Lohnt es sich, eine Eventagentur zu beauftragen?

Der Artikel richtet sich hauptsächlich an Personen, die Meetings und Veranstaltungen für Firmenmitarbeiter organisieren, insbesondere außerhalb des Firmensitzes.

Bevor Sie sich die Titelfrage stellen, fragen Sie sich die folgenden wichtigen Dinge:

  1. Kann ich die Veranstaltung selbst organisieren?
  2. Reicht es aus, mit der Einrichtung zusammenzuarbeiten, in der die Veranstaltung stattfinden wird?

Wenn es sich um eine kleine und unkomplizierte Veranstaltung handelt, können Sie auch ohne die Hilfe anderer Personen oder Unternehmen auskommen, auch wenn Sie nicht viel Erfahrung in diesem Bereich haben. Wirklich! Sie können jederzeit die Artikel zur Hand nehmen, die wir in unserem Leitfaden veröffentlichen. Sollten Sie dennoch Hilfe benötigen, wenden Sie sich zunächst an die Einrichtung, in der Sie die Veranstaltung organisieren möchten. Gute Veranstaltungsorte haben kompetente Manager, verfügen über die notwendige Ausrüstung und sie können Dienstleistungen arrangieren, die sie selbst nicht anbieten, wie z. B. Transport oder verschiedene Aktivitäten. Sie haben Kontakte zu bewährten Dienstleistern, z. B. DJs, Künstler, Veranstalter von Teambuilding-Spielen etc. Erst wenn die Veranstaltung Ihre und die Möglichkeiten des Veranstaltungsortes übersteigt, lohnt es sich, über die Beauftragung einer Eventagentur nachzudenken.

Wann lohnt es sich, eine Eventagentur zu beauftragen?

Wir wissen jetzt, in welchen Situationen Sie die Beauftragung einer Eventagentur in Betracht ziehen sollten. Wann ist dieser Schritt also sinnvoll?

Umfang der Veranstaltung: Unter Umfang verstehen wir nicht nur die Anzahl der Teilnehmer, sondern auch die Anzahl der Drittanbieter, die Anzahl der Aktivitäten während der Veranstaltung, die Dauer, die Höhe des Budgets usw. Große Veranstaltungen erfordern die Einbeziehung von Spezialisten in ihre Planung und Durchführung. Dafür gibt es Eventagenturen. Große Unternehmen verfügen häufig über Abteilungen, die sich mit der Planung von Events befassen, nutzen aber auch Eventagenturen, denen sie die Umsetzung anvertrauen.

Bedeutung der Veranstaltung: Es gibt große und kleine Veranstaltungen, auf die Unternehmen besonderen Wert legen. Dies gilt insbesondere für Veranstaltungen, die sich an die Medien, die Industrie, potenzielle Investoren und andere wichtige externe Zielgruppen richten. Solche Veranstaltungen müssen auf jeden Fall ein Erfolg sein, sodass sich hierfür die Beauftragung einer Eventagentur geradezu anbietet.

Außergewöhnliche Veranstaltung: Die meisten Unternehmen organisieren Schulungen für ihre Mitarbeiter oder Teambuilding-Reisen. Die für die Organisation verantwortlichen Personen kümmern sich selbst darum, insbesondere wenn sie es schon zum x-ten Mal tun. Aber das 25-jährige Firmenjubiläum wird nur alle 25 Jahre gefeiert. Die Konferenz anlässlich des Börsengangs findet nur einmal statt. Für solche ausgefallenen Events lohnt es sich, eine Agentur zu beauftragen.

Ihre Zeit: Wenn die von Ihnen geplante Veranstaltung die oben genannten Bedingungen nicht erfüllt (d. h. sie ist klein, nicht übermäßig wichtig und gewöhnlich), können Sie sie selbst organisieren, vorausgesetzt ... Sie haben Zeit dafür. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen ausschließlich mit der Organisation von Events betraut sind, aber mehrere gleichzeitig organisieren müssen, benötigen Sie wahrscheinlich die Hilfe einer Agentur. Wenn die Organisation von Veranstaltungen nur eine Ergänzung zu Ihren sonstigen Aufgaben ist und Sie keine Zeit haben, diese Veranstaltung zu organisieren, kann ebenfalls eine Eventagentur erforderlich sein.

