Artykuł jest adresowany głównie do osób, które w firmach organizują spotkania i imprezy dla pracowników firmy, szczególnie poza siedzibą firmy.
Zanim zadasz sobie tytułowe pytanie, zadaj dwa ważniejsze:
- Czy mogę zorganizować imprezę samodzielnie?
- Czy wystarczy współpraca z obiektem, w którym odbędzie się impreza?
Jeśli impreza jest mała i nieskomplikowana, poradzisz sobie bez pomocy innych osób czy firm, nawet jeśli nie masz dużego doświadczenia w tym zakresie. Naprawdę! Zawsze możesz skorzystać z artykułów, które publikujemy w naszym poradniku. Jeśli jednak będziesz potrzebować pomocy, w pierwszej kolejności zwróć się do obiektu, w którym chcesz zorganizować imprezę. Dobre obiekty mają kompetentnych menedżerów i dysponują potrzebnym wyposażeniem i zapewnią usługi, których same nie świadczą np. transport czy różne atrakcje. Mają sprawdzonych usługodawców np. didżejów, artystów, organizatorów gier integracyjnych itp. Tylko wtedy, gdy impreza przerasta twoje możliwości i możliwości obiektu, warto rozważyć współpracę z agencją eventową (event agency).
Kiedy warto skorzystać z agencji eventowej?
Już wiadomo kiedy nie warto korzystać z agencji eventowej. A zatem kiedy warto?
Skala imprezy. Skala oznacza nie tylko liczbę uczestników, ale także liczbę podwykonawców, liczbę wydarzeń podczas imprezy, czas trwania, wielkość budżetu itp. Duże imprezy wymagają zaangażowania specjalistów do ich planowania i realizacji. Do tego są agencje eventowe. Duże firmy mają komórki zajmujące się planowaniem imprez, ale i one korzystają z agencji eventowych, którym powierzają realizację.
Waga imprezy. Są imprezy, duże i małe, do których firmy przywiązują wyjątkową wagę. Szczególnie dotyczy to imprez adresowanych do mediów, do branży, do potencjalnych inwestorów i innych ważnych grup odbiorców zewnętrznych. One na pewno muszą się udać, więc zaangażowanie agencji eventowej wydaje się być naturalnym wyborem.
Nietypowość imprezy. Większość firm organizuje szkolenia swoich pracowników czy wyjazdy integracyjne. Osoby odpowiedzialne za ich organizację same sobie z tym radzą, szczególnie gdy robią to po raz kolejny. Ale jubileusz dwudziestopięciolecia istnienia firmy robi się raz na dwadzieścia pięć lat. Konferencję z okazji wejścia na giełdę robi się raz. Do takich nietypowych imprez warto wynająć agencję.
Twój czas. Jeśli planowana przez ciebie impreza nie spełnia podanych wyżej warunków (czyli jest mała, nie kluczowa, typowa), możesz zorganizować ją samodzielnie, o ile… masz czas. Jeżeli zajmujesz się w firmie tylko organizacją imprez, ale masz ich do zrobienia kilka w tym samym czasie, to pewnie potrzebujesz agencji. Jeśli organizacja imprez to tylko dodatek do twoich innych obowiązków i nie będziesz mieć czasu na organizację tej imprezy, to firma organizująca imprezy może być konieczna.
Co robi agencja eventowa?
Skoro czasami warto skorzystać z agencji eventowej, to należy rozumieć co ona robi i czego nie robi. Agencja eventowa to wyspecjalizowana firma, która zajmuje się organizacją różnych wydarzeń (eventów). Najczęściej są to imprezy organizowane dla firm, ale klientami agencji mogą być inne organizacje, instytucje publiczne, a nawet osoby prywatne. Agencje mogą zapewniać kompleksową organizację całej imprezy lub tylko jej części. Mogą realizować imprezę własnymi zasobami lub z pomocą podwykonawców.
