Artykuł jest adresowany głównie do osób, które w firmach organizują spotkania i imprezy dla pracowników firmy, szczególnie poza siedzibą firmy.
Coraz więcej firm zdaje sobie sprawę, że imprezy firmowe są niezbędne do rozwoju przedsiębiorstwa. Żeby pełniły taką rolę, muszą być odpowiednio przygotowane i przeprowadzone. Osoba, która podejmuje decyzję o organizacji firmowej imprezy, musi zadać sobie trzy podstawowe pytania:
- Dla kogo będzie ta impreza?
- Jaki konkretny cel ma osiągnąć?
- Jakie długookresowe korzyści z niej wynikną?
Dopiero odpowiedzi na te pytania pozwolą na określenie rodzaju imprezy firmowej, która będzie dostosowana do zaplanowanego kręgu adresatów, będzie najlepiej realizowała założone cele i przyniesie najwięcej spodziewanych korzyści.
Po co organizować imprezy firmowe?
Tak jak wyżej wspomnieliśmy, najpierw należy ustalić dla kogo ma być ta impreza. Najczęściej są to:
- pracownicy firmy
- kadra menedżerska
- zarząd, rada nadzorcza
- wspólnicy, akcjonariusze
- potencjalni klienci
- obecni klienci
- obecni partnerzy biznesowi
- media
Oczywiście, są także firmy, których podstawową działalnością jest organizacja imprez dla indywidualnych uczestników (np. firmy szkoleniowe) lub dla firm (organizatorzy targów, agencje eventowe itp.), ale nie o takich firmach i ich eventach tu piszemy.
Imprezy dla różnych grup adresatów mają różne cele. Przykładowo, szkolenia pracowników mogą służyć nabyciu przez nich określonych kompetencji np. w zakresie technik sprzedaży lub umiejętności interpersonalnych. Premiera nowego modelu samochodu będzie celem imprezy dla obecnych i potencjalnych klientów producenta lub dystrybutora aut tej marki. Tabela przedstawia jakie cele można osiągnąć różnymi typami imprez adresowanych do różnych grup uczestników.
| UCZESTNICY | CEL | RODZAJ |
|---|---|---|
| pracownicy firmy | nabycie kompetencji zawodowych (niezbędnych na stanowisku pracy) | szkolenie wewnętrzne |
| nabycie kompetencji zarządzania projektem lub zespołem | szkolenie wewnętrzne lub zewnętrzne | |
| nabycie kompetencji miękkich (np. umiejętności prezentacji) | szkolenie zewnętrzne | |
| nabycie umiejętności pracy w grupie (np. rozwiązywanie problemów) | warsztaty | |
| budowanie zespołu | kolacja w restauracji | |
| wyjazd integracyjny | ||
| motywacja do pracy dla firmy, wzmocnienie związku z firmą | wyjazd motywacyjny | |
| uhonorowanie pracowników, szczególnie długoletnich | jubileusz firmy | |
| kadra kierownicza | analiza i planowanie działalności firmy | spotkanie kadry menedżerskiej |
| doskonalenie umiejętności menedżerskich | szkolenie wewnętrzne lub zewnętrzne | |
| zarząd, rada nadzorcza | omówienie i zatwierdzenie sprawozdań i planów; podjęcie decyzji | posiedzenie zarządu, rady nadzorczej |
| wspólnicy, akcjonariusze | zapoznanie się z wynikami, podjęcie decyzji | walne zgromadzenie |
| obecni klienci i partnerzy biznesowi | prezentacja nowych produktów lub usług | prezentacja produktów |
| uhonorowanie klientów i partnerów biznesowych | jubileusz firmy, gala dinner | |
| przyszli klienci | prezentacja obecnych produktów lub usług | prezentacja produktów |
| konferencja (w tym np. prezentacja usług) | ||
| media | prezentacja nowych produktów lub usług (bądź wydarzeń w życiu firmy) | konferencja prasowa |
Jakie korzyści przynoszą imprezy firmowe?
Poza celami realizowanymi przez różne typy imprez firmowych, istotne są korzyści, które te imprezy przynoszą. Cele są konkretne, a korzyści są bardziej ogólne i rozłożone w czasie. Każda impreza ma przynosić korzyści zarówno firmie, jaki i grupie, dla której została zorganizowana.
Najważniejszym i najczęstszym adresatem imprez firmowych są pracownicy firmy. Zarówno pracownicy jak i firma odnoszą korzyści ze wszystkich rodzajów imprez firmowych, choć w różnym stopniu i zakresie. Imprezy nakierowane na nabycie wiedzy lub umiejętności zawodowych lub zarządczych bądź kompetencji miękkich są korzystne zarówno dla pracowników, jak i firmy, bo podnoszą poziom kompetencji pracowników, a przez to wydajność firmy.
Główne korzyści dla firm leżą jednak w innym obszarze. Imprezy firmowe sprzyjają budowaniu zespołu, a zespół podnosi efektywność firmy. Inwestowanie w rozwój pracowników przekłada się zatem na zwiększenie efektywności i innowacyjności firmy.