Was macht eine Eventagentur?

Da es manchmal tatsächlich sinnvoll ist, eine Eventagentur zu beauftragen, müssen Sie verstehen, was in deren Aufgabenbereich fällt und was nicht. Eine Eventagentur ist ein spezialisiertes Unternehmen, das Veranstaltungen verschiedenster Art organisiert. In den meisten Fällen handelt es sich dabei um Veranstaltungen, die für Unternehmen organisiert werden, aber auch andere Organisationen, öffentliche Einrichtungen und sogar Privatpersonen können zu den Kunden der Agentur gehören. Agenturen können die Organisation der gesamten Veranstaltung oder nur eines Teils davon übernehmen. Sie können die Veranstaltung mit ihren eigenen Ressourcen oder mit Hilfe von Drittanbietern umsetzen.

Zu den Aufgaben einer Eventagentur gehören:

  • Die Planung, einschließlich der Vorbereitung, unter anderem von:
    • Veranstaltungsplan (basierend auf dem Briefing des Kunden),
    • Kostenvoranschlag,
    • grafischer Entwurf,
    • Marketing- und Kommunikationsstrategie,
    • Aktionsplan für die Organisationsphase.
  • Umsetzung, d. h. die Bereitstellung von:
    • Veranstaltungsort, inklusive Unterkunft und Verpflegung,
    • notwendiger Ausrüstung und Materialien,
    • notwendiger Dienstleistungen,
  • Aktivitäten nach der Veranstaltung, einschließlich:
    • finanzieller Abrechnung,
    • Bereitstellung von Film- und Fotomaterialien,
    • Kommunikation mit den Teilnehmern.

Die Agentur erstellt einen Veranstaltungsplan, der unter anderem einen Aktionsplan für die Vorbereitungsphase der Veranstaltung sowie einen Zeitplan der Veranstaltung selbst umfasst. Der Ausgangspunkt für diesen Plan ist das vom Kunden erstellte Briefing sowie alle im Vertrag enthaltenen und in der Korrespondenz mit dem Kunden detaillierten Vereinbarungen. Was die Agentur also nicht tut, ist die Erstellung des Veranstaltungsbriefings. Der Kunde muss die Ziele der Veranstaltung, ihre Art, die Anzahl der Teilnehmer, das maximale Budget, das geplante Datum und die geplante Dauer, die Art des Veranstaltungsraums und andere grundlegende Elemente festlegen.

„Bereitstellen“ bedeutet die Bereitstellung eigener Ausrüstung, Einrichtungen und Personal sowie die Buchung von Veranstaltungsort, Ausstattung, Einrichtungen und Dienstleistungen von Drittanbietern in dem im Vertrag vereinbarten Umfang. Zu diesen „Dienstleistungen“ gehören unter anderem: Dekorateure, Fotografen, Videofilmer, Moderatoren, DJs, Animatoren, Künstler, Licht- und Tontechniker, Druckereien, Sicherheitspersonal usw.

Hervorzuheben ist, dass viele Kunden die Eventagentur nicht für die Suche nach einem Veranstaltungsort oder die Buchung von vom Veranstaltungsort direkt erbrachten Leistungen, wie Unterkunft und Verpflegung, in Anspruch nimmt.

Warum sollte man eine Eventagentur beauftragen?

Wie wir oben geschrieben haben, ist es manchmal einfach notwendig, eine Eventagentur zu beauftragen. Und auch wenn es unumgänglich ist, sollten Sie sich fragen, warum es sinnvoll ist. Welche Vorteile bietet die Zusammenarbeit mit einer Eventagentur?

Kompetenz: Gute Eventagenturen verfügen über ein kompetentes Management und kompetente Mitarbeiter. Ihre Kompetenz resultiert aus Erfahrung. Sie ist ein der Lage, bereits in der Planungsphase der Veranstaltung die Erwartungen des Kunden richtig zu lesen oder ihm sogar dabei zu helfen, diese präziser zu definieren. Sie hat auch eine Vorstellung von den Erwartungen der Veranstaltungsteilnehmer. Sie stimmt alle Umsetzungskomponenten auf diese Erwartungen und andere im Briefing dargelegte Punkte ab, einschließlich des Veranstaltungsortes, der Ausstattung, der Einrichtungen und der Dienstleistungen. Gute Agenturen sind in der Lage, Veranstaltungen effizient zu organisieren, zahlreiche Drittanbieter zu koordinieren und mit unerwartet auftretenden Situationen umzugehen, die bei großen Firmenveranstaltungen nicht selten vorkommen. Gute Agenturen müssen von der strategischen Veranstaltungsplanung bis zum professionellen Bühnenbau, vom Regisseur bis zum Monteur, kompetent sein. Nach der ersten der Agentur anvertrauten Veranstaltung wissen Sie, ob dies zutrifft.

