Der Artikel richtet sich hauptsächlich an Personen, die Meetings und Veranstaltungen für Firmenmitarbeiter organisieren, insbesondere außerhalb des Firmensitzes.
Eine Firmenveranstaltung besteht aus vielen Elementen. Eines davon, und zwar ein sehr wichtiges, ist die Verpflegung der Teilnehmer. Beim Catering für Firmenveranstaltungen geht es nicht nur um die Zusammenstellung des Menüs. Zu entscheiden sind unter anderem: Anzahl und Art der Mahlzeiten sowie alkoholfreier und alkoholischer Getränke, der Ort, an dem sie eingenommen werden, die Anzahl der Personen pro Mahlzeit, einschließlich Personen mit besonderen Ernährungsbedürfnissen, die Essenszeiten und der Preis.
An dieser Stelle lohnt es sich, die Begrifflichkeiten zu klären, denn im Bereich der Betriebsgastronomie gibt es in dieser Hinsicht einige Verwirrung. Grundlegende Kriterien sind hier der Ort, an dem die Speisen zubereitet werden, und der Ort, an dem sie serviert werden. Die überwiegende Mehrheit der Firmenveranstaltungen findet in Einrichtungen statt, in denen Mahlzeiten zubereitet und serviert werden, wie z. B. Hotels, Pensionen, Erholungs- und Konferenzzentren und Restaurants. Manchmal organisieren Unternehmen Veranstaltungen an anderen Orten, z. B. in ihrem Büro, und nutzen Cateringanbieter. Unter Catering versteht man die Zubereitung und Lieferung von fertigen Gerichten an den Ort, an dem sie verzehrt werden. Das Zubereiten und Servieren von Mahlzeiten durch eine Einrichtung, in der eine Firmenveranstaltung stattfindet, ist kein Catering.
Welche Rolle spielen Speisen und Getränke bei Firmenveranstaltungen?
Der Umfang des Caterings bei Firmenveranstaltungen hängt in erster Linie von der Art der Firmenveranstaltung ab. Darüber schreiben wir weiter unten. Die Rolle, die es spielt, ist jedoch bei allen Ereignissen ähnlich.
So klischeehaft es auch klingen mag: Speisen und Getränke auf Veranstaltungen sind in erster Linie dazu da, dass die Teilnehmer essen und trinken. Bei Schulungen, Workshops und anderen Veranstaltungen, die von den Teilnehmern geistige Anstrengung abverlangen, fällt es ihnen schwer, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, wenn sie hungrig sind. Deshalb sind Kaffeepausen so wichtig. Ohne Kaffee, Getränke und gute Snacks fangen die Teilnehmer zu gähnen an und fragen sich, was es zu Mittag gibt. Bei mehrtägigen Veranstaltungen tragen regelmäßige und nahrhafte Mahlzeiten dazu bei, Energie für die Arbeit zu tanken, was sich direkt auf die Produktivität auswirkt. Außerdem beeinflussen sie das Wohlbefinden der Teilnehmer während der Veranstaltung.
Wenn die Veranstaltung für andere Teilnehmer als die Mitarbeiter des Unternehmens organisiert wird (bestehende oder potenzielle Kunden oder Klienten, Medien usw.), können die servierten Mahlzeiten und Getränke über Erfolg oder Misserfolg der organisierten Veranstaltung entscheiden. Sowohl der Geschmack als auch das Aussehen der servierten Speisen und Snacks haben großen Einfluss auf die Stimmung der Gäste und darauf, wie das Unternehmen wahrgenommen wird. Gut bewirtete Teilnehmer werden mit Sicherheit gute Erinnerungen an das Unternehmen mit nach Hause nehmen. In einer solchen Situation ist das Essen ein wichtiger Baustein für ein positives Image des Unternehmens. Durch den Magen kann man nicht nur das Herz erreichen, sondern auch einen neuen Vertrag und eine fruchtbare Zusammenarbeit anbahnen.
Was ist Catering bei Firmenveranstaltungen?