Do zadań agencji eventowej należą:
- planowanie, w tym przygotowanie m.in.:
- planu imprezy (w oparciu o brief klienta)
- kosztorysu
- projektów graficznych
- strategii marketingu i komunikacji
- planu działań na etapie organizacji
- realizacja: zapewnienie
- miejsca imprezy, w tym noclegów i wyżywienia
- niezbędnego sprzętu i wyposażenia
- niezbędnych usług
- transportu
- działania po imprezie, w tym m.in.:
- rozliczenie finansowe
- przekazanie dokumentacja filmowej i fotograficznej
- komunikacja do uczestników
Agencja przygotowuje plan imprezy, który obejmuje m.in. plan działań na etapie przygotowania imprezy, a także harmonogram samej imprezy. Punktem wyjścia do tego planu jest brief przygotowany przez klienta i wszystkie uzgodnienia zawarte w umowie i uszczegółowione w korespondencji z klientem. A zatem tym, czego agencja nie robi, jest opracowanie założeń imprezy. To klient musi określić cele imprezy, jej rodzaj, liczbę uczestników, maksymalny budżet, planowany termin i czas trwania, charakter miejsca na imprezę i inne podstawowe elementy.
Przez „zapewnienie” należy rozumieć udostępnienie swojego sprzętu, wyposażenia i ludzi, jak i zakontraktowanie obiektu, sprzętu, wyposażenia i usług od podwykonawców, w zakresie uzgodnionym w umowie. Warto podkreślić, że znaczna część klientów nie korzysta z pośrednictwa agencji eventowej ani w wyszukaniu obiektu ani w zamówieniu usług obiektu, w tym noclegów i wyżywienia. Wspomniane wyżej „usługi” obejmują m.in. dekoratorów, fotografów, wideografów, konferansjerów, didżejów, animatorów, artystów, techników oświetlenia i nagłośnienia, drukarnie, agencje ochrony itd.
Dlaczego warto skorzystać z agencji eventowej?
Jak piszemy wyżej, czasami trzeba skorzystać z agencji eventowej. Mimo, że trzeba, to należy spytać dlaczego warto. Jakie korzyści zapewnia współpraca z agencją eventową?
Kompetencje. Dobre agencje eventowe mają kompetentne kierownictwo i pracowników. Ich kompetencje wynikają z doświadczenia. Na etapie planowania imprezy potrafią właściwie odczytać oczekiwania klienta albo nawet pomóc mu je zdefiniować. Odgadują także oczekiwania uczestników wydarzenia. Do tych oczekiwań i do pozostałych założeń przedstawionych w briefie, dostosowują wszystkie składniki realizacji, w tym miejsce imprezy, sprzęt, wyposażenie i usługi. Dobre agencje potrafią sprawnie zrealizować imprezy, koordynując licznych podwykonawców i radząc sobie w sytuacjach nadzwyczajnych, które przy dużych imprezach firmowych są czymś zwyczajnym. Warto podkreślić, że dobre agencje muszą być kompetentne od poziomu strategicznego planowania imprezy do poziomu fachowego montażu podestów scenicznych, od dyrektora do montera. Po pierwszej imprezie zleconej agencji będziesz wiedzieć czy jest kompetentna w takim sensie.
Kreatywność. Na niektórych imprezach, szczególnie adresowanych do odbiorców zewnętrznych, liczy się kreatywność w projektowaniu imprezy. Kreatywne może być miejsce, dekoracje, materiały marketingowe, program imprezy, atrakcje dla uczestników itd. Przy imprezach wymagających takiej kreatywności, warto postawić na agencję eventową. To, czy jest kreatywna, zauważysz już, gdy przygotują ofertę przed podpisaniem umowy, a na pewno na etapie przygotowania przez nich planu imprezy.
Kompleksowość. Jeśli chcesz poprzestać na przygotowaniu założeń imprezy (brief), a potem wybrać agencję i nadzorować jej pracę, to docenisz kompleksowość działania agencji. Poprowadzi prace nad imprezą od planowania, przez wybór i zakontraktowanie podwykonawców, realizację imprezy do jej rozliczenia. Jeśli chcesz, możesz pozostawić agencji także wybór miejsca na imprezę.