Kreativität: Bei manchen Veranstaltungen, insbesondere solchen, die sich an externe Zielgruppen richten, ist eine kreative Veranstaltungsgestaltung sehr wichtig. Der Ort, die Dekoration, die Marketingmaterialien, das Veranstaltungsprogramm, die Aktivitäten für die Teilnehmer usw. können originell und einfallsreich sein. Wenn Veranstaltungen eine solche Kreativität erfordern, lohnt es sich, eine Eventagentur zu wählen. Ob diese kreativ ist, merken Sie schon vor der Vertragsunterzeichnung bei der Angebotserstellung und vor allem bei der Ausarbeitung des Veranstaltungsplans.

Komplexität: Wenn Sie sich auf die Ausarbeitung der Voraussetzungen für die Veranstaltung (Briefing) beschränken möchten und anschließend eine Agentur auswählen und deren Arbeit beaufsichtigen möchten, werden Sie den umfassenden Ansatz der Agentur zu schätzen wissen. Sie übernimmt die Leitung für die komplette Arbeit an der Veranstaltung, von der Planung über die Auswahl und Beauftragung von Drittanbietern, die Durchführung der Veranstaltung bis hin zur Abrechnung. Wenn Sie möchten, können Sie der Agentur auch die Wahl des Ortes für die Veranstaltung überlassen.

Kontakte: Wenn für Ihre Veranstaltung zahlreiche Drittanbieter erforderlich sind, haben Sie mit einer Eventagentur gute Chancen, dass deren Arbeit gut erledigt wird. Eine gute Agentur wird Ihnen keine Auftragnehmer anbieten, mit denen sie schon einmal schlechte Erfahrungen gemacht hat. Sie wird Ihnen nur bewährte Personen und Unternehmen anbieten. In diesem Sinne sind die Kontakte, über die Eventagenturen verfügen, von unschätzbarem Wert. Aber finanziell gesehen hat das natürlich seinen Preis.

Kostenersparnis: Auf den Websites vieler Eventagenturen kann man lesen, wie die Agenturen es ihren Kunden ermöglichen, bei Veranstaltungen Kosten zu sparen. Zum Beispiel, dass sie die Arbeit erledigen, die sonst Sie machen müssten. Dies ist ein demagogisches Argument, denn eine Veranstaltung, die die Beauftragung einer Agentur erfordert, werden Sie sicherlich nicht selbst organisieren. Das wäre nur für Veranstaltungen möglich, für die ohnehin keine Agentur notwendig ist. Auf den Websites liest man auch, dass die Agenturen von Drittanbietern bessere Preise bekommen, weil sie ihnen mehr Aufträge geben. Das stimmt zwar, aber einige Agenturen erheben Aufschläge auf die Preise der Drittanbieter, sodass Sie letztendlich mehr bezahlen müssen. Gute Agenturen haben es nicht nötig, potenzielle Kunden mit solchen vermeintlichen Einsparungen zu ködern, denn, wie wir oben schon beschrieben haben, sie bringen andere Mehrwerte mit. Agenturen verlangen eine Gebühr für die Organisation einer Veranstaltung. Daher ist es besser, nicht von Ersparnissen zu sprechen, wenn Sie diese Aufgabe an eine Agentur vergeben.

Kein Stress: Manche Eventagenturen betonen, dass man durch die Beauftragung mit der Organisation der Veranstaltung den mit der Vorbereitung verbundenen Stress minimieren und sich auf den Spaß am Event selbst konzentrieren kann. Das kann so sein, wenn Sie eine weitere Veranstaltung an dieselbe Agentur vergeben. Wenn Sie eine Agentur zum ersten Mal mit der Veranstaltung beauftragen, sind Sie gleich doppelt nervös, weil Sie nicht wissen, ob die Agentur und ihre Drittanbieter die Aufgabe zu Ihrer Zufriedenheit erfüllen.

