Artykuł jest adresowany głównie do osób, które w firmach organizują spotkania i imprezy dla pracowników firmy, szczególnie poza siedzibą firmy.
Organizacja imprezy firmowej to wiele zadań, w tym m.in. znalezienie miejsca, ustalenie menu i wyposażenia. Jedno z tych zadań jest bardzo atrakcyjne. To wybór… atrakcji na te imprezę.
Są takie typy imprez, na których atrakcje są podstawową treścią imprezy. To imprezy integracyjne i wyjazdy motywacyjne. Na drugim biegunie są imprezy, na których w ogóle nie ma atrakcji albo są bardzo ograniczone, np. konferencje prasowe.
Po co atrakcje na imprezie firmowej?
Już sama nazwa zdaje się to wyjaśniać. Atrakcje są po to, aby uatrakcyjnić imprezę. Na czym polega to uatrakcyjnianie? Są cztery podstawowe sposoby:
- zabawa,
- relaks,
- integracja,
- networking.
Zabawa. To najprostszy i najbardziej oczywisty powód dodawania atrakcji do programu imprezy. Ludzie lubią się bawić. Po długim szkoleniu warto zorganizować przynajmniej dyskotekę czy tańce przy żywej muzyce.
Relaks. Niektórzy wolą odpoczynek od zabawy. Zawsze znajda się tacy uczestnicy, którzy wolą pójść do sauny niż potańczyć. Dla innych wypoczynkiem będzie spacer po lesie czy zwiedzanie zabytków.
Integracja. Kierownictwo firmy czy organizator imprezy może mieć inne cele, dobierając atrakcje do programu imprezy. Może im zależeć na integracji zespołu, więc wybiorą na popołudnie gry typu team building.
Networking. Przy organizacji imprez przeznaczonych dla innych uczestników niż pracownicy firmy, na przykład konferencji, często dodaje się na końcu imprezy bankiet, aby umożliwić uczestnikom nawiązywanie kontaktów.
Jak dobrać odpowiednie atrakcje?
Wybierając atrakcje na imprezę, należy kierować się kilkoma kryteriami:
- cel i rodzaj imprezy
- cel atrakcji
- budżet
- liczba uczestników
- wiek uczestników
- miejsce imprezy
- pora roku i dnia
Cel i rodzaj imprezy. Po konferencji adresowanej do ludzi z branży, nie zrobimy dla nich gier team building. I odwrotnie, godzinny bankiet na stojąco w celu nawiązania kontaktów po konferencji to nie jest coś dla pracowników firmy.
Cel atrakcji. Warto wybrać jeden (lub dwa) z wymienionych wyżej celów, który ma być zrealizowany przez wybraną atrakcję. Jeśli celem ma być tylko lub przede wszystkim zabawa, nic nie sprawdzi się tak dobrze jak tańce.
Budżet. Jeśli impreza składa się głównie z atrakcji (np. impreza integracyjna), to ich łączny koszt jest znaczny. Natomiast dyskoteka przy mechanicznej muzyce i drinki w rozsądnej ilości, to koszt, który udźwignie większość firm.
Liczba uczestników. Występ kabaretu lub stand-up może być dobrym pomysłem dla kilkudziesięciu pracowników firmy, ale nie dla kilku menedżerów. Z sauny lub masaży może skorzystać tylko część uczestników, najczęściej kilka osób.
Wiek uczestników. Ten temat pojawia się najczęściej przy organizacji posiedzeń zarządów i rad nadzorczych. Jeśli w tym gronie pojawiają się starsze osoby, odpowiednią atrakcją będzie ekskluzywna kolacja i degustacja win.
Miejsce imprezy. W pierwszej kolejności warto skorzystać z atrakcji, które oferuje sam obiekt: restauracja, dyskoteka, bar, basen, sauna, masaże, bilard, sprzęt rekreacyjny itp. Obiekt może zarekomendować sprawdzonych dostawców innych atrakcji.
Pora roku i dnia. Atrakcje na wolnym powietrzu to raczej w lecie, chyba że obiekt jest w górach. Wieczór, po wyczerpaniu programu imprezy, to dobra pora na drinki i zabawę.
Najlepsze atrakcje po szkoleniach i konferencjach
Ponieważ rynkowa oferta rozmaitych atrakcji jest niewyczerpana, w dalszej części artykułu prezentujemy tylko atrakcje na spotkanie firmowe dla kadry kierowniczej lub pracowników firmy, mające na celu wymianę informacji, planowanie biznesu, czy szkolenie z wybranej dziedziny, a także atrakcje na konferencje dla ludzi z branży.
Miejsce, w którym organizujesz imprezę, z pewnością ma w swojej ofercie wiele dodatkowych atrakcji, które pomogą urozmaicić każdy wieczór. Ma niezbędne pomieszczenia, sprzęt, usługi i doświadczenie. Ma także kontakty na usługodawców, którzy specjalizują się w zapewnianiu różnych atrakcji. Jeśli pracujesz z agencją eventową, to agencja ma takie kontakty albo sama świadczy takie usługi. Jeszcze przed wyborem obiektu na imprezę, dowiedz się o wszystkich możliwościach, jakie oferuje hotel.
