Jak zaplanować budżet imprezy firmowej i jak nim zarządzać?

Artykuł jest adresowany głównie do osób, które w firmach organizują spotkania i imprezy dla pracowników firmy, szczególnie poza siedzibą firmy.

Budżet to zestawienie planowanych wpływów i wydatków. Budżet imprezy firmowej to zaplanowana kwota do wydania na imprezę, a także zestawienie wydatków, które mają być poniesione na jej organizację. Często budżetem nazywa się samą kwotę zaplanowaną do wydania na imprezę. W obydwu tych znaczeniach, budżet jest jednym z podstawowych założeń imprezy, więc warto zastanowić się od czego zależy jego wielkość, jak nim zarządzać i jakie wydatki muszą być zabudżetowane.

Od czego zależy wielkość budżetu?

Odpowiednia kwota przeznaczona na imprezę jest warunkiem powodzenia imprezy. Oczywiście, nie oznacza to, że wszystkie imprezy muszą być drogie.

Budżet zależy przede wszystkim od możliwości finansowych firmy, a także od wielu innych czynników, w tym w szczególności od następujących:

  • rodzaj imprezy
  • liczba uczestników
  • lokalizacja
  • termin
  • usługi
  • atrakcje
  • organizator

Rodzaj imprezy i liczba uczestników to czynniki, które bezpośrednio wpływają na koszty imprezy. Wiadomo, że szkolenie zorganizowane w biurze firmy dla jej 20 pracowników będzie znacznie tańsze niż zagraniczny wyjazd integracyjny dla takiej samej grupy. Lokalizacja imprezy to zarówno typ i klasa obiektu, zakres wynajmowanej w nim powierzchni, geograficzne położenie, a także transport uczestników do tego miejsca. Termin imprezy może wpływać na koszt. W niektórych obiektach ceny wynajmu zależą od sezonu. Jeśli obiekt położony jest nad morzem i oferuje pobyty wakacyjne, to koszt wynajmu sali konferencyjnej i noclegów w lecie na pewno będzie wyższa niż w zimie. Zakres usług, których oczekujemy od obiektu, w dużym stopniu decyduje o cenie imprezy. Chodzi o noclegi w standardowych lub ekskluzywnych pokojach, mniej lub bardziej wyszukane posiłki, podstawowe lub specjalne wyposażenie, obsługę (kelnerzy, barmani) itp. Szczególnym kosztem są atrakcje, które mogą ograniczać się do dyskoteki z didżejem, ale może to być występ znanej wokalistki z zespołem. Jeśli firma zdecyduje się skorzystać z agencji eventowej, musi liczyć się z koniecznością zapłaty wynagrodzenia agencji.

icons8-team-yTwXpLO5HAA-unsplash

Jak zarządzać budżetem imprezy firmowej?

Zarządzanie budżetem najczęściej składa się z następujących etapów:

  • zaplanowanie kwoty do wydania
  • zaplanowanie wydatków
  • weryfikacja planowanych wydatków
  • zaplanowanie rezerwy budżetowej
  • przygotowanie ostatecznego budżetu
  • akceptacja kosztorysu przez decydenta
  • zamawianie usług, negocjacje cen
  • modyfikacja budżetu, jeśli trzeba
  • rozliczenie wykonania budżetu

W artykule Jak zorganizować imprezę firmową? piszemy, że przystępując do organizacji spotkania firmowego, musisz znać przynajmniej jej wstępny budżet, czyli kwotę wstępnie zaplanowaną do wydania na imprezę. Bez tego nie da się wykonać kolejnych kroków. Najczęściej określa ją osoba, która podjęła decyzję o organizacji imprezy, czyli szef firmy lub kierownik działu. Ten menedżer powinien podać ci także pozostałe założenia imprezy, t.j. jej cel, rodzaj, planowaną liczbę uczestników i preferowany termin.

