ustawiać stoły i krzesła?

Warto pamiętać o tym, że ułożenie stołów i krzeseł powinno być uzależnione od rodzaju imprezy. Nie możemy mówić o jednym, optymalnym ustawieniu stołów. Generalnie wyróżnia się następujące układy stołów i krzeseł lub samych krzeseł:

Podkowa. Ten układ uznaje się za najbardziej uniwersalny. Stoły ustawia się w kształcie litery U. Krzesła mogą stać tylko po zewnętrznej stronie albo po obydwu stronach stołów. To układ idealny na szkolenia, seminaria, warsztaty, bo uczestnicy i prowadzący widza się nawzajem, co ułatwia komunikację. Uczestnicy mogą na stole robić notatki i korzystać z laptopów.

Teatralny. Krzesła ustawione są w rzędy i nie ma stołów. To układ najbardziej popularny na konferencjach, bo wszyscy słuchacze na wprost widzą prelegenta i jego prezentację. Ponieważ uczestnicy nie patrzą sobie w oczy, interakcja pomiędzy nimi jest utrudniona. Mogą robić notatki, jeśli krzesła mają pulpity lub organizator zaopatrzył ich w podkładki, które kładą na kolanach. W układzie teatralnym można zmieścić najwięcej osób w sali.

Szkolny. Stoły i krzesła ustawia się tak jak w szkolnej klasie. Ten układ czasami stosuje się na szkoleniach, wówczas, gdy jest niewielu uczestników lub sala jest duża. Wszyscy uczestnicy na wprost widzą prelegenta i jego prezentację, ale nie patrzą sobie w oczy, co utrudnia interakcję. Mogą za to robić notatki na stole i korzystać z komputerów.

Konferencyjny. Pośrodku sali stoi duży stół, dookoła którego ustawione są krzesła. Przy większej liczbie uczestników, stół może być w istocie zsuniętymi kilkoma stołami. To ustawienie jest używane podczas małych spotkań biznesowych i narad. Zwyczajowo podczas takich spotkań na stole stawia się napoje i przekąski. Taka aranżacja pozwala na bezpośrednią komunikację między uczestnikami, a także umożliwia robienie notatek.

Bankietowy. Goście siedzą przy okrągłych stołach. Taki układ stosuje się podczas uroczystych kolacji (gala dinners). Można go stosować także na szkoleniach i warsztatach, gdy duża grupa musi pracować w mniejszych podgrupach. Ta aranżacja pozwala na interakcje osób siedzących przy jednym stole, ale utrudnia interakcje pomiędzy stolikami.

jamie-coupaud-shMBfL3jdkc-unsplash

Kalkulator liczby uczestników

Każdy obiekt powinien przekazać ci informację o tym maksymalnie ile osób mieści się w każdej sali w każdym układzie stołów i krzeseł lub samych krzeseł. W niektórych salach stoły są skonfigurowane na stałe i nie ma możliwości zmiany aranżacji. Jeśli jednak zaplanowana przeze ciebie liczba osób jest bliska liczbie maksymalnej podanej przez obiekt dla danego układu, warto zrobić swoją analizę.

Są proste metody przybliżonego obliczenia ile maksymalnie osób zmieści się w sali przy każdym układzie stołów i krzeseł. Należy powierzchnię sali w metrach kwadratowych pomnożyć przez:

  • 0,90 – przy układzie teatralnym,
  • 0,58 – przy układzie szkolnym,
  • 0,40 – przy układzie w podkowę,
  • 0,30 – przy układzie bankietowym, przy czym w tym wypadku wiele zależy od kształtu i rozmiarów stołu.

Dokładniejsze wyliczenia zapewniają specjalne kalkulatory. Spytaj obiekt o  powierzchnię sali w metrach kwadratowych i przelicz ją na stopy kwadratowe https://www.metric-conversions.org/area/square-meters-to-square-feet.htm. Potem skorzystaj z jednego z dostępnych w sieci kalkulatorów, np. https://www.meetings.com/Meeting-Room-Capacity-Calculator.

