Jak zaplanować budżet imprezy firmowej i jak nim zarządzać?

W artykule Jak zorganizować imprezę firmową? piszemy, że przystępując do organizacji spotkania firmowego, musisz znać przynajmniej jej wstępny budżet, czyli kwotę wstępnie zaplanowaną do wydania na imprezę. Bez tego nie da się wykonać kolejnych kroków. Najczęściej określa ją osoba, która podjęła decyzję o organizacji imprezy, czyli szef firmy lub kierownik działu. Ten menedżer powinien podać ci także pozostałe założenia imprezy, t.j. jej cel, rodzaj, planowaną liczbę uczestników i preferowany termin.

Odpowiednie zaplanowanie wydatków jest najważniejszym elementem budżetu. Na tym etapie przygotowujesz wstępny plan wydatków. Plan będzie wstępny, bo będzie wymagał weryfikacji aktualnych rynkowych cen usług, a także ewentualnej weryfikacji zakresu usług planowanych do zamówienia, jeśli nie zmieszczą się w zaplanowanej kwocie. Mimo tej „wstępności”, taki kosztorys eventu powinien zawierać kompletną i właściwie zorganizowaną listę wydatków. Trzeba pamiętać, żeby sklasyfikować planowane wydatki na kategorie ABC: A – niezbędne, B – przydatne, C  - niekonieczne. W dalszej części omawiamy wykaz wydatków.

Wstępny kosztorys wymaga weryfikacji. Przede wszystkim należy sprawdzić aktualne ceny zaplanowanych usług. Wystarczy zadzwonić do kilku wykonawców każdej zaplanowanej usługi. Jeśli zatrudniasz agencję eventową, to agencja powinna dać ci takie szacunki. Po takiej weryfikacji cen rynkowych, może okazać się, że zaplanowany zakres usług zdecydowanie nie mieści się w zabudżetowanej kwocie. Czeka więc cię weryfikacja tego zakresu w rozmowie z osobą, która podjęła decyzję o organizacji imprezy, a czasami także z innymi osobami w firmie. Albo zwiększycie budżet albo poszukacie oszczędności w kosztach np. przez ograniczenie zakresu planowanych usług.

Po opisanej wyżej weryfikacji, powstanie ostateczny budżet. Będzie ostateczny w tym sensie, że zabudżetowana kwota zostanie ujęta w budżecie działu marketingu, działu HR czy innego działu firmy. Ponadto, wszelkie dalsze zmiany wydatkowanej kwoty będą odnoszone do tej liczby. Nie będzie ostateczny w tym sensie, że nienaruszalny, bo mogą nastąpić sytuacje, w których trzeba będzie go zmienić. Należy pamiętać, żeby w ostatecznym budżecie zawrzeć rezerwę budżetową (najczęściej 5-10%) na nieprzewidziane wydatki. Taki ostateczny budżet wymaga akceptacji decydenta, czyli osoby, która podjęła decyzję o organizacji imprezy.

Akceptacja decydenta kończy okres planowania budżetu, bo teraz zaczyna się okres jego realizacji, która polega przede wszystkim na zamawianiu usług i negocjacji cen. Z zasady, największym wydatkiem będzie wynajem obiektu i usługi świadczone przez obiekt. Jeśli imprezy firmowe są istotną częścią oferty obiektu, prawdopodobnie będzie on w stanie zapewnić wszystkie usługi, których potrzebujesz. Większość z nich to będą standardowe usługi np. wynajem powierzchni, wyżywienie, nocleg, czy wyposażenie. Pozostałe usługi (np. atrakcje) obiekt może zakontraktować u sprawdzonych podwykonawców i zaoferować klientom. Niektóre obiekty tworzą pakiety usług, które często mają niższą cenę niż suma cen usług wchodzących w skład pakietu. Dobre obiekty zapewniają koordynatora imprezy, za którego klienci oddzielnie nie płacą.

Podczas lub po zamawianiu usług i negocjacjach cen może okazać się, że – mimo wstępnej weryfikacji rynkowych cen – łączny koszt imprezy będzie wyższy niż założony budżet. Jeśli to odchylenie jest niewielkie, rozwiązaniem problemu może być rezerwa budżetowa. Jeśli ona nie wystarcza, należy dokonać modyfikacji budżetu. Najczęściej oznacza to rezygnację z niektórych usług lub ich ograniczenie. Rzadko zdarza się, by uzyskać zgodę na zwiększenie zaakceptowanego wcześniej budżetu.

Po zakończeniu imprezy należy rozliczyć wykonanie budżetu. Trzeba sprawdzić czy poniesione wydatki były zgodne z planem. Pozwala to wykryć czy obiekt lub podwykonawcy nie zafakturowali większych kwot niż uzgodnione. Faktycznie poniesione wydatki są cennym materiałem przy planowaniu kolejnych imprez.