Kontakty. Jeżeli twoja impreza wymaga licznych podwykonawców, powierzenie organizacji imprezy agencji eventowej daje dużą szansę, że ich robota zostanie dobrze wykonana. Dobra agencja nie zaproponuje ci wykonawców, których kiedyś zatrudniła i ją zawiedli. Weźmie tylko sprawdzonych ludzi i firmy. W tym sensie kontakty, którymi dysponują firmy eventowe, są bezcenne. Oczywiście, w sensie finansowym, mają swoją cenę.
Oszczędność. Na stronach internetowych wielu agencji eventowych można poczytać jak to agencje pozwalają klientom oszczędzać na kosztach imprezy. Piszą, że wykonują robotę, którą w przeciwnym razie musisz ty wykonać. To demagogiczny argument, bo nie podejmiesz się samodzielnej organizacji takiej imprezy, która wymaga zatrudnienia agencji. Zorganizujesz samodzielnie tylko takie imprezy, do których agencja nie jest potrzebna. Podają także, że dostają lepsze ceny u podwykonawców, bo dają im więcej zleceń. To prawda, ale część agencji stosuje narzuty na ceny podwykonawców i w efekcie zapłacisz więcej. Dobre agencje nie muszą czarować potencjalnych klientów takimi rzekomymi oszczędnościami, bo dodają inne wartości, o których piszemy wyżej. Agencje pobierają wynagrodzenie za organizację imprezy, więc lepiej nie mówić o oszczędnościach, gdy zlecasz tę robotę agencji.
Brak stresu. Niektóre agencje eventowe podkreślają, że zlecając im organizację imprezy, możesz zminimalizować stres związany z przygotowaniami i skoncentrować się na cieszeniu się samym wydarzeniem. To może być prawdą, jeśli zlecasz tej samej agencji kolejną imprezę. Jeśli dajesz im pierwszą imprezę do zrobienia, to denerwujesz się podwójnie, bo nie wiesz czy agencja sobie poradzi i czy poradzą sobie jej podwykonawcy.
Jak wybrać agencję eventową?
Nie wybieraj agencji, jeśli jej nie potrzebujesz. Piszemy o tym na początku artykułu. Jeżeli jednak jest ci potrzebna, wybieraj porządnie. Ponieważ to twoja firma będzie płacić, a agencja będzie zarabiać, może ci się wydawać, że to ty wybierasz agencję. Pamiętaj, że także agencja wybiera ciebie i twoją firmę. Dobra agencja nie złoży ci oferty albo nie podpisze umowy, jeśli nie wykażesz się profesjonalizmem przy nawiązywaniu relacji z agencją.
Szukanie kandydatów
Rekomendacje. Nigdy nie decyduj się na jedną agencję, która nie pracowała dla twojej firmy, nawet jeśli ktoś ci ją zarekomendował. Postaraj się zdobyć rekomendacje przynajmniej trzech agencji i tylko od osób, które darzysz zaufaniem. To, że jakaś agencja sprawdziła się przy jakiejś imprezie w innej firmie, nie gwarantuje, że sprawdzi się przy twojej imprezie w twojej firmie. Dlatego potrzebny jest ten minimalny wybór trzech agencji z rekomendacji.
Opinie. Niektóre agencje umieszczają opinie klientów na swoich stronach internetowych. Oczywiście, zawsze są to pozytywne opinie. W internecie możesz znaleźć rankingi najlepszych dużych agenci eventowych. Rozpytując znajomych w innych firmach możesz uzyskać nie tylko pozytywne rekomendacje, ale i negatywne opinie. Warto wziąć je pod uwagę, ale zawsze z rezerwą, bo nie wiadomo po której stronie leżała przyczyna niezadowolenia. Czasami można znaleźć opinie w mediach społecznościowych lub na forach dyskusyjnych, ale należy do nich podchodzić z jeszcze większym dystansem.
Google. Gdy nie jesteś w stanie zgromadzić rekomendacji minimum trzech agencji, skorzystaj z Google. Jeśli solidnie przeprowadzisz poszukiwania, efekt może być lepszy niż budowa krótkiej listy w oparciu o rekomendacje znajomych. W pierwszej kolejności odwiedź strony agencji, które pojawią ci się w wynikach wyszukiwania (radzimy szukać agencji zlokalizowanych w twoim mieście lub bliskich okolicach). Zwróć uwagę na następujące rzeczy: 1. ofertę, czyli rodzaje imprez, które agencja realizuje, 2. portfolio zrealizowanych wydarzeń, 3. listę organizacji branżowych, do których należy agencja, 4. ogólną estetykę i profesjonalizm strony internetowej.