Wir gehen davon aus, dass Sie die Person sind, die Meetings und Firmenevents im Unternehmen organisiert. Deshalb möchten wir betonen, dass es bei der Ausarbeitung der Bewirtung nicht nur um die Zusammenstellung eines Menüs geht. Die Aufgaben richten sich nach der Art der Veranstaltung. Wir nehmen an, dass Speisen und Getränke von der Einrichtung, in der die Veranstaltung stattfindet, zubereitet werden. Folgendes sollten Sie festlegen:
- Anzahl und Art der Mahlzeiten und Erfrischungen sowie alkoholfreier und alkoholischer Getränke
- Format der Mahlzeiten (gesetztes Essen, Büffet, Grill, Kaffeepause usw.)
- Der Ort, an dem sie verzehrt werden
- Anzahl der Personen pro Mahlzeit, einschließlich Personen mit besonderen
- Ernährungsbedürfnissen
- Leitlinien des Menüs (Kosten der Produkte, Art der Küche usw.)
- Das Menü für jede Mahlzeit (basierend auf dem Vorschlag des Küchenchefs)
- Essenszeiten (Beginn und Ende)
- Zutaten, Zeit und Ort der Kaffeepause
Bei Mahlzeiten am Tisch zusätzlich:
- Art und Größe der Tische sowie die Anzahl der Personen pro Tisch
- Bestuhlung der Gäste (falls erforderlich)
- Anzahl der Kellner und deren Aufgaben
- Art des Geschirrs, Bestecks und der Gläser
- Tischdekoration (Kerzen, Blumen usw.)
Natürlich sollten Sie nach der Klärung aller Details auch den Preis für die Speisen und Getränke mit dem Veranstaltungsort vereinbaren.
Die Verpflegungsformate hängen von der Art der Veranstaltung ab
Die Art einer Firmenveranstaltung beeinflusst das Format der während der Veranstaltung servierten Mahlzeiten. Das 50-jährige Firmenjubiläum kann in Form einer Party stattfinden, bei der Kellner das Abendessen servieren und den Gästen an den Tischen Wein einschenken. Bei einem Teambuilding-Event im Freien werden ein Grill und Bier vom Fass die Hauptattraktion sein. In der Tabelle finden Sie die häufigsten Verpflegungsformen für verschiedene Arten von Firmenveranstaltungen. Natürlich wählen Unternehmen die Formen, die ihnen am besten passen, und manchmal kombinieren sie während einer mehrtägigen Veranstaltung mehrere Formen der Verpflegung. Die Tabelle bezieht sich auf Mittag- und Abendessen, da das Frühstück in den Einrichtungen fast immer als Büffet serviert wird.
| ART | |
| Schulung | Büfett, Kaffeepause |
| Workshops | Büfett, Kaffeepause |
| Teambuilding-Reise | Büffet, Grill |
| Incentive-Reise | Büffet, Grill |
| Abendessen im Restaurant | Tischbedienung mit Kellner |
| Führungskräftetreffen | Tischbedienung mit Kellner |
| Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen | Tischbedienung mit Kellner |
| Hauptversammlung | Tischbedienung mit Kellner |
| Produktpräsentation | Snack-/Fingerfood-Büffet |
| Firmenjubiläum, Galadinner | Tischbedienung mit Kellner |
| Konferenz (einschließlich z. B. Präsentation von Dienstleistungen) | Büffet, Kaffeepause |
| Pressekonferenz | Snack-/Fingerfood-Büffet |
Grundformen von Mahlzeiten
Mahlzeiten können auf verschiedene Arten serviert werden. Im Folgenden besprechen wir die wichtigsten Formate. Darüber hinaus sind Formen zu erwähnen, an denen ein Koch beteiligt ist. Sie können eine sogenannte Büffetstation einrichten, an der Köche live Gerichte zubereiten und etwas darüber erzählen. In Innenräumen betrifft eine solche Vorführung am häufigsten kalte Speisen und Desserts, da sie außerhalb der Küche stattfindet. Im Freien gibt es solche Einschränkungen nicht und Köche können auch die Zubereitung warmer Gerichte vorführen. Sehr beliebt sind auch Live-Cooking-Sessions, bei denen die Teilnehmer unter Anleitung eines erfahrenen Kochs selbst Gerichte zubereiten können. Wenn Sie an dieser Option interessiert sind, erkundigen Sie sich, ob der Veranstaltungsort über die Voraussetzungen und ein Angebot für Live-Cooking verfügt.