Wie wählt man eine Eventagentur aus?

Entscheiden Sie sich nicht für eine Agentur, wenn Sie diese nicht benötigen. Darüber haben wir am Anfang des Artikels schon geschrieben. Sollten Sie jedoch eine Agentur brauchen, wählen Sie diese mit Bedacht aus. Da Ihr Unternehmen zahlt und die Agentur an Ihnen verdient, haben Sie möglicherweise das Gefühl, dass Sie derjenige sind, der die Agentur auswählt. Vergessen Sie aber nicht, dass die Agentur auch Sie und Ihr Unternehmen auswählt. Eine gute Agentur wird Ihnen kein Angebot unterbreiten oder mit Ihnen einen Vertrag unterzeichnen, wenn Sie beim Aufbau einer Beziehung mit der Agentur keine Professionalität erkennen lassen.

Die Suche nach Kandidaten

Empfehlungen: Entscheiden Sie sich niemals für eine Agentur, die noch nicht für Ihr Unternehmen gearbeitet hat, auch wenn sie Ihnen empfohlen wurde. Versuchen Sie, Empfehlungen für mindestens drei Agenturen einzuholen, und nur von Personen, denen Sie vertrauen. Die Tatsache, dass eine Agentur für eine Veranstaltung in einem anderen Unternehmen gut gearbeitet hat, garantiert nicht, dass sie auch für Ihre Veranstaltung in Ihrem Unternehmen eine gute Wahl ist. Deshalb ist diese auf Empfehlungen basierende Mindestauswahl von drei Agenturen notwendig.

Bewertungen: Manche Agenturen veröffentlichen Kundenbewertungen auf ihren Websites. Natürlich handelt es sich dabei immer um positive Meinungen. Ranglisten für die besten Agenturen für Großveranstaltungen finden Sie im Internet. Wenn Sie Freunde in anderen Unternehmen fragen, können Sie nicht nur positive Empfehlungen, sondern auch negative Meinungen erhalten. Es lohnt sich, sie zu berücksichtigen, aber immer mit Bedacht, denn Sie wissen nicht, auf welcher Seite der Grund für die Unzufriedenheit lag. Manchmal findet man Bewertungen in den sozialen Medien oder in Diskussionsforen, allerdings sollte man diese mit noch größerer Vorsicht genießen.

Google: Sollten Sie keine Empfehlungen für mindestens drei Agenturen einholen können, nutzen Sie Google. Eine gründlich durchgeführte Suche liefert möglicherweise bessere Resultate, als wenn Sie eine kurze Liste auf der Grundlage der Empfehlungen von Freunden erstellen. Besuchen Sie zunächst die Websites der Agenturen, die in Ihren Suchergebnissen angezeigt werden (wir empfehlen Ihnen, nach Agenturen in Ihrer Stadt oder in der Nähe zu suchen). Achten Sie auf folgende Dinge: 1. Das Angebot, also die Arten von Veranstaltungen, die die Agentur organisiert, 2. das Portfolio abgeschlossener Veranstaltungen, 3. die Liste der Branchenverbänden, denen die Agentur angehört, 4. die allgemeine Ästhetik und Professionalität der Website.

Die Angebotsanfrage

Wenn es Ihnen gelingt, Empfehlungen für mindestens drei Agenturen einzuholen, besteht Ihre Shortlist aus drei Punkten. Wenn Sie jedoch Google verwenden, sollte sie unserer Meinung nach mindestens fünf Punkte enthalten. Diese höhere Zahl ist deswegen empfehlenswert, weil einige Agenturen Ihre Anfrage gar nicht oder negativ beantworten oder die Qualität der Rückmeldung und des Angebots so schlecht ist, dass Sie diese direkt ablehnen werden. Manche Agenturen erkundigen sich bei Erhalt Ihrer Anfrage danach, an wie viele Agenturen Sie die Anfrage gesendet haben, bevor sie Ihnen ein Angebot zusendet. Sie gehen davon aus, dass die Wahrscheinlichkeit gering ist, dass Sie sich für sie entscheiden, wenn die Anfrage an viele Agenturen geschickt wurde. Beantworten Sie eine solche Frage niemals. Betonen Sie im Gegenzug diplomatisch, dass Sie sich auf das Angebot der Agentur freuen.

