Der Artikel richtet sich hauptsächlich an Personen, die Meetings und Veranstaltungen für Firmenmitarbeiter organisieren, insbesondere außerhalb des Firmensitzes.
Die Organisation einer Firmenveranstaltung umfasst viele Aufgaben, darunter die Suche nach einem Veranstaltungsort und die Planung der Verpflegung und benötigten Ausstattung. Eine weitere Aufgabe ist eine sehr reizvolle: die Auswahl der Aktivitäten für die Veranstaltung.
Es gibt Arten von Veranstaltungen, bei denen Aktivitäten das Grundgerüst der Veranstaltung bilden. Dabei handelt es sich meist um Teambuilding-Events und Incentive-Reisen. Auf der anderen Seite gibt es Veranstaltungen, bei denen Aktivitäten überhaupt keine oder nur eine sehr begrenzte Rolle spielen, z. B. Pressekonferenzen.
Wozu dienen Aktivitäten bei einer Firmenveranstaltung?
Aktivitäten bei Firmenveranstaltungen sollen die Veranstaltung attraktiver machen und das Programm auflockern. Dies lässt sich auf vier grundlegende Arten erreichen:
- Spaß
- Entspannung
- Teambuilding
- Networking
Spaß: Das ist der einfachste und offensichtlichste Grund, Aktivitäten in das Veranstaltungsprogramm aufzunehmen. Menschen haben gerne Spaß, und nach einem langen Schulungstag ist es eine tolle Sache, zumindest eine Disco zu veranstalten oder zu Live-Musik zu tanzen.
Entspannung: Manche Menschen ziehen Ruhe dem Spaß vor. Es gibt immer wieder Teilnehmer, die lieber in die Sauna gehen als tanzen. Für andere ist ein Spaziergang im Wald oder der Besuch von Denkmälern die beste Art zu entspannen.
Teambuilding: Bei der Auswahl der Aktivitäten für das Veranstaltungsprogramm haben die Geschäftsführung oder der Organisator der Veranstaltung möglicherweise unterschiedliche Ziele im Auge. Wenn Sie den Zusammenhalt in Ihrem Team stärken möchten, sind vielleicht ein paar Teambuilding-Spiele für den Nachmittag die richtige Wahl.
Networking: Bei der Organisation von Veranstaltungen für andere Teilnehmer als Unternehmensmitarbeiter, wie z. B. Konferenzen, wird am Ende der Veranstaltung häufig ein Bankett ausgerichtet, um den Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, Kontakte zu knüpfen.
Wie wählt man die richtigen Aktivitäten aus?
Bei der Auswahl der Aktivitäten für eine Veranstaltung sollten Sie mehrere Kriterien beachten:
- Zweck und Art der Veranstaltung
- Zweck der Aktivität
- Budget
- Anzahl der Teilnehmer
- Alter der Teilnehmer
- Veranstaltungsort
- Jahreszeit und Tag
Zweck und Art der Veranstaltung: Bei einer Konferenz, die sich an Fachleute richtet, sind Teambuilding-Spiele nicht angemessen. Genauso wenig ist ein einstündiges Stehbankett zum Networking nach einer Konferenz für Firmenmitarbeiter eine gute Idee.
Zweck der Aktivität: Es empfiehlt sich, eines (oder zwei) der oben genannten Ziele auszuwählen, die mit der gewünschten Aktivität erreicht werden sollen. Wenn das Ziel nur oder in erster Linie darin besteht, Spaß zu haben, gibt es nichts Besseres als Tanzen.
Budget: Besteht die Veranstaltung hauptsächlich aus Aktivitäten (z. B. Teambuilding-Event), fallen deren Gesamtkosten erheblich ins Gewicht. Eine Disco mit Musik und Getränken in angemessenen Mengen sind jedoch Ausgaben, die die meisten Unternehmen tragen können.
Anzahl der Teilnehmer: Eine Kabarett- oder Stand-Up-Comedy-Show mag vielleicht für mehrere Dutzend Mitarbeiter eines Unternehmens eine gute Idee sein, nicht jedoch für eine Handvoll Manager. Sauna und Massagen hingegen sind nur für einige wenige Teilnehmer sinnvoll.