Zapytania ofertowe
Jeśli uda ci się zyskać rekomendacje przynajmniej trzech agencji, twoja krótka lista będzie składała się z trzech pozycji. Jeśli jednak korzystasz z Google, naszym zdaniem powinna zawierać minimum pięć pozycji. Ta większa liczba wynika z tego, że część agencji nie odpowie na twoje zapytanie albo odpowie negatywnie, bądź jakość ich odpowiedzi i oferty będzie tak niska, że odrzucisz je od razu.
Otrzymawszy zapytanie ofertowe, niektóre agencje – zanim wyślą ci ofertę – spytają cię do ilu agencji zostało wysłane zapytanie. Zakładają, że jeśli zostało wysłane do wielu agencji, to szansa, że właśnie ich wybierzesz, jest niewielka. Nigdy nie odpowiadaj na takie pytanie. W zamian dyplomatycznie podkreśl, że zależy ci na otrzymaniu oferty od tej agencji.
Zapytanie ofertowe składa się z mejla i załączonego do niego briefu. Mejl zawiera prośbę o przesłanie oferty, a brief opisuje założenia planowanej imprezy. Poniżej piszemy co powinien zawierać brief dla agencji eventowej. W mejlu należy poprosić o przesłanie informacji i materiałów, które pomogą ci dokonać selekcji, o ile nie są podane na stronie internetowej agencji:
- portfolio zrealizowanych wydarzeń,
- pisemne referencje klientów lub listę kilku osób, które możesz poprosić o ustne referencje,
- lista organizacji branżowych, do których należy agencja (np. Meeting Professionals International, Stowarzyszenie Branży Eventowej, Klub Agencji Eventowych, Stowarzyszenie Organizatorów Incentive Travel, Stowarzyszenie Konferencje i Kongresy w Polsce),
- wpis do rejestru organizatorów turystyki prowadzonego przez urząd marszałkowski (to nie jest wymóg, ale przydatna wskazówka, że firma ma odpowiedniej wielkości zabezpieczenia bankowe).
Przed otrzymaniem ofert
Celem zapytania ofertowego jest otrzymanie oferty. Jednakże czasami agencje skontaktują się z tobą zanim wyślą ofertę lub jej nie wyślą. Profesjonalna agencja napisze lub zadzwoni i podziękuje za wysłanie zapytania. Jeśli jest zainteresowana, to potwierdzi to. Jeśli uzna to za potrzebne, dopyta o informacje zawarte lub niezawarte w briefie. Taka telefoniczna rozmowa pozwoli obydwu stronom na wstępne rozpoznanie potencjalnego partnera. Być może już podczas takiej pierwszej rozmowy pojawi się pomiędzy wami tak zwana chemia. Są i takie agencje, które już na tym etapie chcą się spotkać, aby ocenić, czy w ogóle będą chciały poświęcić czas na przygotowanie oferty.
Po otrzymaniu ofert
Gdy otrzymasz przynajmniej trzy oferty, to właśnie oferty będą podstawą do wyboru agencji. Najistotniejszym ich elementem będzie cena. Z ostrożnością należy podchodzić do ofert znacznie tańszych od pozostałych. Niska cena to najczęściej niska jakość usług, brak doświadczenia, czy marne opinie na rynku.
Dobre agencje przygotowują kompleksowe oferty. Zawierają opis wybranego miejsca (bądź propozycje kilku) i wszystkich proponowanych elementów wydarzenia,
wizualizacje najważniejszych elementów scenografii i materiałów reklamowych, a także kosztorys i wstępny harmonogram działań. Poza kompleksowością oferty, liczy się jej kreatywność. Powinno być w niej coś, co cię zachwyci: jakiś pomysł, grafika, czy wykonawca. Taka kompleksowa i kreatywna oferta służy temu, żeby klient wybrał agencję. Ostateczny kształt imprezy ustala się z wybraną agencją, z którą podpiszesz umowę.