Die Angebotsanfrage besteht aus einer E-Mail und einem beigefügten Briefing. Die E-Mail enthält eine Aufforderung zur Zusendung eines Angebots und das Briefing beschreibt die Voraussetzungen der geplanten Veranstaltung. Was ein Briefing für eine Eventagentur enthalten sollte, beschreiben wir weiter unten. Bitte fordern Sie in der E-Mail folgende Informationen und Materialien an, die Ihnen bei Ihrer Auswahl helfen sollen, sofern diese nicht auf der Website der Agentur bereitgestellt werden:

  1. Portfolio abgeschlossener Veranstaltungen,
  2. schriftliche Kundenreferenzen oder eine Liste mehrerer Personen, die Sie um mündliche Referenzen bitten können,
  3. Liste der Branchenverbände, denen die Agentur angehört.

Vor dem Erhalt eines Angebots

Der Zweck einer Anfrage ist die Einholung eines Angebots. Manchmal nehmen Agenturen jedoch Kontakt zu Ihnen auf, bevor sie Ihnen ein Angebot zusenden oder nicht. Eine professionelle Agentur wird Ihnen schreiben oder Sie anrufen und sich für die Zusendung Ihrer Anfrage bedanken. Wenn sie interessiert ist, wird sie dies bestätigen. Falls sie es für notwendig hält, wird sie nach Informationen fragen, die im Auftrag enthalten sind oder nicht. Ein solches Telefongespräch ermöglicht es beiden Parteien zunächst, einen ersten Eindruck von einem potenziellen Partner zu gewinnen. Vielleicht stellt sich bereits bei diesem ersten Gespräch heraus, dass die sogenannte Chemie zwischen Ihnen einfach stimmt. Es gibt auch Agenturen, die sich bereits zu diesem Zeitpunkt mit Ihnen treffen möchten, um herauszufinden, ob sie sich überhaupt Zeit für die Erstellung eines Angebots nehmen möchte.

Nach dem Erhalt eines Angebots

Sobald Sie mindestens drei Angebote erhalten haben, bilden diese die Grundlage für die Auswahl einer Agentur. Der wichtigste Faktor wird der Preis sein. Angebote, die deutlich günstiger sind als andere, sollten Sie mit Vorsicht genießen. Ein niedriger Preis bedeutet in der Regel eine schlechte Qualität der Dienstleistungen, mangelnde Erfahrung oder schlechte Bewertungen auf dem Markt.

Gute Agenturen erstellen umfassende Angebote. Sie enthalten eine Beschreibung des ausgewählten Veranstaltungsortes (oder Vorschläge für mehrere) und alle vorgeschlagenen Elemente der Veranstaltung, Visualisierungen der wichtigsten Elemente des Bühnenbilds und der Werbematerialien sowie einen Kostenvoranschlag und einen vorläufigen Zeitplan der Aktivitäten. Neben der Vollständigkeit des Angebots ist auch seine Kreativität von Bedeutung. Es sollte etwas enthalten sein, das Sie begeistert: eine Idee, eine grafische Gestaltung oder ein Künstler. Mit einem solch umfassenden und kreativ ansprechenden Angebot möchte die Agentur den Kunden dazu anregen, sich für sie zu entscheiden. Die endgültige Form der Veranstaltung wird mit der ausgewählten Agentur vereinbart, mit der Sie einen Vertrag abschließen.

Obwohl das Angebot das entscheidende Kriterium für die Auswahl einer Agentur ist, sollten Sie auch alle vor Erhalt des Angebots gesammelten Informationen und Meinungen sowie den Eindruck berücksichtigen, den die Agentur in Gesprächen und während der Korrespondenz in der Zeit zwischen Eingang Ihrer Anfrage und Erhalt des Angebots auf Sie gemacht hat.

Wie erstelle ich ein Briefing für eine Eventagentur?

Ein Veranstaltungsbriefing ist ein Dokument, das die Voraussetzungen der in Auftrag gegebenen Veranstaltung kurz beschreibt. Sie werden die Agenturen nach ihren Angeboten beurteilen, und die Agenturen werden Sie nach Ihrem Briefing beurteilen. Ein Briefing muss professionell ausgearbeitet werden, ist vollständig und verständlich.