Gesetzte Mahlzeit
Dieser umständliche Begriff beschreibt eine Mahlzeit, bei der die Gäste an einem oder mehreren Tischen sitzen und ein Kellner das Essen bringt und Wein einschenkt. Dieses Format wird am häufigsten für Treffen der Führungskräfte des Unternehmens oder feierliche Veranstaltungen für Kunden oder Geschäftspartner des Unternehmens genutzt.
Wie bereits erwähnt, sollten bei diesem Verpflegungsformat die Tischgrößen mit dem Veranstaltungsort abgestimmt werden. Wenn die Feier an runden Tischen stattfinden soll, finden Sie im ausländischen Internet Rechner, die zeigen, wie viele Personen an einen Tisch mit einem bestimmten Durchmesser passen. Pro Gast sollten ca. 60 cm Tischumfang eingeplant werden. Auch über die Gestaltung und Dekoration des Tisches muss entschieden werden. Es lohnt sich nachzufragen, über welche Art von Geschirr und Besteck der Veranstaltungsort verfügt und sich dieses anzusehen. Da Tischdekorationen, insbesondere Blumenschmuck, sehr teuer sind, sollten Sie ein Budget dafür festlegen.
Ein wichtiger Punkt ist die Anzahl und die Aufgaben der Kellner. Bei der gebräuchlichsten Art der Bedienung (amerikanischer Service) geht man davon aus, dass ein Kellner 10 Gäste bedient. Die Art und Weise der Bedienung der Gäste durch den Kellner sollte mit dem Veranstaltungsort vereinbart werden:
- Amerikanischer Service: Der Kellner bringt fertig zubereitete Gerichte auf Tellern,
- Englischer Service: Der Kellner bringt die Gerichte auf einem speziellen Servierwagen und präsentiert sie den Gästen (diese Methode eignet sich nur für die Bedienung einer kleineren Gruppe von Personen),
- Französischer Service: Am Tisch hält der Kellner eine Platte und serviert das Essen von der Platte auf die Teller,
- Russischer Service: Der Kellner stellt die Platte auf den Tisch und die Gäste bedienen sich selbst von der Platte.
Es muss auch entschieden werden, wer den Wein einschenken soll: die Kellner, die auch die Gerichte servieren, oder ein bestimmter Kellner, der sich nur um den Wein kümmert.
Das Büfett für Mittag- und Abendessen
Das Servieren von Mittag- und Abendessen in Büffetform ist die beliebteste Form der Verpflegung bei Veranstaltungen für Mitarbeiter. Die Gäste legen das Essen auf ihre Teller und setzen sich dann an den Tisch.
Diese Methode hat mehrere wesentliche Vorteile gegenüber Mahlzeiten, die von Kellnern am Tisch serviert werden:
- Deutlich niedrigere Kosten, da keine Kosten für den Kellnerservice anfallen
- Deutlich kürzere Essenszeiten, was besonders wichtig für das Mittagessen ist, für das im Veranstaltungsplan meist nur eine Stunde vorgesehen ist
- Keine Notwendigkeit, Bestellungen aufzunehmen oder festzustellen, wer was bestellt hat
- Gäste können neben jemandem sitzen, mit dem sie sprechen möchten, statt auf einem bestimmten Platz. Sie können sich für jeden Gang neben eine andere Person setzen.