Zabawa
Afterparty. Najlepszą atrakcją zapewniającą zabawę jest afterparty, czyli tańce, drinki i przekąski. Najlepiej zorganizować ją w obiekcie, w którym odbywa się impreza. Jeśli jest przeznaczona dla pracowników, może mieć bardziej swobodną atmosferę, bo wszyscy będą nocować w obiekcie. Po konferencjach, w których uczestniczą osoby nie będące pracownikami, afterparty często ma formę bankietu, z muzyką ale bez tańców, z drinkami, ale bez mocnych alkoholi, raczej na stojąco niż siedząco.
Wszystkie wspomniane elementy (sala, muzyka, drinki, przekąski) wymagają organizacji. Przy większych imprezach w grę wchodzi cała oprawa techniczna, wizualna i muzyczna. Można dodać różnorodne atrakcje, takie jak np. pokaz iluzji, pokazy taneczne, czy degustacje whisky oraz cygar. Przy dużych budżetach warto pomyśleć o występach z muzyką na żywo. Zamawia się je z dużym wyprzedzeniem. Twoim obowiązkiem jest powiadomienie uczestników o afterparty z odpowiednim wyprzedzeniem. Goście muszą mieć czas na to, aby przygotować specjalne kreacje.
Występy. Goście mogą bawić się nie tylko tańcząc i gawędząc przy drinkach. Mogą być zabawiani występami artystów czy pokazami. Przy mniejszych budżetach świetnie sprawdzają się pokazy taneczne, pokazy barmańskie, czy występy magików. Przy budżecie średniej wielkości, można pomyśleć o występach artystycznych, np. o stand-upie, wokaliście śpiewającym do własnego akompaniamentu, czy koncercie muzyki klasycznej w niewielkim składzie. Występ artysty z zespołem wymaga już znacznego budżetu.
Relaks
Jedni odpoczywają skacząc ze spadochronem, a inni tylko w spa, najlepiej podczas masażu. Jeśli chcesz, aby jedynym celem albo jednym z celów atrakcji był relaks uczestników, wybierz takie formy, które będą odpowiadały charakterowi grupy i ich upodobaniom.
Aktywności. Większość organizatorów stawia na czas wolny spędzany na wolnym powietrzu. Zimą świetnie sprawdza się kulig, a latem loty balonem, rejsy żaglówką, rozgrywki w kręgielni, gra w golfa. Dla tych, którzy lubią jeszcze więcej ruchu, są spływy kajakowe, paintball, jazda konna, przejazdy samochodami terenowymi, ścianki wspinaczkowe, czy mecze siatkówki plażowej.
Wycieczki. Goście zagraniczni częściej szukają atrakcji, które pozwolą im odkryć miasto lub region, w którym aktualnie spotkanie się odbywa. Może to być klasyczne zwiedzanie najważniejszych atrakcji danego miasta, albo zwiedzanie w bardziej oryginalny sposób, jak np. wynajem zabytkowego tramwaju. Na pewno obiekt współpracuje z firmą, która organizuje takie wycieczki w wybranym języku.
Spa. Jeśli tylko obiekt oferuje takie atrakcje, a szczególnie w cenie pobytu, na pewno część uczestników będzie wolała je zamiast zabawy na parkiecie czy w barze. Jeśli już na etapie planowania imprezy ustalisz, że wielu uczestników będzie zainteresowanych spa, warto ustalić z obiektem jaką ma ofertę i jaka cenę może zaproponować. Jeśli myślisz o masażach lub innych zabiegach, warto zakupić ich ograniczoną liczbę i rozlosować między zainteresowanych.
Integracja
Atrakcje mające na celu integrację zespołu są głównym elementem imprez integracyjnych. Tym niemniej, czasami gry i zabawy integracyjne są atrakcjami na czas po szkoleniach czy warsztatach dla pracowników firmy. Najczęściej są to gry terenowe, które sprzyjają wspólnemu działaniu, wyznaczaniu celów oraz poznawaniu charakterów współpracowników. Do rozważenia są wyjścia do escape roomów, które również uczą współdziałania.
Networking
Organizatorzy konferencji starają się, żeby ich uczestnicy nie tylko korzystali z prelekcji i dyskusji podczas konferencji, ale także mieli okazję do nawiązywania kontaktów i wymiany poglądów. Jeśli konferencje są jednodniowe i bez noclegów, wystarczy koktajl party po konferencji. Jeśli w cenie konferencji jest nocleg, organizatorzy często zapraszają gości na afterparty, o którym piszemy wyżej. W odróżnieniu od afterparty dla pracowników firmy, tu trzeba stworzyć warunki do rozmów: dyskretna muzyka, żadnych występów, stoliki koktajlowe, ale też sporo miejsc siedzących.