Odpowiednie zaplanowanie wydatków jest najważniejszym elementem budżetu. Na tym etapie przygotowujesz wstępny plan wydatków. Plan będzie wstępny, bo będzie wymagał weryfikacji aktualnych rynkowych cen usług, a także ewentualnej weryfikacji zakresu usług planowanych do zamówienia, jeśli nie zmieszczą się w zaplanowanej kwocie. Mimo tej „wstępności”, taki kosztorys eventu powinien zawierać kompletną i właściwie zorganizowaną listę wydatków. Trzeba pamiętać, żeby sklasyfikować planowane wydatki na kategorie ABC: A – niezbędne, B – przydatne, C  - niekonieczne. W dalszej części omawiamy wykaz wydatków.

Wstępny kosztorys wymaga weryfikacji. Przede wszystkim należy sprawdzić aktualne ceny zaplanowanych usług. Wystarczy zadzwonić do kilku wykonawców każdej zaplanowanej usługi. Jeśli zatrudniasz agencję eventową, to agencja powinna dać ci takie szacunki. Po takiej weryfikacji cen rynkowych, może okazać się, że zaplanowany zakres usług zdecydowanie nie mieści się w zabudżetowanej kwocie. Czeka więc cię weryfikacja tego zakresu w rozmowie z osobą, która podjęła decyzję o organizacji imprezy, a czasami także z innymi osobami w firmie. Albo zwiększycie budżet albo poszukacie oszczędności w kosztach np. przez ograniczenie zakresu planowanych usług.

Po opisanej wyżej weryfikacji, powstanie ostateczny budżet. Będzie ostateczny w tym sensie, że zabudżetowana kwota zostanie ujęta w budżecie działu marketingu, działu HR czy innego działu firmy. Ponadto, wszelkie dalsze zmiany wydatkowanej kwoty będą odnoszone do tej liczby. Nie będzie ostateczny w tym sensie, że nienaruszalny, bo mogą nastąpić sytuacje, w których trzeba będzie go zmienić. Należy pamiętać, żeby w ostatecznym budżecie zawrzeć rezerwę budżetową (najczęściej 5-10%) na nieprzewidziane wydatki. Taki ostateczny budżet wymaga akceptacji decydenta, czyli osoby, która podjęła decyzję o organizacji imprezy.

Akceptacja decydenta kończy okres planowania budżetu, bo teraz zaczyna się okres jego realizacji, która polega przede wszystkim na zamawianiu usług i negocjacji cen. Z zasady, największym wydatkiem będzie wynajem obiektu i usługi świadczone przez obiekt. Jeśli imprezy firmowe są istotną częścią oferty obiektu, prawdopodobnie będzie on w stanie zapewnić wszystkie usługi, których potrzebujesz. Większość z nich to będą standardowe usługi np. wynajem powierzchni, wyżywienie, nocleg, czy wyposażenie. Pozostałe usługi (np. atrakcje) obiekt może zakontraktować u sprawdzonych podwykonawców i zaoferować klientom. Niektóre obiekty tworzą pakiety usług, które często mają niższą cenę niż suma cen usług wchodzących w skład pakietu. Dobre obiekty zapewniają koordynatora imprezy, za którego klienci oddzielnie nie płacą.

Podczas lub po zamawianiu usług i negocjacjach cen może okazać się, że – mimo wstępnej weryfikacji rynkowych cen – łączny koszt imprezy będzie wyższy niż założony budżet. Jeśli to odchylenie jest niewielkie, rozwiązaniem problemu może być rezerwa budżetowa. Jeśli ona nie wystarcza, należy dokonać modyfikacji budżetu. Najczęściej oznacza to rezygnację z niektórych usług lub ich ograniczenie. Rzadko zdarza się, by uzyskać zgodę na zwiększenie zaakceptowanego wcześniej budżetu.

Po zakończeniu imprezy należy rozliczyć wykonanie budżetu. Trzeba sprawdzić czy poniesione wydatki były zgodne z planem. Pozwala to wykryć czy obiekt lub podwykonawcy nie zafakturowali większych kwot niż uzgodnione. Faktycznie poniesione wydatki są cennym materiałem przy planowaniu kolejnych imprez.

jakub-zerdzicki-heiYgqp0Tsk-unsplash

Jakie wydatki trzeba zabudżetować?