Wenn Mittag- und Abendessen vom Büffet serviert werden sollen, ist es wichtig, das Menü für jede Mahlzeit mit dem Veranstaltungsort abzustimmen. Sowohl das Mittag- als auch das Abendessen bestehen in der Regel aus drei Gängen (Suppe, Hauptgericht, Dessert), die jeweils in zwei Varianten angeboten werden: normal und vegan. Sie müssen dem Veranstaltungsort rechtzeitig vor der Veranstaltung mitteilen, wie viele Personen die vegane Variante benötigen (in dieser Zahl sind auch Vegetarier enthalten). Der zweite wichtige Punkt bei diesem Verpflegungsformat besteht darin, die Essenszeiten mit dem Veranstaltungsort zu vereinbaren. Wenn Sie für Mittag- und Abendessen jeweils eine Stunde einplanen, muss die Küche wissen, wann sie warme Speisen zum Büffet bringen soll. Stellen Sie sicher, dass Ihre Gruppe pünktlich zu den Mahlzeiten erscheint, denn das Essen wartet auf Sie und nicht Sie auf das Essen, wie es bei gesetzten Mahlzeiten der Fall ist.
Achten Sie darauf, dass das Personal das Büffet laufend auffüllt, damit die Speisen immer frisch sind. Das Personal sollte außerdem sicherstellen, dass Besteck für die Speisenausgabe des Büffets vorhanden ist und eine angemessene Anzahl Teller verfügbar ist. Neben den Wärmebehältern sollten Schilder mit den Namen der Gerichte stehen, da viele Gäste sonst hineinschauen und die Temperatur der Speisen dadurch absinkt.
Die Kaffeepause
Bei Veranstaltungen wie Schulungen, Workshops oder Konferenzen ist eine Kaffeepause ein sehr wichtiger Bestandteil der Veranstaltung. Mit „Kaffeepause“ meinen wir Getränke und Snacks zwischen den Hauptmahlzeiten. Wenn die Schulung den ganzen Tag dauert, gibt es eine Tasse Kaffee morgens zu Beginn der Schulung oder am Nachmittag, wenn die Teilnehmer bereits am Einschlafen sind, einen Koffeinkick. Snacks geben denjenigen Energie, die ohne sie nicht vom Frühstück bis zum Mittagessen auskommen können.
Sie müssen mit dem Veranstaltungsort vereinbaren, ob die Kaffeepause dauerhaft, also ständig zwischen Frühstück und Abendessen, oder nur zu bestimmten Zeiten angeboten werden soll. Ein guter Veranstaltungsort bietet die erste Option an. Auch das Angebot einer Kaffeepause ist sehr wichtig. Zunächst einmal sollte es natürlich Kaffee sein (am besten aus einer Maschine, die ihn während des Wartens frisch mahlt), aber auch verschiedene Teesorten, Wasser, Fruchtsäfte und Snacks, vorzugsweise Obst, werten die Kaffeepause auf.
Das Snackbüfett
Diese Art von Büffet wird am häufigsten bei Veranstaltungen für Firmengäste (Kunden, Geschäftspartner, Medien usw.) verwendet, bei denen es sich um eine Präsentation von Produkten oder Dienstleistungen, eine Cocktailparty oder eine Pressekonferenz handelt. Das Snackbüffet ist dann die einzige Mahlzeit für die Gäste. Dazu gibt es einen Aperitif in Form eines Glases Prosecco oder Wein, der von einem Kellner verteilt wird. Die Gäste essen und trinken im Stehen, teilweise an hohen Stehtischen (Stehparty). Manchmal geht dem Abendessen ein Vorspeisenbüffet voraus oder es handelt sich um eine zusätzliche Mahlzeit nach dem Abendessen, wenn die Veranstaltung ein Bankett ist und mit einem Digestif endet.
Am beliebtesten bei solchen Zusammenkünften ist Fingerfood, also Miniaturgerichte, die man in die Finger nehmen (daher der Name) und ohne Besteck essen kann. Als erstes fallen einem die unsterblichen Käsespieße mit Weintrauben ein, doch heutzutage lassen sich solche Snacks auf raffiniertere Weise servieren. Sie müssen mit dem Veranstaltungsort die Anzahl und Art der Fingerfood-Snacks sowie den Ort, an dem sie serviert werden, vereinbaren. Solche Büffets können sehr anspruchsvoll und damit teuer sein, oder günstiger, aber dennoch attraktiv und vielfältig.