Praca zespołowa. Warsztaty mające na celu znalezienie rozwiązania jakiegoś rzeczywistego czy teoretycznego problemu są jednym ze sposobów rozwoju umiejętności pracy grupowej. Podobną rolę mają gry team building, łączące zabawę z budową zespołu.
Relacje. Wydarzenia firmowe sprzyjają integracji i budowaniu więzi. Im więcej czasu ludzie zaczynają ze sobą spędzać, tym łatwiej zawierają różnorodne relacje. Po prostu, dzięki imprezom ludzie lepiej się poznają. Zmniejsza się dystans pomiędzy pracownikami. Przełożony daje się poznać z zupełnie innej strony.
Atmosfera. Bliższe relacje przekładają się na dobrą atmosferę, a ta powoduje lepsze samopoczucie pracowników. Im lepiej czują się oni w miejscu pracy, tym bardziej wzrasta ich efektywność.
Komunikacja. Podczas tego typu wydarzeń przede wszystkim poprawie ulega komunikacja w zespole. Kiedy zespół spędza czas poza biurem, komunikacja staje się bardziej otwarta, a koleżeństwo rozwija się na nowym poziomie.
Identyfikacja. Organizacja eventów firmowych skutecznie wzmacnia poczucie przynależności do firmy. Im bardziej pracownicy są przywiązani do siebie nawzajem, tym mniej chętnie zmieniają swoje miejsce pracy. Im mocniejsza identyfikacja, tym mniejsza rotacja.
Motywacja. Pracownik zaproszony na wyjazd motywacyjny (incentive) poczuje się doceniony przez pracodawcę. Widząc, że pozytywnie ocenia się jego wkład w pracę, będzie na pewno jeszcze lepiej wykonywał swoje obowiązki. Podobną rolę mogą mieć jubileusze firmy, bo to doskonała okazja do podziękowania pracownikom za ich wkład w rozwój przedsiębiorstwa.
Wprowadzenie nowych. Wszelkie imprezy firmowe to także znakomita okazja do tego, żeby powitać nowych członków firmowej załogi. Dołączenie do jakiegoś zespołu zawsze jest w jakiś sposób stresujące. Impreza firmowa nie tylko zminimalizuje stres, ale też sprawi, że nowy pracownik szybciej poczuje się częścią zespołu.
Druga ważna grupa to obecni i przyszli klienci i partnerzy biznesowi. Prezentacja dotychczasowych lub nowych produktów może mieć formę pokazu lub konferencji, połączonych z bankietem. Konferencje mają zastosowanie tam, gdzie jest więcej do powiedzenia niż do pokazania, a więc szczególnie przy prezentacjach usług, a nie materialnych produktów. Aby uhonorować najważniejszych klientów i kontrahentów, firmy zapraszają je na jubileusze firmy bądź na kolacje typu gala dinner związane z jakimiś ważnymi wydarzeniami np. zdobyciem przez firmę prestiżowej nagrody.
Główną korzyścią dla firmy z organizacji imprez dla obecnych i potencjalnych klientów, a także partnerów biznesowych jest nawiązywanie lub wzmacnianie relacji, budowanie lojalności, a także kreowanie pozytywnego wizerunku marki.
Oczywiście, także pracownicy firmy odnoszą korzyści z imprez, które nie są do nich adresowane. Dla pracowników zaangażowanych w ich organizację, to okazja do wymiany doświadczeń z klientami, zapoznania się z najnowszymi trendami w branży oraz zdobycia inspiracji. Spotkania tego typu umożliwiają także nawiązywanie nowych kontaktów.
Jakie imprezy firmowe organizuje Pałac Manowce?
Powyższa tabela wymienia wiele typów eventów firmowych, które zależą od zaplanowanego celu i uczestników imprezy. Pałac Manowce organizuje większość wymienionych typów imprez, ale nie wszystkie. Małe firmy (small business) często poprzestają na spotkaniach w siedzibie firmy. Dla wielu firm typową formą spotkań stało się spotkanie zdalne (online meeting), spotkanie z wykorzystaniem różnych służących do tego aplikacji, np. Microsoft Teams meeting. W niektórych przedsiębiorstwach popularną formą eventu jest impreza integracyjna dla pracowników. Pałac Manowce nie organizuje imprez integracyjnych.
Trudno wymienić wszystkie rodzaje imprez, które można zorganizować w Pałacu Manowce. Oto kilka przykładów. Czasami firmy przyjeżdżają na kickoff meeting, czyli spotkanie które początkuje jakiś nowy projekt biznesowy. Kiedy indziej grupa menedżerów zaprasza konsultantów (business consultants) i w ramach szkolenia omawiają jakieś studium przypadku (business case study). Mieliśmy też spotkania, na których psycholog biznesu pomagał menedżerom rozwiązać poważny problem z zakresu zarządzania personelem. Niektóre firmy szukają miejsca na spotkania, których nie chcą odbywać w swojej siedzibie (offsite meeting). Przykładowo, Pałac Manowce jest idealnym, bo dyskretnym miejscem na negocjacje biznesowe, na których pojawia się anioł biznesu, potencjalny biznes partner czy nowy udziałowiec. Lokalne firmy wykorzystują obiekt np. na nadzwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy.