Alter der Teilnehmer: Dieses Thema betrifft am häufigsten die Organisation von Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen. Wenn sich in dieser Gruppe ältere Personen befinden, bietet sich ein exklusives Abendessen und eine Weinverkostung als passende Aktivität an.
Veranstaltungsort: Zunächst lohnt es sich, die vom Veranstaltungsort selbst angebotenen Aktivitäten zu nutzen: Restaurant, Disco, Bar, Schwimmbad, Sauna, Massagen, Billard, Freizeitgeräte usw. Der Veranstaltungsort kann Ihnen außerdem meist zuverlässige Anbieter weiterer Aktivitäten empfehlen.
Jahreszeit und Tag: Aktivitäten im Freien sind eher im Sommer zu empfehlen, es sei denn, der Veranstaltungsort befindet sich in den Bergen. Abends, zum Ausklang des Tagesprogramms, bieten sich Getränke und Unterhaltung an.
Die besten Aktivitäten nach Schulungen und Konferenzen
Da das Marktangebot an Aktivitäten unerschöpflich ist, stellen wir im weiteren Teil des Artikels nur Aktivitäten vor, die für Firmentreffen für die Unternehmensleitung oder Mitarbeiter geeignet sind, die dem Informationsaustausch, der Geschäftsplanung oder der Schulung in einem ausgewählten Bereich dienen, sowie Aktivitäten für Konferenzen für Fachleute.
Der Ort, an dem Sie die Veranstaltung organisieren, bietet sicherlich viele Aktivitäten an, die dazu beitragen, die Abende abwechslungsreich zu gestalten. Er verfügt über die notwendigen Räumlichkeiten, Ausstattung, Dienstleistungen und Erfahrung. Außerdem hat er Zugriff auf Kontakte zu Anbietern, die sich auf die Bereitstellung verschiedener Aktivitäten spezialisiert haben. Wenn Sie eine Eventagentur beauftragt haben, verfügt die Agentur über solche Kontakte oder erbringt solche Leistungen selbst. Bevor Sie einen Veranstaltungsort für Ihre Veranstaltung auswählen, informieren Sie sich über alle Möglichkeiten zur Freizeitgestaltung, die dort verfügbar sind.
Spaß
Afterparty: Die beste Aktivität zum Spaß haben ist die Afterparty, also Tanz, Getränke und Snacks als Abschluss der Veranstaltung. Idealerweise findet diese direkt im Veranstaltungsort selbst statt. Wenn sie für Mitarbeiter gedacht ist, kann die Atmosphäre recht zwanglos sein, da alle im Veranstaltungsort übernachten. Nach Konferenzen, die auch von anderen Personen als Mitarbeitern besucht werden, findet die Afterparty oft in Form eines Banketts statt, mit Musik, aber ohne Tanz, mit Getränken, aber ohne starken Alkohol, eher im Stehen als im Sitzen.
Sämtliche oben genannten Elemente (Raum, Musik, Getränke, Snacks) müssen organisiert werden. Bei größeren Veranstaltungen muss der gesamte technische, visuelle und musikalische Rahmen festgelegt werden. Sie können verschiedene Attraktionen wie Magier-Shows, Tanzshows oder Whisky- und Zigarrenverkostungen hinzufügen. Wer ein großes Budget hat, kann auch über Live-Musikauftritte nachdenken. Diese müssen aber weit im Voraus gebucht werden. Es liegt in Ihrer Verantwortung, die Teilnehmer rechtzeitig über die Afterparty zu informieren, damit sie ausreichend Zeit haben, ein passendes Outfit vorzubereiten.