Hier sind die Informationen, die es enthalten muss:

  1. Beschreibung des Unternehmens – Der Tätigkeitsbereich des Unternehmens, in welcher Branche, auf welchem ​​Markt.
  2. Zeit und Ort der Veranstaltung – Falls Sie kein bestimmtes Datum und keinen bestimmten Ort im Auge haben, beschreiben Sie Ihre Vorlieben.
  3. Zielgruppe – Sind die Teilnehmer Mitarbeiter oder Führungskräfte des Unternehmens oder andere Personen (bestehende oder potenzielle Kunden, Auftragnehmer, Fachleute aus der Branche, Medien oder die Öffentlichkeit); geplante Anzahl der Teilnehmer.
  4. Ziele der Veranstaltung – Zum Beispiel bei Veranstaltungen für Mitarbeiter: Teambuilding, Motivation für die Arbeit im Unternehmen, Stärkung der Beziehung zum Unternehmen; für andere Gruppen: Präsentation neuer Produkte oder Dienstleistungen.
  5. Budget – Wenn Sie nicht wissen, wie viel die geplante Veranstaltung kosten soll, schreiben Sie es auf oder geben Sie eine Schätzung an, mit dem Hinweis, dass Sie das Budget zu einem späteren Zeitpunkt bestätigen werden. Wenn Sie kein Budget angeben, müssen Sie den erwarteten Leistungsumfang genauer beschreiben.
  6. Erwartungen – Hier können Sie beschreiben, was Sie sich für die Veranstaltung wünschen und was nicht (bestimmte Drittanbieter, Aktivitäten, Veranstaltungsorte usw.). Halten Sie die Beschreibung ein wenig vage, damit Sie die Kreativität der Agentur nicht ausbremsen.
  7. Anhänge – Wenn Sie von der Agentur die oben genannten oder andere Dokumente erwarten, stellen Sie eine Liste davon bereit.
  8. Frist für die Einreichung von Angeboten – Die Zeit für die Angebotserstellung sollte von der Komplexität der Veranstaltung abhängen: für einfache Veranstaltungen ca, 1-3 Wochen, für komplexe Veranstaltungen ca. 4-8 Wochen.
  9. Ansprechpartner – Geben Sie Ihre Kontaktdaten an und fordern Sie die Agentur auf, Sie bei eventuellen Fragen zu kontaktieren, bevor sie ein Angebot abgibt.

Wie viel kosten die Leistungen einer Eventagentur?

Von allen Fragen in diesem Artikel ist diese am schwierigsten zu beantworten. Die Kosten werden Sie herausfinden, wenn Sie Angebote von Agenturen erhalten. Natürlich geben Agenturen ihren Preis im Angebot an, aber nicht alle zeigen auf, wie sie ihn berechnet haben. Manche Agenturen listen auf, wie viel sie jedem Drittanbieter zahlen müssen, und nennen Ihnen die sogenannte Agenturmarge. Bitte beachten Sie, dass Eventagenturen Marge anders verstehen, als sie in der Buchhaltung definiert ist. Sie verstehen die Marge als den bei einer Veranstaltung erzielten Gewinn und geben ihn oft als Prozentsatz des Preises an. Bei der Beantwortung der Frage im Titel dieses Artikels kann davon ausgegangen werden, dass die Leistungen der Agentur genauso viel kosten wie ihre Marge, und diese liegt in der Regel zwischen 10% und 20% des Preises.

Die Kosten für Drittanbieter hängen von der Veranstaltung ab. Wenn Sie in Angeboten zu einer konkreten Veranstaltung Angaben zu diesen Kosten erhalten, können Sie diese natürlich vergleichen und einschätzen, welche Agentur günstigere Drittanbieter anbietet. Wenn Sie in den Angeboten Informationen zu den von den Agenturen erwarteten Margen erhalten, können Sie die Agentur auswählen, die die niedrigste Marge bietet. Wenn Sie jedoch vorhaben, das geplante Budget und keinen Cent mehr oder weniger auszugeben, spielt der Preis der Agentur keine Rolle, sondern nur die Qualität des Angebots und der Kommunikation mit der Agentur.