Sprzęt

Na imprezy takie jak szkolenia, warsztaty, konferencje i spotkania kadry kierowniczej może być potrzebny sprzęt do:

  • prezentacji
  • robienia notatek przez prezentera
  • wideokonferencji,
  • nagłośnienia

Większość tego sprzętu, to sprzęt elektroniczny, którego oferta dynamicznie się rozwija. Projektory i ekrany zastępowane są przez monitory interaktywne, które dodatkowo pełnią funkcję elektronicznego flipcharta. Systemy do wideokonferencji a także do nagłośnienia są coraz bardziej kompaktowe i zamiast kilku urządzeń mamy jedno lub dwa.

Monitor interaktywny

Monitor interaktywny jest doskonałym rozwiązaniem dla prezentacji biznesowych. Jest urządzeniem, na którym można wspólnie prezentować, notować, edytować oraz zapisywać informacje. Pozwala na nanoszenie notatek, rysunków i adnotacji bezpośrednio na prezentowanych treściach. Umożliwia użytkownikom sterowanie obrazem na ekranie przy pomocy dotyku lub gestu. Pozwala na pracę kilku osób jednocześnie.

Monitory pracują w rozdzielczości 1920x1080 (FullHD) lub 3840x2160 (UHD4K). Wyświetlają więc wspaniałej jakości kontrastowy obraz, na który wpływu nie ma nawet bardzo jasne pomieszczenie i padające światło. Niektóre modele monitorów interaktywnych są również wyposażone w kamerę i mikrofony, co umożliwia ich użycie do prowadzenia wideokonferencji lub innych form komunikacji online. Monitory mają wiele opcji połączeń, w tym HDMI, DisplayPort, VGA, USB i wiele innych. Dzięki temu mogą być łatwo zintegrowane z innymi urządzeniami i systemami.

Monitory interaktywne są montowane na uchwytach przytwierdzonych do ściany albo na stojaku na kółkach, który można ustawiać w dowolnym miejscu.

Projektor

Część obiektów nadal nie dysponuje monitorem interaktywnym. Jeśli akceptujesz, że prezentacje będą wyświetlane z projektora na ekranie, zwróć uwagę jaki projektor ma wybrany obiekt. Często projektory są przeciętnej jakości, przez co obraz jest słabo widoczny z różnych miejsc na sali, prezentowany jest w niskiej rozdzielczości, ma za niski kontrast, a kolory są wyblakłe. Prezentacje często wykorzystują grafiki, zdjęć i materiały wideo, których jakość jest bardzo wysoka, a po wyświetleniu przez niektóre projektory ich jakość drastycznie spada. Warto zatem zwrócić uwagę na parametry takie jak kontrast, jasność i rozdzielczość projektora (minimum Full HD). Najbardziej wygodnym rozwiązaniem jest podwieszenie projektora pod sufitem i bezprzewodowe połączenie go z komputerem.

Projektorowi musi towarzyszyć ekran. Najczęściej jest rozwijany na stojaku. W niektórych salach obraz z projektora jest rzucany na ścianę pomalowaną specjalną farbą.

alex-litvin-MAYsdoYpGuk-unsplash

Flipchart

Tak jak wspomnieliśmy wyżej, niektóre monitory interaktywne mają funkcje flipcharta. Można na nich pisać palcem lub specjalnym pisakiem, a potem przewijać strony. Jego ogromną zaletą jest możliwość zapisania wszystkich stworzonych podczas konferencji materiałów i rozesłania ich później uczestnikom.

Jeśli obiekt nie dysponuje monitorem interaktywnym z funkcją flipcharta, zawsze można skorzystać z tradycyjnego flipcharta. Nieźle sprawdza się on w małych salach, gdzie kontakt prezentera z uczestnikami jest dość bliski.

Zestaw do wideokonferencji

Pandemia przyspieszyła rozwój i wykorzystanie urządzeń i aplikacji do wideokonferencji. Obecnie nie zastępują one spotkań face-to-face, ale często im towarzyszą. Czasami podczas tradycyjnego spotkania uczestnicy łączą się w ten sposób z kimś, kto nie jest obecny na miejscu. Korzystają przy tym z takich rozwiązań jak MS Teams, Zoom, Skype czy Google Meet.

Zestaw do wideokonferencji składa się zazwyczaj z dobrej klasy kamery internetowej, głośnika i mikrofonów kierunkowych. Wszystkie te urządzenia mogą być zintegrowane w jeden kompakt, często mocowany na monitorze interaktywnym. Czasami mikrofony są oddzielne, aby lepiej zebrać głos z całej sali. Kamera jest szerokokątna, zdolna objąć swoim „okiem” całą salę. Może mieć funkcję autofocusu, który skupia się na aktualnie mówiącej osobie.