Auftritte: Gäste können sich nicht nur beim Tanzen und Plaudern bei Getränken vergnügen. Aufführungen von Künstlern oder Shows sind ebenfalls sehr gute Unterhaltungsmöglichkeiten. Für kleinere Budgets eignen sich Tanzshows, Barkeeper-Shows und Magier-Auftritte, mit einem mittelgroßen Budget können Sie über Darbietungen wie z. B. eine Stand-up-Comedy, einen Sänger, der zu eigener Begleitung singt, oder ein klassisches Musikkonzert mit kleinem Ensemble nachdenken. Ein Auftritt eines Sängers mit Band erfordert dahingegen schon ein erhebliches Budget.
Entspannung
Manche Menschen entspannen sich beim Fallschirmspringen, andere nur im Spa, vorzugsweise bei einer Massage. Wenn Sie möchten, dass das einzige Ziel oder eines der Ziele der Aktivität darin besteht, den Teilnehmern Erholung zu bieten, wählen Sie zum Charakter der Gruppe und ihren Vorlieben entsprechende Optionen aus.
Unternehmungen: Die meisten Veranstaltungsorganisatoren entscheiden sich für Freizeitaktivitäten im Freien. Im Winter bieten sich Schlittenfahrten an, während im Sommer Ballonfahrten, Segeltörns, Bowling oder Golf eine gute Wahl sind. Für diejenigen, die sich noch mehr Action wünschen, gibt es Kajakfahren, Paintball, Reiten, Offroad-Fahrten mit dem Geländewagen, Klettern und Beachvolleyball.
Reisen: Ausländische Gäste wünschen sich eher Aktivitäten, mit denen Sie die Stadt oder Region entdecken können, in der die Veranstaltung stattfindet. Das kann eine klassische Tour zu den wichtigsten Sehenswürdigkeiten einer bestimmten Stadt sein oder eine originellere Besichtigungstour, wie beispielsweise die Anmietung einer historischen Straßenbahn. Sicherlich arbeitet der Veranstaltungsort mit einem Unternehmen zusammen, das solche Ausflüge in der gewählten Sprache organisiert.
Spa: Falls der Veranstaltungsort über Spa-Einrichtungen verfügt, die zudem im Preis des Aufenthalts inbegriffen sind, werden einige Teilnehmer diese sicherlich der Tanzfläche oder der Bar vorziehen. Sollten Sie bereits während der Planung der Veranstaltung feststellen, dass viele Teilnehmer am Spa interessiert sind, lohnt es sich, mit dem Veranstaltungsort zu klären, welche Art von Angebot er hat und zu welchem Preis er es anbieten kann. Wenn Sie über Massagen oder andere Behandlungen nachdenken, ist es auch eine Überlegung wert, eine begrenzte Anzahl davon zu kaufen und diese unter den Interessenten zu verlosen.
Teambuilding
Aktivitäten zur Stärkung der Zusammenarbeit in Teams bilden das Hauptelement von Teambuilding-Events. Dennoch sind Teambuilding-Spiele und -aktivitäten manchmal auch eine Attraktion für Firmenmitarbeiter nach Schulungen oder Workshops. Meistens handelt es sich dabei um Spiele im Freien, die zur Zusammenarbeit, der gemeinsamen Zielsetzung und zum Kennenlernen der Kollegen anregen. Überlegen Sie sich auch, einen Escape Room zu besuchen, aus dem sich die Teilnehmer nur durch gute Zusammenarbeit befreien können.
Networking
Die Organisatoren von Konferenzen versuchen sicherzustellen, dass die Teilnehmer nicht nur interessante Vorträge und Diskussionen genießen können, sondern auch die Möglichkeit haben, Kontakte zu knüpfen und Ideen auszutauschen. Für eine eintägige Konferenzen ohne Übernachtung reicht in der Regel eine Cocktailparty im Anschluss an die Konferenz aus. Wenn im Konferenzpreis die Übernachtung inbegriffen ist, laden die Organisatoren die Teilnehmer häufig zu einer Afterparty ein, wie wir sie oben schon beschrieben haben. Anders als bei einer Afterparty für Firmenmitarbeiter gilt es hier, einen schönen Rahmen für Gespräche zu schaffen: dezente Musik, keine Auftritte, Stehtische, aber auch ausreichend Sitzgelegenheiten.