Ein Snackbüffet ist ein Bestandteil von Veranstaltungen, die hauptsächlich dem Networking dienen. Die Gäste bewegen sich frei durch den Raum und haben die Möglichkeit, mit anderen Teilnehmern ins Gespräch zu kommen. Dies fördert auf jeden Fall die Integration, das Kennenlernen und macht Spaß.
Die Grundsätze der Menüplanung
Menge. Sie müssen die genaue Anzahl der Gäste kennen und diese dem Veranstaltungsort mitteilen, damit der Koch die richtige Menge an Produkten bestellen und genügend Gerichte und Snacks zubereiten kann. Es ist besser, ein wenig zu viel zu haben, als dass etwas fehlt. Ein Fauxpas, weil nicht genug Essen auf den Tisch kam, kann Sie viel mehr kosten, als nur die Situation umständlich erklären zu müssen.
Qualität. Es heißt, dass die Qualität eines Gerichts zur Hälfte vom Koch und zur Hälfte vom Produkt abhängt. Achten Sie bei der Auswahl des Veranstaltungsortes auf die Qualität der dort servierten Küche. Schauen Sie sich auch Bewertungen im Internet an. Weisen Sie den Restaurantmanager an, sicherzustellen, dass die Produkte frisch und von hoher Qualität sind. Besonderes Augenmerk sollte auf die Frische der Produkte gelegt werden, wenn Sie den Gästen Gerichte aus rohem Fleisch (Tartar), Meeresfrüchten oder Fisch servieren möchten.
Vielfalt. Sie müssen ein Menü anbieten, das für alle Gäste geeignet ist, auch für Vegetarier und Veganer. Es lohnt sich, sowohl polnische Köstlichkeiten als auch exotische Aromen anderer Küchen, beispielsweise der mediterranen oder asiatischen, in Betracht zu ziehen.
Aber ohne es zu übertreiben. Wenn den Gästen zwei Varianten des Hauptgerichts zur Auswahl stehen, bietet es sich an, Zutaten zu wählen, die jeder kennt. Oft wird Hähnchenbrust oder Schweinefilet gewählt. Wenn Meeresfrüchte serviert werden, kann es sein, dass einige Gäste dies ablehnen. Gerichte anzubieten, deren Verzehr besondere Kenntnisse erfordert, wie z. B. Hummer, lohnen sich nicht. Manche Menschen sind damit möglicherweise überfordert, andere befürchten vielleicht, sich lächerlich zu machen und versuchen es erst gar nicht.
Der Preis. Jede Firmenveranstaltung hat ihr eigenes Budget, zu dem auch die Verpflegung der Teilnehmer gehört. Beim Essen sollten Sie jedoch nicht sparen. Wenn Sie einem niedrigen Preis aushandeln, versucht der Veranstaltungsort möglicherweise, bei der Quantität und Qualität der Produkte zu sparen, was sich auf die Quantität und Qualität der Gerichte auswirken wird. Viele Teilnehmer bewerten die Qualität einer Veranstaltung anhand der Qualität des Essens.
Ästhetik. Ein guter Koch kocht nicht nur gut, sondern arrangiert das Gericht auch attraktiv auf dem Teller. Bei vielen Menschen „isst das Auge mit“ und sie finden das Essen schon toll, bevor sie es probiert haben. Bitten Sie den Veranstaltungsort um Fotos von Beispielgerichten, die aber nicht unbedingt von den Speisen sein müssen, die Sie bestellen möchten.