Choć oferta jest decydującym kryterium wyboru agencji, to należy wziąć pod uwagę wszystkie informacje i opinie zgromadzone przed otrzymaniem oferty, a także wrażenie, które agencja zrobiła na tobie podczas rozmów i korespondencji w okresie pomiędzy otrzymaniem twojego zapytania a przesłaniem oferty.
Jak stworzyć brief dla agencji eventowej?
Brief eventowy to dokument, który krótko opisuje założenia zlecanego eventu. Ty będziesz oceniać agencje po ich ofertach, a one ciebie po twoim briefie. Musisz przygotować go profesjonalnie. Profesjonalny brief jest kompletny i syntetyczny.
Oto informacje, które musi zawierać:
- opis firmy – co firma robi, w jakiej branży działa, na jakim rynku
- czas i miejsce eventu – jeśli nie masz konkretnego terminu i miejsca, opisz swoje preferencje
- grupa docelowa – czy uczestnikami będą pracownicy lub menedżerowie firmy czy inne osoby (obecni lub potencjalni klienci, kontrahenci, osoby z branży, media, czy publiczność); jaką liczbę uczestników planujesz
- cele imprezy – przykładowo dla imprez dla pracowników: budowanie zespołu, motywacja do pracy dla firmy, wzmocnienie związku z firmą; dla innych grup: prezentacja nowych produktów lub usług
- budżet – jeśli nie wiesz ile planowana impreza powinna kosztować, napisz to albo podaj szacunkową wielkość budżetu, zaznaczając, że potwierdzisz wielkość budżetu w późniejszym terminie; jeśli nie podajesz budżetu, musisz bardziej szczegółowo opisać jakiego zakresu usług oczekujesz
- oczekiwania – tu możesz opisać czego chcesz i czego nie chcesz na imprezie (konkretnych podwykonawców, atrakcji, lokalizacji itp.); nie przesadzaj z tymi oczekiwaniami, bo zabijesz kreatywność agencji
- załączniki – jeśli oczekujesz, żeby agencja złożyła dokumenty, o których piszemy wyżej lub inne, podaj ich listę
- termin składania ofert – czas na przygotowanie ofert powinien zależeć od tego, jak złożona jest impreza; przy prostych imprezach – 1-3 tygodnie, przy skomplikowanych 4-8 tygodni
- kontakt – podaj swoje dane kontaktowe i zachęć do kontaktu przed złożeniem oferty, jeśli agencja będzie miała pytania
Ile kosztują usługi agencji eventowej?
Ze wszystkich pytań zawartych w tym artykule, na to pytanie najtrudniej odpowiedzieć. Przekonasz się o tym, gdy otrzymasz oferty agencji. Oczywiście, agencje podadzą ci cenę w ofercie, ale nie wszystkie pokażą w ofercie jak ją wyliczyły. Niektóre agencje napiszą ile muszą zapłacić każdemu podwykonawcy i podadzą tzw. marżę agencji. Zwracamy uwagę, że agencje eventowe rozumieją marżę inaczej niż ona jest definiowana w rachunkowości. Marżą nazywają zysk osiągany na imprezie i podają ją często jako procent ceny. Odpowiadając na tytułowe pytanie, można przyjąć, że usługi agencji kosztują tyle ile wynosi ich „marża”, a ta z zasady waha się pomiędzy 10% a 20% ceny.
Koszty podwykonawców zależą od imprezy. Jeśli w ofertach dotyczących konkretnej imprezy otrzymasz informacje o tych kosztach, to oczywiście możesz je porównać i ocenić która agencja oferuje tańszych podwykonawców. Jeśli w ofertach otrzymasz informację o oczekiwanej przez agencje „marży”, możesz wybrać agencję, która oferuje najniższa „marżę”. Jednakże w sytuacji, gdy planujesz wydać zaplanowany budżet i ani grosza mniej lub więcej, cena agencji nie ma znaczenia, a liczy się jedynie jakość oferty i komunikacji z agencją.