Lista wydatków zależy od rodzaju i scenariusza imprezy, a także od dostępnego budżetu. Najczęściej trzeba zaplanować następujące wydatki:

  • wynajem całości lub części obiektu
  • noclegi
  • wyżywienie i napoje
  • obsługa (kelnerzy, barmani)
  • wyposażenie
  • atrakcje
  • wynagrodzenie agencji eventowej, jeśli jest zatrudniona

Przy imprezach adresowanych do innych uczestników niż pracownicy (np. obecni lub potencjalni klienci, partnerzy biznesowi, media), dodatkowo mogą być potrzebne takie wydatki:

  • scenografia
  • prelegenci, konferansjerzy itp.
  • materiały dla uczestników
  • specjalne usługi techniczne (oświetlenie, nagłośnienie)
  • hostessy
  • ochrona
  • promocja wydarzenia (strona internetowa, media społecznościowe, materiały promocyjne, reklama itp.)
  • prowizja dla agencji sprzedających bilety

Poniżej szerzej omawiamy wydatki związane z organizacją spotkania firmowego dla kadry kierowniczej lub pracowników firmy, mającego na celu wymianę informacji, planowanie biznesu, czy szkolenie z wybranej dziedziny.

depositphotos_222664602-stock-photo-smiling-business-people-talking-meeting

Wynajem obiektu

Jeżeli impreza ma odbyć się poza biurem firmy, trzeba będzie wynająć odpowiednie miejsce, t.j. odpowiadające rodzajowi imprezy, liczbie uczestników, budżetowi itd. Na niektóre spotkania firmowe może wystarczyć sala konferencyjna w hotelu (więc kluczowe jest ustalenie ile kosztuje wynajem sali konferencyjnej), a na inne warto wynająć na wyłączność cały obiekt np. pałac. W tym drugim przypadku bardzo ważne jest ustalenie które części wspólne (kondygnacje, pomieszczenia, teren) zostają wynajęte, a także w jakich godzinach uczestnicy mogą w nich przebywać.

Wiele obiektów oddziela wynajem od pozostałych usług i oferuje cenę za dzień za wszystkich uczestników lub stawkę od osoby. Inne obiekty łączą wynajem z innymi usługami, szczególnie z wyżywieniem.

Noclegi

Łączny koszt noclegów często jest wyższy niż koszt wynajmu miejsca na spotkanie firmowe, dlatego warto na nim oszczędzić. Po pierwsze, jeśli impreza ma odbyć się w miejscu położonym w regionie wakacyjnym (morze, góry, jeziora), warto wybrać termin, który jest w tzw. niskim sezonie, bo wtedy pokoje są tańsze. Po drugie, warto rozważyć, aby w pokoju nocowała więcej niż jedna osoba. Kadra kierownicza będzie oczekiwała pokoi tylko dla jednej osoby, natomiast pracownicy często nie mają nic przeciwko nocowaniu w dwie osoby, szczególnie w małych kameralnych obiektach. Koleżanki z pracy są czasami koleżankami w życiu prywatnym. Warto sprawdzić czy obiekt może rozsunąć łóżka. Taka opcja znacznie obniża koszty imprezy. Po trzecie, jeśli zajęte będą wszystkie pokoje lub ich większość, często obiekty oferują rabat na łącznej cenie noclegów.

Posiłki i napoje

Wyżywienie to kolejny znaczny koszt kilkudniowych spotkań firmowych. Tu także warto skorzystać ze sprawdzonych sposobów na oszczędności finansowe. Pierwszym sposobem jest oferowanie posiłków z bufetu zamiast do stołu. Oszczędza się koszty, eliminując obsługę kelnerską, a także oszczędza czas na wydanie posiłków. Drugą ważną kwestią jest ustalenie menu na wszystkie posiłki przed rozpoczęciem imprezy. Na obiad i kolację wystarczą dwie zupy i dwa drugie dania do wyboru, w tym jedno wegańskie. Dzięki temu kuchnia zamówi u dostawców tylko takie produkty i tylko tyle ile potrzeba, co pozwoli obiektowi zaoferować dobra cenę wyżywienia. Ponadto, ważne jest ustalenie charakteru przerw kawowych (stała dostępność czy o określonej godzinie) i oferty napojów i przekąsek.