Opisane rozwiązanie można zastosować w niewielkiej sali szkoleniowej. Natomiast większe wydarzenia odbywające się już w salach konferencyjnych, wymagają specjalistycznego sprzętu i obsługi technicznej.

Pozostały sprzęt

Większość osób, które robią prezentacje, woli korzystać ze swojego komputera. Jednak obiekt powinien w sali szkoleniowej dysponować własnym laptopem. Jest to szczególnie potrzebne, jeśli niezbędne jest jakieś oprogramowanie zainstalowane na laptopie, które jest niezbędne do jego współpracy z innymi urządzeniami, np. do bezprzewodowej łączności z projektorem.

W sali szkoleniowej powinna być także bezprzewodowo dostępna drukarka z funkcją skanera i kable z różnymi końcówkami, różne przejściówki, a także często pomijany wskaźnik laserowy.

Nagłośnienie

W salach do 40 m² jest ono zbędne, a nawet irytujące, bo odbiera spotkaniu kameralny charakter. W salach średniej wielkości (do 100 m²) wystarczy prosty zestaw nagłośnieniowy z przenośnym mikrofonem. W dużych salach potrzebne są  profesjonalne systemy nagłaśniające. Przy rozbudowanych systemach nagłośnienia wskazane jest, aby obiekt dysponował odpowiednim wsparciem technicznym podczas organizowany wydarzeń. W dużych salach czasami uczestnicy mają do dyspozycji mikrofony i słuchawki.

Picture showing business people having a conference

Instalacje teletechniczne

Internet

Kiedy sprawdzasz jakim internetem dysponuje obiekt, spytaj o dwie kwestie. Po pierwsze, ustal rodzaj, szybkość i stabilność łącza internetowego doprowadzonego do obiektu. W dobrych obiektach można korzystać z internetu o średniej efektywnej prędkości pobierania ok. 10Mbps (dane dla 2023 roku), choć są takie, które oferują znacznie szybsze łącza. Po drugie, spytaj o rozprowadzenie internetu już w samym obiekcie, aby nie zwalniał i nie tracił zasięgu w sieci bezprzewodowej. Najlepiej jeśli obiekt wydzielił z sieci dedykowany dostęp do internetu wyłącznie dla sal konferencyjnych, tak by pozostałe obciążenie sieci przez innych gości nie ograniczało dostępu na potrzeby konferencji i szkoleń.

Wentylacja, klimatyzacja

Odpowiednia temperatura w sali konferencyjnej odgrywa bardzo ważną rolę. Odpowiednia oznacza taką, jaka odpowiada większości uczestników. Do ustalenia temperatury w zimie nie jest potrzebna klimatyzacja, wystarczy odpowiednie ustawienie grzejników. Klimatyzacja przydaje się natomiast w lecie. O wiele ważniejsza jest odpowiednia wentylacja, bo brak odpowiedniej ilości tlenu w powietrzu powoduje, że uczestnicy szklenia czy konferencji ziewają i tracą koncentrację.

Oświetlenie

Przeszkodą udanego spotkania może być np. zbyt wiele lub za mało światła. Przy słabym, uczestnicy będą znużeni, zbyt mocne będzie ich rozpraszać. Dlatego warto przeprowadzić próbę oświetlenia przed przybyciem uczestników.

Najlepszym oświetleniem jest światło naturalne wpadające z dużych okien. Słońce, a także widok przez okno, wprowadzają lepszy nastrój do pracy, który owocuje świetnymi wynikami. Niektórzy organizatorzy korzystają wyłącznie z sal konferencyjnych posiadających dostęp do światła dziennego. Przechodzenie z prezentacji wyświetlanych na ekranie z projektora na prezentacje wyświetlane na monitorze interaktywnym znosi konieczność zaciemniania pomieszczenia. Już nie są potrzebne rolety ani zasłony i warto korzystać z naturalnego światła.

W hotelach w salach konferencyjnych do dyspozycji są specjalne, inteligentne systemy sterowania, które pozwolą na dowolne przyciemnianie lub rozjaśnianie pomieszczenia oraz uruchomienia poszczególnych lamp. Dają możliwość regulacji barwy oraz natężenia oświetlenia zarówno w części jak i całej sali.