Alkohol. Alkohol spielt bei manchen Mahlzeiten eine wichtige Rolle, beispielsweise bei einem Galadinner für bestehende oder potenzielle Kunden oder Geschäftspartner des Unternehmens. Fragen Sie den Veranstaltungsort nach einer Weinkarte und einem Vorschlag für den passenden Wein zu den geplanten Gerichten. Wenn bei der Veranstaltung stärkere Spirituosen in Form einer Bar serviert werden, stimmen Sie mit dem Veranstaltungsort das Angebot an Alkohol und Cocktails sowie die Art und Weise der Abrechnung des Alkohols ab, da diese oftmals Auswirkungen auf den Preis hat.
Kuchen. Bei Veranstaltungen, bei denen es sich um die Feier eines wichtigen Ereignisses handelt, darf Kuchen nicht fehlen. Nur die größten Veranstaltungsorte verfügen über eine eigene Konditorei. Die meisten bestellen die Torten bei ausgewiesenen Spezialisten.
Wenn Sie Catering benötigen, wie wählen Sie einen Anbieter aus?
Wie wir am Anfang des Artikels schreiben, finden die allermeisten Firmenveranstaltungen in Einrichtungen statt, die selbst Mahlzeiten zubereiten und servieren. Allerdings richten Unternehmen manchmal auch Events an anderen Orten aus, z. B. in ihrem Büro, und nutzen dann einen Catering-Service. In einer solchen Situation müssen Sie sich für einen Cateringanbieter entscheiden. Worauf sollten Sie achten?
Sie können sich nach folgenden Punkten erkundigen:
- Erfahrung im Catering von Firmenveranstaltungen
- Eine eigene, gut ausgestattete Küche (am besten besichtigen)
- Ein bewährtes Team von Mitarbeitern, insbesondere Köche
- Eigene Fahrzeuge zur Lieferung von Mahlzeiten
- Entfernung von der Küche zum Veranstaltungsort (wenn warme Speisen geliefert werden)
Auch lohnenswert:
- Bitten Sie das Unternehmen um schriftliche Kundenreferenzen
- Fragen Sie bei Kunden nach, die das Catering des Unternehmens bereits in Anspruch genommen haben
- Schauen Sie sich Bewertungen im Internet an
- Fragen Sie das Unternehmen, ob es über Zertifikate oder Auszeichnungen verfügt
Achten Sie auch darauf, ob das Catering-Unternehmen über ein breites Angebot von Menüs verfügt, die verschiedene Küchenstile und Gerichte abdecken, um Enttäuschungen bei der Zusammenstellung eines Menüs für die geplante Veranstaltung zu vermeiden. Darüber hinaus lohnt es sich, ein Catering-Unternehmen zu wählen, das umfassende Veranstaltungsdienstleistungen anbietet. Das bedeutet, dass sich das Unternehmen nicht nur mit der Zubereitung der Speisen befassen sollte, sondern auch mit der Lieferung, der Bestuhlung und der Dekoration.
Gute Catering-Unternehmen, insbesondere bei größeren Veranstaltungen, bieten Ihnen die Möglichkeit, die Gerichte zu probieren, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen. Sie verpflichten sich außerdem, die Arbeit der Köche zu beobachten und die Bedingungen zu prüfen, unter denen die Speisen zubereitet werden, bevor sie eine Bestellung aufgeben.
Manchmal kommt es vor, dass ein Unternehmen eine Veranstaltung in einer Einrichtung organisiert, die über eigene Catering-Möglichkeiten verfügt, das Unternehmen aber möchte, dass die Verpflegung von einem anderen Lieferanten gebracht wird. Die meisten Veranstaltungsorte sind mit diesem Arrangement nicht einverstanden, da das auswärtige Catering-Unternehmen ohnehin die Catering-Einrichtungen des Veranstaltungsortes und teilweise auch dessen Mitarbeiter nutzen möchte, um beispielsweise Speisen auf dem Büffet oder den Tellern anzurichten. Bei einer solchen Nutzung der Einrichtungen besteht auch das Problem der Haftung für mögliche Lebensmittelvergiftungen. Probleme mit dem Catering-Unternehmen schaden dem Ruf des Veranstaltungsortes.