Kelnerzy i barmani

Na spotkania firmowe typu szkolenia czy warsztaty rekomendujemy posiłki w formie bufetu, co wyklucza obsługę kelnerską. Jednakże posiedzenia kadry menedżerskiej, zarządu spółki, jej rady nadzorczej, czy też spotkania z kontrahentami czy inwestorami wymagają ekskluzywnych posiłków serwowanych do stołu, najczęściej z karty, a do kolacji także rozlania wina. Do tego niezbędni są kelnerzy. Należy ustalić z obiektem liczbę kelnerów. Przy większej liczbie uczestników imprez firmowych czasami wieczorem potrzebny jest barman. Należy ustalić z obiektem jaki wybór alkoholi będzie serwowany, bo ma to wpływ na cenę.

depositphotos_113885240-stock-photo-barman-is-making-cocktail-at

Wyposażenie

Potrzebne wyposażenie i dodatkowe usługi zależą od rodzaju imprezy. Na szkolenia, warsztaty, posiedzenia kadry kierowniczej i inne firmy spotkań firmowych potrzebny będzie przede wszystkim sprzęt do prezentacji. Obecnie flipchart, whiteboard, projektor i ekran odchodzą do lamusa. Zastępują je monitory interaktywne. Na tego typu spotkaniach często wykorzystuje się także urządzenia do wideokonferencji z osobami, które nie są obecne na miejscu. Warto także sprawdzić czy obiekt dysponuje drukarką, skanerem i kopiarką. Przy niektórych imprezach ważny będzie także system nagłośnienia. Ustal jakiego wyposażenia oczekujesz i czym dysponuje obiekt. Jeśli obiekt oferuje wynajem i usługi w formie pakietu, sprawdź które wyposażenie wchodzi w skład pakietu, a które należy opłacić oddzielnie. Może się zdarzyć, że będziesz potrzebować rzadko spotykane usługi techniczne (np. nagrywanie prezentera i jego prezentacji kamerą). W takich sytuacjach możesz samodzielnie ja zamówić albo zamówi ją obiekt.

Atrakcje

Na spotkaniach firmowych atrakcje z zasady należą do kategorii B lub C wydatków. Gdy budżet się nie dopina, są pierwsza ofiarą cięć kosztowych. Niektóre obiekty oferują atrakcje w cenie pobytu lub za dodatkową opłatą. Dotyczy to w szczególności dużych hoteli i ośrodków wypoczynkowych. Można skorzystać z basenu, spa, bilarda itp. Inne atrakcje wymagają zamówienia w wyspecjalizowanych agencjach. Takie zamówienie możesz złożyć samodzielnie, bądź zrobi to obiekt lub agencja eventowa, o ile ją zatrudniasz. Namawiamy na skorzystanie z pomocy obiektu lub agencji eventowej, bo to oni mają grono sprawdzonych wykonawców. Zamawiając takich wykonawców, należy pamiętać o kosztach obsługi technicznej (nagłośnienie, oświetlenie itp.,), a także o koszcie wyżywienia i czasami noclegu ekipy.

Wynagrodzenie agencji eventowej

Jeśli potrzebujesz pomocy w przygotowaniu budżetu, a potem w ustaleniu szczegółów i ustaleniu ceny usług (wyżywienia, noclegów, wyposażenia) i w kontraktowaniu wykonawców atrakcji, profesjonalny obiekt powinien wystarczyć jako twój partner i doradca. Obiekty mają doświadczonych event managerów, za których pracę nie płacisz oddzielnie, a tylko w cenie wynajmu i usług.

Jeśli jednak korzystasz z usług agencji eventowej, musisz doliczyć wynagrodzenie agencji eventowej. Wyniesie ona od 10 do 20% całego budżetu imprezy. Ustal do czego potrzebujesz agencji. Jeśli wybierzesz obiekt, który – poza wynajmem – świadczy szeroki zakres usług, zastanów się czy potrzebna ci agencja. Jeśli uznasz, że tak, negocjuj wysokość jej wynagrodzenia